督促状を内容証明で送りたい！未払い金の請求書の書き方を見本付きで解説

再三の催促にもかかわらず、売掛金や未払い代金が支払われず、お困りではありませんか？そんなときに検討できる手段の一つが、「内容証明郵便」による請求（督促状）の送付です。

内容証明郵便を使えば、いつ・誰から誰宛てに・どのような内容の文書を差し出したのかを記録として残せます。相手に支払いを強制する効力はありませんが、未払い代金を正式に催告した証拠を残し、その後の支払督促や訴訟などに備えるうえで役立ちます。

この記事では、内容証明郵便の法的な効果や送るべきタイミングから、コピペで使える督促状の文例、郵便局での具体的な送り方と料金、送付後の対応までわかりやすく解説します。

内容証明で請求書を送る前に押さえるべき基本

内容証明で送るのは「請求書」ではなく「督促状（催告書）」

「請求書を内容証明で送りたい」と考えたとき、実際に送るのは請求書そのものではなく、請求内容を記載した「督促状」や「催告書」と呼ばれる文書です。

内容証明郵便は、文書1通のみを内容とすることが条件です。そのため、請求書の原本や納品書、契約書などを内容証明の文書に添付・同封することはできません。

この記事で「内容証明で送る請求書」と呼ぶものは、この督促状・催告書を指しています。

そもそも内容証明郵便とは？法的効力と効果を解説

内容証明郵便とは、「いつ、いかなる内容の文書を、誰から誰宛てに差し出したか」を日本郵便が証明する制度です。

そのため、「そのような文書は送られていない」「書かれていた内容が違う」といった争いを防ぎやすくなります。

ただし、内容証明郵便によって証明されるのは、あくまでその内容の文書を差し出した事実です。文書に書かれた主張が正しいことを日本郵便が証明するものではなく、相手に支払いを強制する効力もありません。

相手に文書が配達された事実まで証明したい場合は、内容証明に加えて「配達証明」を付けるのが一般的です。

なお、内容証明そのものが時効を止めるのではありません。支払いを求める「催告」を行うことで、民法150条に基づき、催告した時から6か月間は時効の完成が猶予されます。

この6か月の間に、支払督促や訴訟などの裁判上の請求へ進むことが重要です。6か月の完成猶予期間中に再度催告しても、さらに6か月延長されるわけではありません。

一般的な売掛金などの債権では、原則として「権利を行使できることを知った時から5年」または「権利を行使できる時から10年」のいずれか早い時点で消滅時効が完成します。通常の売掛金では支払期日を把握しているため、支払期日から5年が一つの目安となります。

内容証明を送るべきタイミングとは？判断基準と見極め方

内容証明郵便は、相手に強い印象を与えるため、送るタイミングは慎重に判断する必要があります。

今後も取引関係を継続したい相手にいきなり内容証明を送ると、関係性を損なう可能性があります。まずはメールや電話、通常の督促状などで確認し、それでも支払いが行われない場合に検討するのが一般的です。

具体的には、次のようなケースで内容証明の送付を検討します。

未払い額の大きさや取引関係、相手の支払い能力、これまでの交渉経緯なども含めて判断しましょう。

【見本付き】内容証明で送る請求書（督促状）の書き方

内容証明郵便で送付する督促状は、単なる支払いのお願いではなく、今後の法的手続きも想定した正式な通知です。

そのため、「いつの何の代金を、いくら、いつまでに支払ってほしいのか」を明確に特定できるように記載します。

督促状に記載すべき項目一覧

遅延損害金について契約上の定めがない場合は、法定利率が適用されます。2026年4月1日から2029年3月31日までの法定利率は年3％です。

【見本・コピペOK】未払い代金の督促状の文例テンプレート

以下は、未払い代金の催告に使える基本的な文例です。契約内容やこれまでの経緯に合わせて調整してください。

謄本の作成ルールに注意｜文字数と行数の規定

郵便局の窓口から内容証明を差し出す場合、郵便局と差出人が保存する「謄本」には文字数・行数の制限があります。

この制限は「謄本」に関するもので、相手へ送る内容文書そのものの文字数・行数を直接制限するものではありません。

句読点や記号も原則として1字として数えます。括弧や単位には個別の数え方があるため、窓口差出しの場合は日本郵便のルールを確認して作成しましょう。

用紙サイズや材質に決まりはありませんが、A4用紙を使うと作成・保管しやすくなります。

逆効果になる？内容証明を書くときのNG表現

支払いが行われないからといって、感情的・威圧的な文言を書くのは避けてください。

内容証明は未払い代金の支払いを促すための正式な通知です。事実を淡々と記載しながら、支払いがなければ次の手続きへ進む意思を明確にしましょう。

初めてでも安心！内容証明の送り方ガイド

まず確認｜郵便局へ持っていくもの

郵便局の窓口から送る場合は、次のものを準備します。

すべての郵便局で内容証明を受け付けているわけではありません。集配郵便局や日本郵便が指定する郵便局で取り扱われているため、事前に確認しておきましょう。

郵便局の窓口で送る手順

内容証明はいくらかかる？料金の内訳

内容証明は一般書留にする必要があります。さらに、相手に配達された事実まで残すため、配達証明を付ける方法が一般的です。

料金は改定される可能性があるため、実際に送付するときは日本郵便の最新料金を確認してください。

オンラインで完結｜e内容証明とは

郵便局へ行く時間がない場合は、日本郵便の「e内容証明」も利用できます。

Wordファイルで作成した文書をインターネットからアップロードすると、日本郵便が印刷・照合・封入・封かんを行い、内容証明郵便として発送します。

長文の督促状を送りたい場合や、複数の内容証明を発送する場合にも使いやすい方法です。

内容証明を送った後の対応と流れ

内容証明を送れば、自動的に未払い代金が回収できるわけではありません。相手の反応によって、その後の対応を判断します。

相手から支払いがあった場合

入金があった場合は、まず未払い元金や遅延損害金など、請求した金額がすべて入金されているか確認します。

入金を確認したら、必要に応じて領収書や入金確認の連絡を行い、債権がすべて消滅したことを社内でも記録しておきましょう。

相手から連絡があった場合

「一括では支払えない」「〇月まで待ってほしい」などの連絡があった場合は、相手の状況を確認しながら交渉します。

無視された場合は？裁判所の手続きを検討する

内容証明を送っても支払いや連絡がない場合は、支払督促、少額訴訟、民事調停などの手続きを検討します。

支払督促

支払督促は、金銭などの支払いを求める場合に利用できる裁判所の手続きです。

書類審査が中心で、債務者が支払督促を受け取ってから2週間以内に異議を申し立てなければ、債権者は仮執行宣言を申し立てることができます。仮執行宣言付き支払督促を得れば、強制執行の申立てが可能になります。

少額訴訟

少額訴訟は、60万円以下の金銭の支払いを求める場合に利用できる民事訴訟です。

原則として1回の審理で紛争の解決を図る制度で、証拠や主張を最初の期日までに整理しておく必要があります。

民事調停

民事調停は、裁判のように勝敗を決めるのではなく、裁判所の調停委員会が当事者の間に入り、話し合いによる解決を目指す手続きです。

支払い方法や分割払いなどについて柔軟な合意を目指したい場合に選択肢となります。

弁護士・司法書士への相談も検討する

請求額が高額な場合や、相手が債務そのものを争っている場合、時効が迫っている場合などは、早めに専門家へ相談することを検討しましょう。

弁護士は、相手方との交渉や訴訟などの代理を依頼できます。

司法書士は裁判所へ提出する書類の作成などを行えます。また、法務大臣の認定を受けた司法書士であれば、訴額140万円以下の簡易裁判所の民事事件について、支払督促・訴訟・民事調停などの代理を行える場合があります。

まとめ

内容証明郵便は、「いつ・誰から誰宛てに・どのような内容の文書を差し出したか」を証明できるため、未払い代金を正式に催告した証拠を残す手段として利用できます。

ただし、内容証明そのものに支払いを強制する力はなく、文書の内容が真実であることを日本郵便が証明するわけでもありません。相手への到達も記録したい場合は、配達証明を併用しましょう。

また、催告による時効の完成猶予は6か月です。時効が迫っている場合は、内容証明を送るだけで安心せず、その期間内に支払督促や訴訟など次の手続きへ進む必要があります。

まずはメール・電話・通常の督促状で支払いを確認し、それでも解決しない場合に内容証明を検討しましょう。法的な争いに発展している場合や請求額が大きい場合は、弁護士等への相談も選択肢です。

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参考資料