請求書の読み取りはOCRで効率化できる！電子帳簿保存法の保存要件も解説

紙の請求書を1枚ずつ確認しながら、取引先名や請求金額、支払期限を会計ソフトへ入力する作業は、処理件数が増えるほど経理担当者の負担になります。

こうした入力作業は、OCRやAI-OCRを使って請求書を読み取ることで効率化できます。

ただし、「OCRで文字を読み取ること」と「電子帳簿保存法に沿って請求書を電子保存すること」は同じではありません。OCRで文字データを抽出しただけでは、紙の原本を廃棄できるスキャナ保存にはなりません。

紙の請求書を電子データだけで保存したい場合は、電子帳簿保存法が定めるスキャナ保存の要件を満たす必要があります。

この記事では、請求書OCRの仕組みや読み取れる項目、OCRとAI-OCRの違い、読み取りから会計ソフト連携までの流れ、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件まで解説します。

【結論】請求書OCRは入力を効率化できる。ただし電子保存とは別の仕組み

OCRを使えば、紙やPDFの請求書に記載された文字を読み取り、取引先名・金額・日付などをデータ化できます。

一方、電子帳簿保存法のスキャナ保存は、紙の請求書そのものを法令上認められた電子データとして保存するための制度です。

請求書の読み取りとは？OCRの仕組みを解説

請求書の読み取りとは、紙の請求書や画像・PDFに記載された文字をOCRで認識し、取引先名や請求金額などをデータ化することです。

OCRは「Optical Character Recognition（光学文字認識）」の略で、画像内にある文字を認識し、検索・編集・システム連携に利用できる文字データへ変換する技術です。

従来、経理担当者が請求書を見ながら手作業で入力していた情報をOCRで抽出すれば、入力時間や転記作業を減らせます。

ただし、OCRは読み取り結果が必ず正しいことを保証するものではありません。重要な情報については、人による確認を残すことが重要です。

OCRで読み取れる請求書の主な項目

対応できる項目や読み取り精度はサービスによって異なります。

インボイス制度への対応を重視する場合は、「T＋13桁」の登録番号や税率別の対価額・消費税額等まで抽出・確認できるかをチェックしましょう。

OCRとAI-OCRの違い

OCRとAI-OCRはいずれも画像から文字情報を読み取る技術です。

AI-OCRは、機械学習などを活用し、帳票ごとのレイアウト差や文字の揺れなどに対応しやすくした製品・サービスの総称として使われています。

AI-OCRであっても誤認識は起こります。

特に請求金額、消費税額、インボイス登録番号、振込先口座など、誤りが支払いや税務処理に直結する項目は、請求書画像と照合する確認フローを設けましょう。

紙の請求書は読み取り後に電子データで保存できる

紙で受け取った請求書は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たせば、スキャナやスマートフォンで読み取った電子データを紙の代わりに保存できます。

請求書はスキャナ保存の対象となる国税関係書類です。

所定の要件を満たして電磁的記録を保存していれば、紙の請求書を保存していない場合でも、消費税の仕入税額控除に必要な請求書等が保存されているものとして取り扱われます。

紙で受け取った請求書とPDFで受け取った請求書はルールが違う

電子帳簿保存法に沿って請求書をスキャナ保存する主な要件

請求書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存では「重要書類」に分類されます。

紙を廃棄してスキャンデータのみを法定保存する場合は、主に次の要件を確認します。

入力期間は「おおむね7営業日以内」が基本

請求書などの重要書類では、受領等から速やかに入力する方法と、通常の業務処理サイクル後に入力する方法があります。

業務処理サイクル方式を利用する場合は、請求書を受領してから入力するまでの各事務の処理に関する規程を定めておきます。

請求書は200dpi以上・原則カラーで読み取る

請求書は重要書類に該当するため、200dpi相当以上で、赤・緑・青それぞれ256階調以上のカラー画像として読み取る必要があります。

これは電子帳簿保存法上の最低要件です。

一方、OCRサービス側では300dpiなど、より高い解像度を推奨している場合があります。

タイムスタンプが必須とは限らない

請求書をスキャナ保存する場合、真実性を確保するための要件があります。

タイムスタンプを付与する方法のほか、入力期間内に保存したことを客観的に確認でき、訂正・削除履歴を確認できるシステムや、訂正・削除できない一定のシステムを利用する方法もあります。

そのため、「紙をスキャンしたら必ず個別にタイムスタンプを付けなければならない」とは限りません。

請求書データと帳簿の関連性を確保する

請求書は重要書類なので、スキャナ保存した請求書データと、関連する帳簿の記録を相互に確認できるようにします。

たとえば、請求書データと買掛金元帳・仕入帳・経費帳などへ共通の管理番号を設定する方法があります。

必ずしも1件の請求書と1件の仕訳を1対1で紐付ける必要はありませんが、どの帳簿取引に関する請求書なのかを確認できる状態にしておきましょう。

検索要件は日付・金額・取引先が基本

保存した請求書データは、原則として「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」を検索条件として設定できる必要があります。

さらに、原則として日付または金額の範囲指定と、2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索にも対応します。

ただし、税務職員からの電磁的記録のダウンロードの求めに応じられる状態であれば、範囲指定と組み合わせ検索は省略できます。

OCRで請求書を読み取って保存する5ステップ

①請求書をスキャン・撮影する

紙の請求書をスキャナ、複合機、スマートフォンなどで読み取ります。

電子帳簿保存法のスキャナ保存として運用する場合は、200dpi相当以上、請求書については原則カラーなどの要件を満たす設定で読み取りましょう。

OCR精度を考慮し、利用するサービスが300dpiなどの設定を推奨している場合は、法令上の最低要件以上の設定を利用します。

折れ、影、傾き、裏面の記載漏れ、ページ欠落などがないかも確認してください。

②OCR・AI-OCRで必要項目を抽出する

読み取った請求書画像をOCRサービスへ取り込みます。

取引先名、請求日、請求金額、支払期限、インボイス登録番号など、経理処理に必要な情報を抽出します。

取引先ごとに請求書のレイアウトが異なる場合は、フリーフォーマットの帳票に対応したAI-OCRや請求書専用OCRを利用すると、読み取り位置を設定する作業を減らせる場合があります。

③請求書画像と照合して誤認識を修正する

OCRの読み取り結果をそのまま確定するのではなく、元の請求書画像と照合します。

特に次の項目は確認を徹底しましょう。

「0」と「O」、「1」と「I」などはOCRが誤認識する可能性があります。

なお、OCRが抽出した検索用・会計処理用データの訂正と、スキャナ保存している請求書画像そのものの訂正・削除は分けて考えましょう。

スキャナ保存データを訂正・削除できるシステムを利用する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす訂正・削除履歴を確保する必要があります。

④電子帳簿保存法の要件を満たして請求書画像を保存する

OCRで抽出したExcelやCSVなどの文字データだけを保存しても、紙の請求書自体をスキャナ保存したことにはなりません。

請求書の画像データを、入力期間、解像度・カラー、真実性、見読可能性、検索機能、帳簿との関連性などの要件を満たす状態で保存します。

⑤会計ソフト・支払システムへ連携する

確認済みのOCRデータを、会計ソフト、ERP、支払管理システムなどへ連携します。

サービスによっては、次のような機能を利用できます。

紙の原本はいつ廃棄できる？

電子帳簿保存法の要件を満たしてスキャナ保存し、読み取ったデータと紙原本の記載事項を比較して、折れ・欠落・読み取りミスなどがないことを確認した後であれば、原則として紙の原本を廃棄できます。

請求書OCRサービスを選ぶ5つのポイント

単に「OCRの文字認識率が高いか」だけで選ぶと、読み取り後の確認・承認・会計入力・支払処理に手作業が残る場合があります。

請求書の受領から、読み取り、確認、承認、保存、仕訳、支払いまでのうち、どこまでを効率化したいのかを先に整理してから比較しましょう。

Q&A｜請求書の読み取りでよくある質問

スマートフォンで撮影した請求書もスキャナ保存できますか？

できます。

電子帳簿保存法上の「スキャナ」には、要件を満たして紙の書類を電子データへ変換できるスマートフォンやデジタルカメラ等も含まれます。

請求書を撮影する場合も、必要な解像度・カラー、入力期間、見読可能性などの要件を満たす必要があります。

OCRで読み取ったExcelやCSVだけ保存すれば紙は捨てられますか？

いいえ。

OCRで抽出した文字情報だけでは、請求書そのものをスキャナ保存したことにはなりません。

紙原本を廃棄する場合は、元の請求書の画像データを電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に沿って保存してください。

スキャンした請求書でも仕入税額控除を受けられますか？

所定のスキャナ保存要件を満たして請求書等の電磁的記録を保存していれば、紙原本を保存していない場合でも、消費税の仕入税額控除に必要な請求書等が保存されているものとして取り扱われます。

インボイス制度による仕入税額控除を受ける場合は、適格請求書の必要記載事項もあわせて確認してください。

OCRを導入しないと電子帳簿保存法に対応できませんか？

いいえ。

OCRは電子帳簿保存法の必須要件ではありません。

スキャンした画像をテキスト化できない場合でも、検索要件として必要な日付・金額・取引先を手入力するなどして設定すれば対応できます。

OCRは、こうした検索項目や会計入力に必要な情報を自動抽出し、手作業を減らすための技術です。

OCRの読み取り結果は必ず正しいですか？

いいえ。

OCR・AI-OCRともに誤認識する可能性があります。

請求金額、税率、消費税額、インボイス登録番号、振込先などの重要項目は、請求書画像との照合や承認フローを設けましょう。

まとめ｜請求書の読み取りは「OCR」と「適切な電子保存」をセットで考えよう

請求書OCRを活用すれば、取引先名、請求金額、支払期限、登録番号などを自動で読み取り、経理担当者による手入力を減らせます。

会計ソフトや支払管理システムと連携すれば、請求書を受け取った後の仕訳・承認・支払処理まで効率化できる場合があります。

ただし、OCRで文字を読み取ることと、電子帳簿保存法に沿って紙の請求書をスキャナ保存することは別です。

紙原本を廃棄する場合は、200dpi相当以上、重要書類のカラー読み取り、入力期間、真実性、帳簿との関連性、見読可能性、検索機能などの要件を確認しましょう。

また、OCRそのものは電子帳簿保存法の必須機能ではありません。OCRは法対応を目的とするのではなく、検索項目や会計情報の入力を自動化し、経理業務を効率化する手段として活用するのがポイントです。

OCRの認識精度だけでなく、保存要件への対応、確認・承認フロー、会計ソフト連携まで含めて仕組みを整えましょう。

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参考資料