電子帳簿保存法とは？3つの保存区分と事業者が対応すべきことを解説

電子帳簿保存法は、税務上保存が必要な帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。

対応を考えるときは、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つを区別します。

特に、メールやクラウドで授受した請求書などの取引データは、保存義務のある事業者が電子データのまま保存する必要があります。

一方、紙で受け取った書類をすべてスキャンする義務があるわけではありません。

本記事では、対象書類と必要な対応を順に解説します。制度の確認日は2026年10月26日です。

電子帳簿保存法の3つの区分

書類をどう作り、どう受け渡したかで区分する

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子保存や、電子取引でやり取りした取引情報の保存について定めています。

同じ「請求書」でも、紙で受け取ったものとPDFで受け取ったものでは、適用される保存方法が異なります。

電子帳簿等保存では、原則として最初の記録段階から一貫してパソコンなどで作成した帳簿が対象となります。

紙の帳簿を後から撮影しても、この区分の電子帳簿にはなりません。

スキャナ保存も帳簿全般を対象とする制度ではなく、対象となる国税関係書類について要件を確認します。

2024年1月以後は電子取引データの保存に対応する

電子取引データを出力書面で保存できる従前の宥恕措置は、2023年12月31日までの電子取引が対象でした。

2024年1月以後の電子取引については、電子データでの保存に対応する必要があります。

誰が、どのデータを保存する必要がある？

法人・個人と取引の内容を確認する

電子取引データの保存義務の対象となるのは、申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務がある方です。

個人事業主は青色申告・白色申告を問わず、対象となる電子取引を行えば保存が必要です。

受信したデータだけでなく送信したデータも対象

対象は、紙で受け渡した場合に保存が必要となる請求書、領収書、見積書、注文書、契約書などに相当する取引情報です。

受け取ったデータに加え、自社から送ったデータも保存します。

クラウド上で保存を続ける場合は、保存要件を満たし、必要な期間中に確認・提出できることが前提です。

サービスの閲覧期限や退会後のアクセス制限も確認し、必要に応じて期限前にデータを取得しましょう。

電子取引データ保存で押さえる3つの要件

改ざんを防止する方法を決める

電子取引データの改ざん防止には、所定の要件を満たすタイムスタンプを使う方法、訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除できないシステムを使う方法、事務処理規程を定めて運用する方法などがあります。

すべてを導入する必要はありません。

例えば、専用システムを使わず、訂正・削除の防止に関する事務処理規程を策定・運用・備付けする方法も選べます。

訂正が必要になったときの担当者や申請・承認方法、記録の残し方を決め、実際の業務でもルールを守ることが大切です。

アクセス権限やバックアップも管理上有効ですが、それだけで法令上の改ざん防止措置を満たすと判断しないようにしましょう。

画面表示と書面出力ができるようにする

保存場所にディスプレイやプリンタ等を備え付け、データを速やかに整然とした形式・明瞭な状態で表示・出力できるようにします。

システムの操作説明書など、必要な関係書類も備え付けます。

保存後は実際にファイルを開き、取引金額や取引先、複数ページにわたる明細などを確認できるかチェックします。

日付・金額・取引先で検索できるようにする

原則として、取引等の日付、取引金額、取引先を使って検索できることが必要です。

日付や金額の範囲指定、2つ以上の項目を組み合わせた検索については、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられる場合、要件が緩和されます。

ファイル名を統一する方法や、表計算ソフトで索引簿を作る方法も利用できます。

検索要件の緩和と猶予措置の違い

検索機能の確保が不要になる場合

税務職員からのダウンロードの求めに応じられ、次のいずれかに該当する場合は、検索要件が不要になります。

基準期間は、原則として個人は前々年、法人は前々事業年度です。

売上高は消費税等を除いた税抜金額で判定し、非課税売上も含めます。

営業外収入や雑収入は含まず、消費税の「課税売上高」とは範囲が異なります。

原則の要件に対応できない場合の猶予措置

原則的な保存要件に従えなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認めた場合、税務調査の際に電子データのダウンロードと出力書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じられる場合は、猶予措置を受けられます。

事前の申請手続きは不要です。

人手不足やシステム整備が間に合わない事情などが考えられますが、単に対応したくないという理由で一律に適用できるものではありません。

紙の書類と会計ソフトの帳簿はどう扱う？

紙の請求書は紙のまま保存できる

紙で受け取った請求書や領収書は、紙のまま保存できます。

紙の原本に代えて電子データを保存したい場合は、スキャナ保存の対象書類や入力期限、解像度、訂正・削除に関する要件、検索要件などを満たす必要があります。

書類の種類によって要件が異なるため、導入前に対象書類と運用方法を決めます。

電子帳簿等保存では帳簿・書類ごとの要件を確認する

会計ソフトで帳簿を作成していても、保存方法やデータの提示方法まで自動的に保証されるわけではありません。

利用するソフトの機能、操作説明書、税務調査時の表示・出力・データ提供方法を確認します。

電子帳簿等保存とスキャナ保存については、2022年1月から税務署長の事前承認制度が廃止されています。

帳簿や書類の保存期間

保存期間は、電子帳簿保存法だけで一律に決まるものではありません。

法人税・所得税など、対象となる帳簿書類の保存義務に従います。

法人の原則7年は、確定申告書の提出期限の翌日から数えます。

青色申告者の領収証など現金預金取引等関係書類は原則7年ですが、前々年分の事業所得と不動産所得の金額の合計が300万円以下の場合は5年です。

仕入税額控除のための帳簿・インボイスは消費税法上原則7年保存し、6年目・7年目はどちらか一方の保存でよい取扱いがあります。

交付したインボイスの写し等は7年保存します。

まず取り組む実務の手順

保存先と担当者を決める

まず、請求書などを受け取るメールやWebサービス、社内チャットなどを洗い出します。

部署ごとに保存担当者と共通の保存先を決め、書類を受領・送付するたびに、データを所定の保存先に集約できるようにします。

ファイル名と索引簿を統一する

架空の例として、2026年10月26日付、税込110,000円、株式会社サンプル商事の請求書なら、次のように命名します。

同日の同額取引は管理番号で区別し、索引簿から実際の保存ファイルへたどれるようにします。

毎月の確認で保存漏れを防ぐ

請求・支払の一覧と保存済みファイルを照合し、未保存、読めないファイル、日付や取引先の入力違いを確認します。

担当者の交代やサービス解約時には、権限と保存データの引継ぎも行います。

電子帳簿保存法への対応は、自社で扱う書類を3つの保存区分に分けるところから始まります。

電子取引データを残す運用を先に定め、保存要件と自社に適用できる緩和措置を確認して進めましょう。

まとめ

電子帳簿保存法に対応するためには、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分を理解し、書類の作成方法や授受方法に応じて適切に保存することが大切です。

特に、メールやクラウドなどでやり取りした請求書や領収書は、原則として電子データのまま保存する必要があります。

また、改ざん防止措置や検索機能の確保など、保存要件への対応も欠かせません。

まずは自社で扱う書類や取引方法を整理し、保存先や管理ルールを明確にしましょう。

定期的に保存状況を確認する仕組みを整えることで、保存漏れを防ぎ、電子帳簿保存法に適切に対応できます。

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参考資料