請求書を受け取ったら何をする？確認・返信・支払い・保存の手順とメール例文

請求書を受け取ったら、すぐに支払いへ回すのではなく、まず契約・発注・納品内容と請求金額を照合します。

その後、支払期日を管理し、必要に応じて取引先へ返信したうえで、社内承認、会計処理、支払い、請求書の保存まで進めます。

受領・内容確認・承認・支払いをそれぞれ記録しておけば、現在どこまで処理が進んでいるかを担当者間で共有でき、未払い・二重払い・承認漏れを防ぎやすくなります。

また、本則課税で仕入税額控除を行う場合は適格請求書の記載事項も確認します。2026年10月以降は、インボイス未登録事業者からの課税仕入れに関する経過措置も変更されているため、税務処理もあわせて確認しましょう。

この記事では、請求書を受け取った後の確認から支払い・保存までの手順、少額特例、返信メールの例文、未着・訂正・二重受領への対応まで解説します。

【まず確認】請求書を受け取ったらチェックする項目

契約・発注・納品の記録と照合する

請求書を受け取ったら、まず見積書、契約書、発注書、納品・検収記録などと照合します。

継続契約では対象月・契約プラン・数量などを確認し、追加作業が請求されている場合は、その内容と金額が事前に承認されているかを発注担当者へ確認しましょう。

支払期日・支払方法・振込先を確認する

請求書に記載された支払期日が、契約で合意している支払条件と一致しているか確認します。

自社の通常の支払サイクルと異なるからという理由だけで、請求書記載の期日を社内都合で変更しないようにしましょう。

支払方法についても、銀行振込、口座振替、クレジットカードなど、どの方法で決済する取引なのかを確認します。

すでに口座振替やクレジットカードで決済される取引に対して請求書が発行されるケースもあるため、銀行振込を手配する前に決済状況を確認してください。

振込先の変更は別経路で確認する

請求書に記載された振込先が過去の登録口座と異なる場合は、取引先へ事実確認を行います。

このとき、口座変更を知らせるメールや請求書に記載された電話番号だけで確認するのではなく、すでに把握している担当者・登録済み電話番号など別の経路を利用すると、なりすましによる不正送金を防ぎやすくなります。

適格請求書の記載事項と登録番号を確認する

本則課税で仕入税額控除を受ける場合は、原則として一定事項を記載した帳簿と適格請求書等を保存します。

一般的な適格請求書では、次の6項目を確認します。

登録番号については、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで登録状態を確認できます。

請求書に記載漏れがある場合は、発行者へ確認・訂正を依頼します。

受領側が登録番号などを独自に書き足し、発行者の確認なしで適格請求書として処理することは避けましょう。

なお、買手側で正しい事項を記載した仕入明細書等を作成し、売手の確認を受けることで仕入税額控除の要件を満たす方法もあります。

未登録事業者からの仕入れは2026年10月から70％控除

適格請求書発行事業者ではない事業者からの課税仕入れについては、経過措置があります。

どの控除割合を使うかは、原則として課税仕入れを行った時期によって判断します。

そのため、「2026年10月に請求書を受け取ったから70％」と一律に判断するのではなく、商品・サービスの取引時期を確認しましょう。

税込1万円未満なら少額特例も確認する

一定規模以下の事業者が行う税込1万円未満の国内課税仕入れについては、適格請求書を保存せず、一定事項を記載した帳簿のみで仕入税額控除を受けられる「少額特例」があります。

特定期間の判定では、課税売上高を給与等の支払額へ置き換えて判定することはできません。

また、税込1万円未満かどうかは1商品ごとではなく、1回の取引単位で判定します。

月額契約を日数で割って1万円未満かを判断することもできません。

なお、少額特例はあくまで消費税の仕入税額控除における請求書保存の特例です。法人税・所得税等に基づく書類保存義務までなくなるわけではありません。

請求書の受領から支払いまでの処理手順

①受領日・担当者・支払期日を記録する

請求書が届いたら、まず受付情報を管理表や請求書管理システムへ登録します。

担当者個人のメールボックスだけに請求書を置かず、経理担当者も確認できる共有フォルダや請求書管理サービス等へ集約すると、処理漏れを防ぎやすくなります。

紙で受け取った請求書についても、電子請求書と同じ管理表で受領状況を管理すると分かりやすくなります。

②処理ステータスを分けて管理する

「請求書を受け取った」ことと「支払いが完了した」ことは別です。

次のようにステータスを分けて管理しましょう。

特に「振込予約済み」と「実際に振込完了済み」は分けて管理してください。

残高不足、口座情報の不備、銀行システム上のエラーなどにより、振込予約をしていても支払いが完了しない場合があります。

③発注担当者が実績を確認し、承認へ回す

経理担当者だけでは、商品・サービスが実際に納品・提供されたか判断できないケースがあります。

発注部署や利用部署が納品・役務提供の実績を確認したうえで、社内規程に従って承認者へ回しましょう。

承認時には、契約番号、発注番号、費用負担部署、追加発注の合意内容なども合わせて示すと、確認しやすくなります。

承認者の休暇・出張によって支払いが止まらないよう、代理承認のルールも決めておくとよいでしょう。

④会計処理と支払いを行う

承認後は、取引内容に応じた勘定科目・部門・税区分・計上日で会計処理を行います。

費用の計上時期は、請求書を受け取った日だけで決まるとは限りません。納品日、検収日、役務提供期間なども確認して処理しましょう。

銀行振込の場合は、承認済みの請求データから振込処理を行います。

⑤支払結果を請求データと照合する

振込後は、銀行の処理結果と請求書管理表を照合します。

支払日・支払額を記録し、未払い、過払い、二重払いがないことを確認してください。

請求書、承認記録、会計データ、支払記録を共通の管理番号等で関連付けておくと、後から取引内容を確認しやすくなります。

請求書を受け取ったときの返信メール例文

請求書を受け取った際に、必ず返信メールを送らなければならないという法律上のルールはありません。

一方、初回取引、重要な取引、受領確認を求められている場合などは、返信しておくと認識違いを防ぎやすくなります。

返信するときは、単に「受領しました」と伝える場合と、「内容確認・承認まで完了した」場合を区別しましょう。

受領したことだけを先に伝える場合

この段階では、まだ内容確認や支払承認が終わっていないため、「〇日に必ず支払います」など確定したような表現を避けます。

内容確認・承認後に支払予定を伝える場合

金額・明細の確認や訂正を依頼する場合

添付ファイルがない・開けない場合

受け取った請求書の保存方法

メール・クラウドで受け取った請求書は電子データで保存する

メール添付PDF、Webサイトからのダウンロード、クラウドサービス等で電子的に受け取った請求書は、電子帳簿保存法上の電子取引データに該当します。

そのため、原則として元の電子データを電子のまま保存します。

紙へ印刷して社内確認用として利用することはできますが、電子データを削除して印刷物だけを保存する方法では電子取引データ保存に対応できません。

また、請求金額や取引条件などの保存すべき取引情報がメール本文にしか記載されていない場合は、そのメール本文も保存対象になります。

電子取引データで確認する主な保存要件

タイムスタンプは改ざん防止方法の一つであり、すべての電子請求書に必ず付与する必要があるわけではありません。

一定の事業者については検索要件の緩和もあり、保存要件を満たせないことについて相当の理由がある場合の猶予措置もあります。

紙で受け取った請求書は紙保存またはスキャナ保存

紙で受け取った請求書は、紙のまま保存できます。

電子帳簿保存法があるからといって、すべての紙の請求書を電子化する義務があるわけではありません。

ペーパーレス化する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たして電子保存します。

単に社内回覧のためにPDF化しただけでは、税法上のスキャナ保存に移行したことにはなりません。

紙原本を廃棄する場合は、200dpi相当以上、カラー画像、入力期限、訂正削除管理、検索等、請求書に必要なスキャナ保存要件を満たしていることを確認しましょう。

請求書の保存期間は一律7年ではない

請求書の保存期間は「電子帳簿保存法だから7年間」と一律に決まるわけではありません。

法人税、所得税、消費税など、対象となる税法ごとの保存義務を確認します。

法人税では原則として確定申告書の提出期限の翌日から保存期間を数えます。

消費税では、原則として請求書等を受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日を基準に7年間保存します。

受領日から単純に「7年後」を自動削除日に設定しないようにしましょう。

請求書の未着・訂正・二重受領に対応する

請求書が届かない場合は発送状況と支払期日を確認する

契約上の請求予定日を過ぎても請求書が届かない場合は、まず社内を確認します。

社内で確認できなければ、取引先へ発送日・送付方法を確認し、必要に応じて再送を依頼します。

再送後に当初の請求書が届く可能性もあるため、「再送依頼済み」であることを管理表へ記録し、二重処理を防ぎましょう。

フリーランス法の対象取引は請求書未着でも支払期限に注意

フリーランス法の支払期日規制が適用される取引では、原則として給付を受領した日から60日以内のできる限り短い期間内で定めた支払期日までに報酬を支払う必要があります。

役務提供の場合は、その役務の提供を受けた日が基準です。

訂正版は旧版との関係が分かるように管理する

訂正版の請求書を受け取った場合は、変更内容を確認し、旧版を支払対象から外します。

電子データを単純に上書きしてしまうと、どの情報が変更されたのか分からなくなることがあります。

請求書番号、訂正日、旧版・新版の関係などを記録し、どの請求書に基づいて最終的に支払ったのか確認できる状態にしておきましょう。

次回請求で差額調整する場合も、元の請求額と調整額の関係を確認できる資料を残します。

同じ請求書が複数届いたら1件だけ支払う

紙とメール、担当者宛てと経理宛てなど、同じ請求書が複数経路から届くことがあります。

次の情報を組み合わせて重複を確認します。

番号が異なっていても同じ取引に対する請求という場合もあるため、発注・納品情報まで照合してください。

二重払いが発生した場合は、取引先へ連絡し、返金または次回支払いとの相殺方法について合意します。

次回の支払いから受領側だけの判断で差し引くのではなく、金額・処理時期を双方で確認しましょう。

請求書受領業務を効率化するポイント

請求書の件数が増えるほど、「どこへ届いたのか」「誰が承認しているのか」「支払い済みか」の管理が難しくなります。

次のようなルールを設けると、属人化を抑えやすくなります。

請求書件数が多い場合は、OCRによるデータ化、承認ワークフロー、重複検知、会計連携、振込データ作成、電子保存などをまとめて行える請求書受領サービスも選択肢になります。

Q&A｜請求書を受け取った後によくある質問

請求書を受け取ったら必ず返信する必要がありますか？

法律上、すべての請求書について受領メールを返信する義務があるわけではありません。

ただし、初回取引、重要取引、取引先が受領確認を求めている場合、請求内容に確認事項がある場合などは、返信しておくと認識違いを防ぎやすくなります。

請求書に会社印がなくても支払えますか？

押印は、通常の適格請求書の法定記載事項には含まれていません。

押印がないという理由だけでインボイスとして無効になるわけではありません。

ただし、自社の社内規程や取引契約で押印を求めている場合は、そのルールに従ってください。

請求書の登録番号が間違っていた場合、自社で直してもよいですか？

発行者の確認なく、自社だけで受領した適格請求書の登録番号等を書き換えて処理するのは避けましょう。

発行者へ訂正を依頼するか、買手が正しい事項を記載した仕入明細書等を作成し、売手の確認を受ける方法などを検討します。

電子請求書を印刷して保存すればよいですか？

原則として印刷した紙だけでは足りません。

メール、クラウド、Web等で電子的に受領した請求書は電子取引データに該当するため、元の電子データを保存します。

請求書が来なければ支払わなくてもよいですか？

契約内容と適用される法令によります。

少なくともフリーランス法の支払期日規制が適用される取引では、請求書の提出がないことだけを理由に、あらかじめ定めた支払期日を過ぎることはできません。

請求書が未着の場合は受託者へ連絡し、金額・支払先等の必要な情報を確認しながら、支払期限内の処理を進めましょう。

まとめ｜請求書は「受領・確認・承認・支払・保存」を一元管理しよう

請求書を受け取ったら、まず契約・発注・納品の内容と請求内容を照合します。

請求金額、税率、支払期日、支払方法、振込先などを確認し、本則課税で仕入税額控除を行う場合は適格請求書の記載事項と登録番号も確認しましょう。

2026年10月以降は、インボイス未登録事業者からの課税仕入れについて70％控除の経過措置が適用される期間です。また、一定規模以下の事業者による税込1万円未満の課税仕入れでは、少額特例を利用できる場合があります。

請求書の受領後は、発注部署による実績確認、社内承認、会計処理、支払い、支払結果の照合まで進めます。

受領メールを送る場合は、「受け取っただけ」なのか、「内容確認・承認まで完了した」のかを区別して文面を作成すると、取引先との認識違いを防ぎやすくなります。

保存については、紙で受け取った請求書と電子で受け取った請求書でルールが異なります。電子取引データは原則として電子データのまま保存し、紙の請求書を原本廃棄する場合はスキャナ保存要件を満たしましょう。

請求書の受領窓口と管理表を一本化し、「受領済み」「内容確認中」「承認済み」「支払予約済み」「支払済み」まで可視化しておけば、担当者が替わっても業務を引き継ぎやすくなります。

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参考資料