請求書があれば納品書はいらない？役割・違いを3分でマスター！

請求書と納品書、どちらもよく耳にする書類ですが、「結局どちらが必要なの？」と迷った経験はありませんか？この記事では、二つの書類の役割の違いをやさしく整理しつつ、どんなときに請求書だけで足りるのか、または両方発行すべきなのかを分かりやすく解説します。取引の信頼性を保ちながら、無駄のない書類対応ができるよう、一緒に整理していきましょう。

請求書と納品書の違いとは？それぞれの役割を整理しよう

請求書と納品書は、どちらも企業間の取引でやり取りされる重要な書類ですが、その役割と目的は明確に異なります。まずは、それぞれの書類が持つ本来の役割から確認していきましょう。

「請求書」は代金の支払いを求める書類

請求書とは、商品やサービスを提供したあとに、その代金の支払いを正式に依頼するための書類です。「何を・いくらで提供したのか」を明確に示し、「いつまでに・どこへ支払ってほしいのか」を伝える役割があります。つまり、請求書はお金のやり取りを確定させるための大切な書類です。

請求書を受け取った相手は、その内容をもとに支払手続きを進めます。そのため、請求金額や支払期限、振込先口座などを正確に記載することがとても重要です。

「納品書」は商品やサービスを納品したことを証明する書類

納品書とは、契約どおりに商品やサービスを引き渡したことを証明するための書類です。商品やサービスと一緒に、または納品直後に発行され、「何を・どれだけ・いつ」納品したのかが具体的に記載されます。

納品書を受け取った側（発注者）は、その内容と実際に届いた商品や提供されたサービスを照らし合わせ、発注内容と違いがないかを確認します。これにより、「商品が届いていない」「数量が合わない」といったトラブルを防ぐことができます。納品書は、取引が契約どおりに行われたことを双方で確認するための大切な証拠書類です。

「請求書」と「納品書」共通する項目と異なる項目

請求書と納品書は、同じ取引に関する書類であるため、記載される項目には共通点が多くあります。

両者の記載項目を比較して、違いを具体的に見てみましょう。

項目	請求書	納品書
書類の名称	記載あり	記載あり
発行日	記載あり	記載あり
宛名（取引先名）	記載あり	記載あり
発行者情報	記載あり	記載あり
取引内容（品名・数量・単価・金額）	記載あり	記載あり
合計金額	記載あり	記載あり
納品日	記載しない場合が多い	記載必須
支払期限	記載必須	記載しない
振込先情報	記載必須	記載しない

このように、請求書は「支払期限」や「振込先」といったお金の請求に特化した項目が必須であるのに対し、納品書は「納品日」が重要項目となります。

どっちが必要？「請求書だけでOKなケース」と「納品書も必要なケース」

請求書と納品書はどのような場合にどちらか一方を省略でき、どのような場合に両方が必要になるのでしょうか。取引の状況に応じた判断基準を具体的に解説します。

請求書だけで問題ないケース

納品書の発行を省略し、請求書のみで取引が完結するケースも存在します。主に、納品と請求のタイミングが同じ場合や、取引形態がシンプルな場合に該当します。

代表的なケースは以下の通りです。

• 役務提供（サービス）が完了した時点で請求する場合
  コンサルティング料やWebサイト制作費、セミナー参加費など、有形の商品ではなくサービスを提供する場合です。サービスの提供完了をもって「納品」とみなし、その場で請求を行うため、請求書が納品内容の証明を兼ねることができます。
• 納品と同時に代金決済が行われる場合
  商品を納品したその場で代金を受け取る場合、請求書に納品内容が明記されていれば、納品書を別途発行する必要性は低くなります。
• 取引先との間で省略の合意が取れている場合
  継続的な取引があるなど、信頼関係が構築されている相手方との間で、事務手続きの簡略化を目的として納品書を省略するケースです。この場合でも、請求書に納品日や商品明細を記載することが一般的です。

請求書も納品書も発行が必要なケース

多くの企業間取引、特に日本の商習慣においては、請求書と納品書の両方を発行するのが一般的です。

特に以下のようなケースでは、両方の書類を発行することが強く推奨されます。

• 納品と請求のタイミングが異なる「掛取引」の場合
  商品を先に納品し、月末などにまとめて請求する「掛取引」では、納品書が不可欠です。納品時には「何を・いつ・いくつ納品したか」を証明する納品書を発行し、買い手はそれをもとに検収作業を行います。その後、月末などにその月の納品書の内容をまとめて請求書を発行するという流れが一般的です。
• 納品物が複数あり、内容が複雑な場合
  一度の取引で多品目の商品を納品する場合や、複数のサービスを組み合わせて提供する場合など、取引内容が複雑なケースです。納品書で詳細な内訳を示し、請求書では合計金額を記載することで、買い手側が納品内容と請求金額を照合しやすくなります。
• 取引先の社内ルールで両方が必要な場合
  取引先の経理処理や検収のフロー上、納品書と請求書の両方が必須となっている場合があります。取引を始める前に、相手方のルールを確認しておくことが重要です。

省略するときの注意点と確認事項

納品書の発行を省略する際は、後のトラブルを避けるためにいくつかの注意点があります。自社の判断だけで省略するのではなく、必ず取引先との認識を合わせた上で進めましょう。

まずは以下の3つを確認しましょう。

取引先への事前確認と合意

納品書を省略しても問題ないか、必ず事前に取引先に確認し、合意を得ることが最も重要です。相手方の経理フローに影響を与え、支払いの遅延などにつながる可能性があるため、一方的な判断は避けましょう。

請求書への納品情報の記載

納品書を省略する場合、請求書がその役割を兼ねる必要があります。「納品日」「納品した商品・サービス名」「数量」「単価」など、納品内容が明確にわかる情報を請求書に記載しましょう。「請求書兼納品書」という名称で書類を発行するのも有効な方法です。

トラブル発生時のリスク

納品書は、「商品を確かに納品した」という事実を証明する客観的な証拠の一つです。万が一、「納品されていない」「数量が違う」といったトラブルが発生した際に、証拠書類が少ないと自社にとって不利になるリスクがあることを理解しておく必要があります。

取引の流れで見る！請求書と納品書の発行タイミング

請求書と納品書は、どのような商取引の流れの中で、いつ発行されるのでしょうか。一般的な取引の流れをステップごとに追いながら、各書類が発行されるタイミングを確認していきましょう。

ステップ1 見積書の発行

取引は、まず発注側（買い手）が受注側（売り手）に商品やサービスの内容などを伝え、見積もりを依頼することから始まります。受注側は、その依頼内容に基づいて計算し、「見積書」を作成して提示します。

ステップ2 発注と受注

発注側が見積書の内容に合意すれば、正式に「発注書（注文書）」を作成し、受注側に送付します。受注側は発注書を受け取り、内容を確認した上で「注文請書」を発行・送付します。

この注文請書が発注側に届いた時点で、双方の合意がなされたと見なされ、法的に契約が成立します。

ステップ3 納品と納品書の発行

契約が成立したら、受注側は契約内容に従って商品やサービスを発注側に提供します。これが「納品」です。この納品と同時に、あるいは商品に同梱する形で発行されるのが「納品書」です。

ステップ4 請求と請求書の発行

商品やサービスが無事に納品され、検収も完了したら、いよいよ代金の請求に移ります。受注側は、発注側に対して代金の支払いを求めるために「請求書」を発行します。

請求書の発行タイミングは、取引の都度発行する場合と、月末など決められた期日で1ヶ月分をまとめて発行する「締め請求（掛売り）」の場合があります。取引先の経理処理の都合に合わせて発行するのが一般的です。

ステップ5 支払いと領収書の発行

発注側は代金を支払います。受注側は、指定の口座への入金を確認したら、代金を受け取った証明として「領収書」を発行します。

ただし、銀行振込の場合は振込明細書が領収書の代わりとなるため、取引先の要望がない限り、領収書の発行を省略することも少なくありません。

Q&A｜請求書と納品書に関するよくある質問

請求書と納品書の取り扱いについて、現場でよく疑問に思われる点をQ&A形式で解説します。経理処理や法律に関わる重要なポイントですので、しっかり確認しておきましょう。

請求書・納品書の正しい保管方法や期間は？

請求書や納品書などの帳票書類は、法律によって保管期間が定められています。法人か個人事業主かによって根拠となる法律と期間が異なるため、注意が必要です。

保管期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。

区分	保管期間	備考
法人	原則7年間	欠損金の繰越控除を受ける事業年度は10年間となります。
個人事業主	原則5年間	消費税の課税事業者の場合は7年間となります。

また、2024年1月からは改正された電子帳簿保存法が本格施行され、電子メールの添付ファイルやクラウドサービス経由で受け取った電子データの請求書・納品書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷しての保存は認められないため、要件を満たすシステムを導入するなど、適切な対応が必要です。

納品書と請求書の金額が違う場合はどうする？

納品書と請求書の金額が違う場合、まずは慌てずにどちらの書類が正しいのか、原因を特定することが大切です。金額が異なる原因としては、以下のようなケースが考えられます。

• 一部返品や値引きが請求書にのみ反映されている
• 消費税の端数処理の方法が異なっている
• 単純な入力ミスや記載漏れ
• 取引が複数あり、一部の取引分が納品書に含まれていない

原因がわからない場合や、自社に非がない場合は、速やかに取引先（書類の発行元）の経理担当者に連絡を取りましょう。連絡する際は、書類番号や日付、どの商品の金額がどのように違うのかを具体的に伝えると、スムーズに確認が進みます。もし書類に誤りがあった場合は、正しい内容の書類を再発行してもらうように依頼してください。

「請求書」「納品書」「領収書」の違いは？

請求書、納品書、領収書は、いずれも取引内容を証明する重要な証憑書類ですが、それぞれの役割と発行タイミングが異なります。これらの違いを理解しておくことで、経理業務を正確に進めることができます。

書類名	役割	発行タイミング
納品書	商品やサービスを確かに納品したことを証明する	商品・サービスの納品時
請求書	提供した商品やサービスの代金の支払いを求める	納品完了後や、月末など契約で定められた締日
領収書	代金を受け取ったことを証明する	代金の支払受領時

これらの書類は、取引の流れに沿って、「納品書 → 請求書 → 領収書」の順で発行されるのが一般的です。それぞれの書類が取引の各段階を証明する役割を担っており、一連の取引の証拠としてセットで管理することが重要です。

まとめ

 請求書は代金の請求を、納品書は納品の事実を証明するものです。それぞれが果たす役割を理解した上で、取引内容に応じて柔軟に使い分けることが大切です。また、書類を省略する場合は、必ず取引先と合意を取っておきましょう。トラブルを防ぎつつ、信頼できる取引関係を築くための基本ルールとして、この記事を参考にしていただければ幸いです。