請求書の受け取り後にやるべきこと｜返信メールの例文やスムーズな処理方法について解説！

更新日：2025.03.31

ー目次ー

請求書を受け取った際、どのように対応すればよいのか迷ったことはありませんか？本記事では、請求書の受け取り後に確認すべきポイント、処理手順、返信メールの例文、さらにスムーズな処理のためのコツについて詳しく解説します。請求内容のチェック方法や適切な保存期間、税法上の留意点なども紹介するため、経理担当者や個人事業主の方にとって実務に役立つ情報を得ることができます。

請求書の処理を適切に行うことで、誤った支払いを防ぎ、社内の業務フローを効率化することが可能です。また、請求書の返信メールを適切に作成できれば、取引先との円滑な関係を維持できます。本記事を読めば、請求書の適切な対応方法を理解し、スムーズに処理できるようになります。

請求書を受け取ったら最初に確認すべきポイント！

請求書を受け取ったら、支払い手続きを進める前にいくつかの重要なポイントを確認する必要があります。誤った内容の請求書を処理してしまうと、支払いミスや取引先とのトラブルにつながる可能性があるため、慎重にチェックしましょう。

請求内容と契約内容の整合性をチェック

まず、請求書の内容が事前に取り交わした契約書や発注書と一致しているかを確認します。特に以下のポイントに注意しましょう。

確認ポイント	具体的な内容
取引先情報	請求書に記載された会社名、住所、担当者名が誤っていないか
請求金額	契約時の金額と一致しているか、数量や単価に誤りはないか
請求項目	提供された商品やサービスの内容が契約内容と一致しているか
消費税	消費税の計算が正しく行われているか

上記の内容に誤りが発見された場合は、取引先に速やかに連絡し、修正を依頼しましょう。

記載事項の誤りがないか確認

請求書には法律で定められた記載事項があります。以下の項目が正しく明記されているかチェックしましょう。

必須記載事項	確認内容
発行日	日付が正しく記載されているか
請求先名	自社の正式名称が記載されているか
請求元情報	取引先の会社名、所在地、連絡先は正しいか
請求金額	総額の計算に誤りがないか
消費税額	適切な税率で計算されているか
振込先情報	口座番号や銀行名が間違っていないか

特に、振込先口座が正しく記載されているかは重要です。誤った振込をしてしまうと回収が困難になる可能性があるため、慎重に確認しましょう。

支払期限と振込先情報の確認

次に、請求書に記載されている支払期限と振込先情報を確認します。支払期日を守ることは、取引先との信頼関係を維持するうえで非常に重要です。

請求書に記載されている支払期限を確認し、社内の支払いスケジュールと照らし合わせる
振込先の金融機関情報（銀行名、支店名、口座番号）に誤りがないかチェックする
振込方法（銀行振込、口座引落、電子決済など）が取引先の指定と一致しているか確認する

万が一、請求書に指定された支払期限が自社の締め日や支払いサイクルと合わない場合は、早めに取引先に連絡をして調整を依頼することが望ましいです。

これらの確認を行うことでミスなく正確な支払いをすることができ、取引先とのトラブルを未然に防ぐことができます。

請求書の受け取り後の具体的な処理手順！

請求書を受け取った後、スムーズに支払いを行うためには適切な処理手順を踏むことが重要です。ここでは請求書を受領した後の具体的な処理の流れを詳しく解説します。

社内での承認フローを進める

請求書は、取引の正当性を確認し、支払いを適切に行うために社内で承認プロセスを経る必要があります。一般的な承認フローは以下の通りです。

ステップ	内容	担当者
1	請求書の受領	担当部署（または担当者）
2	請求内容の確認	発注担当者
3	承認依頼	上長または決裁者
4	経理部門へ回送	承認者
5	支払処理	経理担当者

社内の承認ルールに従い、必要なステップをスムーズに進めましょう。特に金額が大きい場合は事前に承認ルートを明確にし、申請時の遅延を防ぐ工夫が必要です。

経理担当や関係部署への共有方法

請求書が適切に処理されるためには、関係者への迅速な共有が求められます。特に以下の点を意識するとスムーズに進みます。

メールや社内システムを活用

請求書を関係者に共有する方法として、社内のワークフローシステムやメールを活用するのが一般的です。電子データの場合は、システムへのアップロードをルール化し、確実に経理担当者へ伝わるようにします。

必須の共有事項

請求書を共有する際には、以下の情報も合わせて伝えると、処理がスムーズに進みます。

請求書番号
発行日
取引先名
請求金額
支払い期限

これらの情報を明確に伝え、関係者が確認しやすい状態にすることが重要です。

受け取った請求書の保存方法と保管期間について

請求書は取引の証拠となる重要な書類であり、適切に保存することが求められます。保存方法には紙での管理と電子データでの管理があり、それぞれの方法に適した管理手順を理解しておくことが重要です。また、法律で定められた保管期間を遵守することも必要です。ここでは、請求書の保存方法と保管期間について詳しく解説します。

紙の請求書の保管方法

請求書は紙媒体と電子データの2つの形式で発行されることがあります。それぞれの保管方法には特徴があり、適切な方法で管理することが求められます。

紙の請求書の保管方法

紙の請求書を適切に管理するためには、以下のポイントを押さえておく必要があります。

ファイリング： 請求書は発行日や取引先ごとに分類し、適切なフォルダやバインダーにファイリングする。
保管場所の確保： 盗難や火災のリスクを考慮し、防水・防火対策が施されたキャビネットで管理する。
検索性の向上： 請求書管理台帳を作成し、発行日や取引先名、請求書番号を記録しておく。

電子データの請求書の管理方法

近年では、電子請求書が増えており、データの管理方法も重要になっています。電子請求書の場合は、適切に保存し、検索性を高めることが求められます。

電子請求書の保存ルール

電子請求書を管理する際に意識すべきポイントは以下の通りです。

フォルダを取引先ごとに分類
ファイル名の統一ルールを設定（例：「20240601_取引先名_請求書.pdf」）
アクセス権限を設定し、不要な人が編集できないようにする
バックアップを定期的に取得する

電子帳簿保存法への対応

近年、請求書を電子データとして保存する企業が増えていますが、電子保存を行うためには、以下の要件を満たす必要があります。

電子取引データの保存要件

改ざん防止措置： タイムスタンプの付与や、訂正・削除履歴の管理が求められる。
検索機能の確保： 一定の検索要件（取引先名・取引日などで検索できること）を満たす仕組みを構築する。
適正な保存環境の整備： 電子データが容易に閲覧可能で、適切に管理されていることが必要。

電子保存を行う際のポイント

電子データで請求書を保存する際には、以下の点を考慮することで、スムーズな運用が可能になります。

クラウド型請求書管理システムの利用： 請求書管理専用のクラウドサービスを導入すると、検索性や管理の効率化が図れる。
社内ルールの策定： 電子請求書の保存・管理ルールを明確にし、全社員に周知する。
税務調査への対応： 税務調査時に電子データの閲覧が求められるため、適切な保管ルールを事前に設定する。

税法上必要な保管期間

請求書の保管期間は、日本の税法によって義務付けられています。法人税法や所得税法では、請求書を一定期間保存する必要があり、これを怠ると税務調査の際に不利益を被る可能性があります。

法律	保管期間	対象となる事業者
法人税法	7年	法人
所得税法	5年（白色申告）、7年（青色申告）	個人事業主
消費税法	7年	消費税の課税事業者
電子帳簿保存法	7年（要件を満たせば電子保存可能）	電子帳簿保存法を利用する事業者

請求書を受け取った後の返信メールの例文！

請求書を受け取った際には、取引先へ適切な返信をすることが重要です。特に、支払い予定日の連絡や請求内容の確認、修正が必要な場合の対応など、状況に応じた適切な文面が求められます。ここでは、具体的な返信メールの例文を紹介します。

支払い予定日を連絡する際の返信例文

請求書を受領したことを相手に通知し、支払い予定日を明確に伝えることで、取引先とのスムーズなコミュニケーションを図ることができます。

① 一般的な支払い予定日の連絡

件名: 【請求書受領のご連絡】支払い予定日について

〇〇株式会社

〇〇様

お世話になっております。

貴社よりご送付いただいた請求書（請求書番号：XXXXX）を受領いたしました。

内容を確認し、**◯月◯日（支払予定日）**にお支払い予定です。

万が一、支払日までに変更等がございましたら、速やかにご連絡いたします。

引き続き、よろしくお願いいたします。

--------------------------------

貴社名

担当者名

メールアドレス

電話番号

--------------------------------

② 支払期日が相手の希望と異なる場合

件名: 【請求書受領のご連絡】支払い予定日のご相談
本文:

〇〇株式会社

〇〇様

お世話になっております。

貴社よりご送付いただいた請求書（請求書番号：XXXXX）を受領しました。

当社の支払サイクルの関係で、**貴社のご請求書記載の支払期日（◯月◯日）ではなく、◯月◯日**にお支払いさせていただきたく存じます。

もし問題がございましたら、お手数ですがご相談いただければ幸いです。

何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

--------------------------------

貴社名

担当者名

メールアドレス

電話番号

--------------------------------

ポイント:

請求書の受領を伝える（相手に安心感を与える）
請求内容の確認を明示する（問題があれば早めに伝える）
支払い予定日を明確に伝える（トラブルを防ぐ）
変更があれば相談できる旨を伝える（柔軟な対応ができるように）

状況に応じて、適した文章を選んで使ってみてください。

請求内容に誤りがあった場合の返信例文

請求内容に誤りがある場合は、具体的な間違いを指摘し、修正後の請求書を再発行してもらうよう依頼しましょう。記載ミスがあるまま支払いを進めると、後々のトラブルにつながる可能性があるため、慎重に対応する必要があります。

① 請求金額や内容に誤りがある場合

件名:【請求書の確認依頼】金額の誤りについて
本文:

〇〇株式会社

〇〇様

お世話になっております。

貴社よりご送付いただいた請求書（請求書番号：XXXXX）を受領しました。

確認したところ、請求金額に誤りがあるようです。

以下の通り、契約内容と相違がございますので、ご確認の上、修正対応をお願いできますでしょうか。

【誤りの内容】

・請求金額：XXXXX円 → 正しくは XXXXX円

・請求項目：「〇〇費用」の内訳に一部抜けがある

お手数をおかけしますが、修正後の請求書をご発行いただきますようお願い申し上げます。

お急ぎのところ恐縮ですが、対応のほどよろしくお願いいたします。

--------------------------------

貴社名

担当者名

メールアドレス

電話番号

--------------------------------

② 消費税や振込先の誤りがあった場合

件名: 【請求書の訂正依頼】記載内容の誤りについて
本文:

〇〇株式会社

〇〇様

お世話になっております。

貴社よりいただいた請求書（請求書番号：XXXXX）を確認いたしましたところ、以下の点に誤りがございましたので、ご確認いただけますでしょうか。

【誤りの内容】

・消費税の計算：XXXXX円（8%計算） → 正しくは XXXXX円（10%計算）

・振込先情報：口座番号が異なる（記載のXXXX-XXXX-XXXXではなく、正しくはXXXX-XXXX-YYYY）

お手数をおかけしますが、修正後の請求書を再発行いただければ幸いです。

修正が完了次第、ご連絡いただけますようお願い申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------

貴社名

担当者名

メールアドレス

電話番号

--------------------------------

③ 訂正請求書の再発行が難しい場合（代替案の提案）

件名: 【請求書の訂正について】対応のご相談
本文:

〇〇株式会社

〇〇様

お世話になっております。

貴社よりご送付いただいた請求書（請求書番号：XXXXX）を確認いたしましたが、以下の点に誤りがあるようです。

【誤りの内容】

・請求金額：XXXXX円 → 正しくは XXXXX円

・請求項目：「〇〇サービス費用」に一部記載漏れ

通常であれば修正後の請求書を再発行いただくところかと思いますが、

弊社の処理スケジュールの関係上、今回は差額分を次回請求時に調整いただく形でも可能でしょうか？

もし再発行が必要でしたら、お手数ですがお知らせください。

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

--------------------------------

貴社名

担当者名

メールアドレス

電話番号

--------------------------------

ポイント

誤りの具体的な内容を明確に伝える
訂正請求書の発行をお願いする
スケジュールや対応の相談がある場合は代替案を提示する
丁寧な言葉遣いで依頼し、取引先との良好な関係を維持する

取引先との関係性や状況に応じて、適切な文面を選んでみてください

スムーズに請求書を処理するためのポイントとは？

請求書の受け取りから処理、支払いまでをスムーズに進めるためには、事前の準備や適切な管理が欠かせません。以下では、請求書処理を効率化し、ミスやトラブルを防ぐためのポイントを詳しく解説します。

事前に取引先と請求書フォーマットを統一

取引先ごとに請求書のフォーマットが異なると、処理の際に確認作業が増え、ミスにつながる可能性があります。そのため、可能な範囲で請求書フォーマットを統一することが重要です。

フォーマット統一のメリット

請求書の内容を確認しやすくなり、処理ミスの軽減につながる
データ入力や承認フローが標準化され、業務プロセスがスムーズになる
請求書管理システムとの連携が容易になり、デジタル化を促進できる

取引先とフォーマットを統一する方法

取引開始時に、自社で指定する請求書フォーマットを提示する
フォーマットの必須項目（請求日、請求金額、振込先情報など）を明確にする
電子請求書を活用し、取引先とオンラインでデータ共有する

請求書管理システムの活用

請求書の処理をスムーズに進めるためには、請求書管理システムを導入するのが効果的です。紙の請求書を手作業で処理する場合に比べ、確認・承認・保管の作業を大幅に効率化できます。

請求書管理システムを導入するメリット

メリット	詳細
請求書の受領・管理がスムーズになる	電子請求書を一元管理でき、検索や承認作業が容易になる
経理業務の効率化	システムによる自動仕訳機能を活用し、手作業での転記作業を削減
支払いミスの防止	システム上で支払期限を管理し、未払い・二重払いを防ぐ

請求書管理システムのそれぞれの特徴を比較しながら自社に適したものを選ぶことが重要です。

支払スケジュールを明確に設定

請求書処理の遅れや支払忘れを防ぐためには、社内で支払スケジュールを明確に定めておくことが重要です。特に、多くの請求書を処理する企業では、支払日や承認フローを定めることでスムーズな対応が可能になります。

支払スケジュールの設定方法

毎月の支払日を決め、取引先にも事前に知らせておく
請求書の承認・決裁フローを標準化し、遅延を防ぐ
銀行振込日のリマインダーを設定し、支払漏れを防止

支払スケジュールを管理する際のポイント

ポイント	詳細
支払期限を明確に把握する	取引先ごとに異なる支払サイト（例：30日後払い）を認識しておく
早期支払いに伴う割引を活用	早期支払いでコスト削減できる場合は、それを活用する
支払通知を自動化	請求書管理システムを使い、支払予定通知を自動で送る

このように、請求書の処理をスムーズに行うためには、請求フォーマットの統一、システムの活用、支払スケジュールの管理が重要となります。これらを適切に実施することで、業務の効率化とリスク低減を実現できます。

よくある請求書処理のトラブルと対処法！

請求書の記載ミスがあった場合

取引先から請求書を受け取った際に、記載内容に誤りがあることは珍しくありません。具体的には、金額の誤記、取引内容の相違、宛名の間違いなどが発生することがあります。

記載ミス発生時の一般的な対処法

請求書の記載ミスを発見した場合、速やかに取引先に連絡し、修正を依頼する必要があります。以下の手順を参考に対応しましょう。

請求書の誤りを具体的に確認する
取引先にメールや電話で連絡し、正しい情報を伝える
修正後の請求書を再発行してもらう
再発行された請求書の内容が正しいか再度確認する
経理部門や関係部署に正しい請求書を共有する

記載ミスを防ぐためのポイント

取引先に事前に請求書のフォーマットを共有する
請求データをシステム管理することで入力ミスを減らす
請求書の発行前に相互確認のフローを設ける

請求書が届かない場合の対応

取引先から請求書が送られてこないというトラブルも発生します。請求書が期日までに届かないと支払い処理に遅れが生じるため、適切な対応が求められます。

請求書が届かない主な原因

取引先の発送ミス
郵送・メールの遅延
請求書の宛先間違い
取引先の処理忘れ

請求書不達時の具体的な対処法

取引先へ確認の連絡を入れる（電話やメール）
請求書の発送状況を確認し、必要であれば再送を依頼する
電子メールで送信できるか取引先と交渉する
請求書の受領期限を事前に設定し、定期的に確認する

二重請求への対策

取引先から同じ請求内容の請求書が2回送られてくると、誤って二重払いをしてしまうリスクがあります。これを防ぐためには、社内で明確な管理ルールを設けることが重要です。

二重請求が発生する理由

取引先の手違いで同じ請求書を再送してしまう
メールと紙の両方で送信され、気付かず両方を処理してしまう
請求書の発行時に日付や番号を統一せず、重複が発生する

二重請求を防ぐための管理方法

対策方法	具体的な施策
請求書の受領管理を統一	請求書を一元管理するシステムを導入し、チェック体制を整える
社内の承認フローを明確に	複数の担当者が同じ請求書を処理しないようにする
請求書番号や日付の管理を徹底	請求書ごとに管理番号を付与し、重複を防止する