損しない請求書の作り方

請求書を自分で作成する際に「正しい書き方になっていないと無効になるのでは？」と不安に思うかもしれません。

しかし、請求書の作成には明確なルールはなく、比較的自由に作成できるものです。

本記事を参考にして、どんな請求書が利用されているかを確認すれば、書き方や作り方で悩むこともなくなるでしょう。

請求書とは支払を求める意思を示すための書類のこと

請求書は、取引の相手方に対し、金銭の支払いを求めるために発行する書類です。

請求書で支払いを求めなければ、万が一支払いをしてもらえなかった場合に「請求されてないので払いません」といわれてしまう可能性が考えられます。

そうならないためには、請求書についての理解を深めておくことが大切です。
こちらでは、請求書の基本がわかるポイントを3つ紹介しますので、参考にしてください。

1.請求書は事実関係を明らかにする証憑の1つ

請求書が示す証拠というのは、記載されている項目のことで、主に請求した金額や取引の相手方、年月日などです。
トラブルで裁判になった際に、請求書だけで請求が認められるものではありませんが、相手方との取引を理解するための1つの情報にはなります。

このような取引の事実関係を示すための書類のことを「証憑（しょうひょう）」といいます。
領収書は、売上に関する証憑ですが、契約書や領収書も証憑です。

仕入れや給料に関する証憑、預金通帳や賃貸借契約書の証憑もありますが、企業活動全体を把握するという意味で、税務関係においても非常に重要な書類として扱われています。

2.法令による正しい書き方は存在しない

請求書を作成するとなると、まず「請求書の正しい書き方は？」と考えるかもしれません。
しかし、法律によって決められた書式があるわけではありません。

基本的には、どのような内容でも問題ありませんが、最低限、自分とお取引相手に関する情報と請求額、請求書を発行した年月日がないと、何の意味も持たなくなります。

ただし、書き方が自由だからといって、好き勝手に請求書を作成するのは好ましくありません。
取引の相手方に渡す書類になりますので、一般的に使用されている請求書の形式は、理解しておいたほうがよいでしょう。

また、請求書の発行を取引の都度行うのか、あるいは1ヶ月分をまとめて発行するのかなどは、事前に取引相手と打ち合わせしておくことも大切です。
法律による制限はありませんが、取引相手がいるという意味で、慎重に書き方などを検討したほうがよいでしょう。

3.請求書の作成方法は複数ある

請求書の作り方は複数あります。
取引先の希望を聞き、さらに自社で管理できる方法を考えて選びましょう。

・市販されている請求書用紙を使用する
まず、古くから行われている方法ですが、市販されている請求書を購入して、手書きで作成する方法があります。
印刷されたものとは違い、見た目が劣ると思う人もいますが、ゴム印などを使用すれば、気にならないと思います。

・エクセルやワードを使用する
また、エクセルやワードなどのパソコンソフトを使用して、請求書を発行する方法もあります。
雛形を用意しておけば、後は日付と金額、請求相手の情報を書き換えるだけなので、非常に簡単です。

・パソコンで請求書発行ソフトを使用する
パソコンで請求書を作る方法では、専用の請求書発行のソフトを使用する方法もあります。
見積書や納品書も簡単に出力できるので、取引の数が多い企業に向いていると言えます。

請求書に記載されることが多い8つの項目

一般的な請求書では、次にあげる8つの項目が書かれていることが多くなります。
これ以外の情報を盛り込むことも可能ですが、情報過多とならないように注意しましょう。

1.タイトル

タイトルは、「請求書」「御請求書」などの書類の題目のことです。
タイトルなしの書類で「下記の通りご請求申し上げます」などと記載してあれば、請求書としての機能は果たせます。
しかし、一目見て「請求書だな」と分からない書類だと、書類の管理が面倒になるので、タイトルをはっきり明記したほうが親切な書類だといえます。

2.発行者に関する情報

請求書を発行したのが誰かが分からなければ、請求書としての機能は果たせません。
仮に取引相手とのトラブルになった際「この請求書を発行したのは私です」というところから証明しないといけなくなります。

取引相手も、誰からの請求か分からなければ、対処できません。

3.請求相手を明らかにする情報

請求書を作成する際は、誰に対して請求しているのかも明らかにしておく必要があります。

請求相手が明らかでない請求書を送っても「請求されていません」といわれてしまうこともあるので、必ず記載しておくようにしましょう。

4.取引内容

届いた請求書が、何についての請求なのかが分からなければ、取引相手は支払いを行えません。

請求書には必ず、品物、数量、単価などの請求内容を明記しましょう。

5.請求金額

取引相手に請求する金額も明確に表示されている必要があります。
金銭の支払を求める書類なのに、いくら支払うべきかが分からなければ、対処できません。

請求の根拠を示すとともに、単価や数量、消費税額を明記して、合計額を算出する形式で表現すると、請求書を受け取った側も理解しやすくなるでしょう。

6.発行した年月日

請求書には、発行した年月日も必ず明記しましょう。
取引相手が代金の支払いを拒んだ際、消滅時効の問題などで「いつ請求したのか」が重要になることがあるからです。

消滅時効とは、ある一定の期間を過ぎると支払いをする義務がなくなる制度です。
この消滅時効が完成してしまうと、代金を支払ってもらえなくなる可能性があります。

7.振込先

請求書に振込先が明記されていないと、振込の手続きができません。
取引する相手によっては、振込先の明記が初回の請求だけという場合もありますが、毎回明記しておくほうが親切です。

振込先が分からなくなった際、毎回明記されていればすぐに確認できます。

8.支払期日

支払期日についても、請求書のほとんどに記載されています。
事前に支払期日についての合意があるなどの事情がなければ、記載しておいたほうが無難です。

支払期日の記載がないと、支払いが後回しにされてしまい、いつまでも入金してもらえないというトラブルが生じるからです。

請求書の作り方における3つのポイント

請求書の作り方では、いくつかの注意するべきポイントがあります。
必ず守らなければいけないというものではありませんが、理解しておくと取引がスムーズになります。
難しいことではありませんので、記事を参考にして、実務に取り入れてみてください。

1.請求書はA4サイズが基本

請求書のサイズに決まりはありませんが、A4サイズで作成している企業が多いので、A4サイズにあわせると良いでしょう。
なかには「サイズなんて関係ないのでは？」と考える人もいますが、保管して管理する立場で考えると、サイズは揃っていたほうが扱いやすいです。

A4サイズよりも大きい紙で請求書を作ってしまうと、保管するファイルに入れられずに、書類を折り曲げて保管しなければならないなどの問題が生じます。
エクセルやワード、PDFファイルで請求書を発行する場合も、印刷したらA4サイズになるように設定しておくと親切です。
些細なことですが、請求書の発行で相手の立場を思いやることも、取引相手との関係を良好に保つうえで重要になるでしょう。

2.振込手数料の負担について取り決めをしておく

請求書の発行に直接関係あるわけではありませんが、振込手数料の負担について、事前に取り決めしておくと安心です。
業界によっては「請求する側が負担する」「振込手数料は入金する側が負担する」と決まっている場合もあると思います。

しかし、請求を受けた企業が「請求したほうが負担するのが当然だ」と思っているのに「振込手数料を負担してください」と請求書に書かれていると、トラブルになりかねません。

わずか数百円の手数料の負担で、もめて、取引相手を失うのは避けたいはずです。
そうならないためにも、事前に振込手数料について相談しておけば済みますので、初めて取引する相手には、確認するのを習慣にしましょう。

3.PDFファイルの請求書でも可能か確認しておく

取引をする相手によっては、請求書について「印鑑が押されてないと認めない」「紙の請求書でなければ受け付けない」という場合があります。
とくにPDFファイルの請求書をパソコンで作成した場合は、押印もされていないことが多いと思います。

また、指定した請求書が無理なのならサービスを提供できないと考える企業もあります。
取引が始まってからでは、もめごとになってしまうこともあるので、PDFファイルなどの請求書を発行する場合は、事前に相手に確認しておくと親切だと思います。

請求書の書き方で悩んだらフォーマットを活用しよう

オリジナルの請求書を作ろうとしても、思うようにできなかったり、雛形が作れなかったりする場合があります。

とくに、印影まで作成して、完璧な請求書を目指そうとしてしまうと、どうしても気に入らない部分が残ってしまっていつまでも納得できない場合があります。

完璧な請求書を目指そうとすると、膨大な時間を浪費してしまいます。
効率よく、請求書の作成を行うには、ネット上にあるフォーマットの使用や、市販の請求書を使うことも検討が必要になります。

また、請求書のデザインは、頻繁に変えられるものではありませんので、完璧主義にならないように注意することも大切です。