請求書代行サービスとは？｜料金相場や法律的観点から気をつけるべきこと

「請求業務に追われて、本来の業務に集中できない...」 そんな悩みをお持ちの企業担当者様へ。

請求書発行、入金確認、督促... 煩雑な請求業務を効率化してくれるのが「請求書代行サービス」です。 本記事では、請求書代行サービスのメリット・デメリット、導入の注意点、そしておすすめのサービスまでご紹介します。 請求業務の負担を軽減し、ビジネスの成長を加速させたい方は、ぜひご一読ください。

• 請求書代行サービスとは？
• 請求書代行サービスでできること
• 請求書代行サービスのメリット・デメリット
• 請求書代行サービスを導入する際の注意点
• 請求書代行サービスの選び方
• おすすめの請求書代行サービス

請求業務を担当する部署について

請求業務は会社の売り上げに関わる大切な業務ですから、間違わないように細心の注意を払う必要があります。
企業によっても異なりますが、請求業務を担当するのは主に下記の2パターンです。

• 営業担当者
• 経理担当者

営業担当者が請求業務を行っている場合、担当案件に対し、自分で請求書を作成します。営業のほか請求書の作成業務が重なるため、負担を感じる担当者もいるでしょう。

経理担当者が請求業務を行うのは、一般的なイメージかもしれません。しかし、経理担当者は決済処理、入金管理などのさまざまな業務があります。月末に集中する業務に請求業務がプラスされると、大きな負担になってしまう恐れもあるのです。

請求書代行サービスとは

得意先への請求書発行、請求書を封筒に入れて発送するという請求業務を引き受けてくれるのが請求書代行サービスです。
サービス内容は企業によっても異なります。導入の際は、インターネットなどで申し込む流れが一般的です。ホームページなどでサービス内容や利用時の流れを紹介している業者も多いので、ぜひチェックしてください。

ここでは、請求書の作成と発送以外のサービスを具体的にみていきましょう。

請求書代行サービスの業務内容

請求書代行サービスの業務内容は、入金確認はもちろん、与信管理や通信費の処理まで多岐にわたっています。

入金確認

請求した額が実際に振り込まれているのか、確認してくれます。入金確認後は売掛金データの消し込み作業を行ってくれる場合もあり、得意先が多いほど業務負担が軽減されます。

得意先増加にともなう与信管理

得意先を増やしていく場合、与信管理も必ず必要となります。得意先が増えても、回収できなければ意味がありません。回収サイトが長くなればなるほど、得意先の業績分析や限度額の設定などが必要となるので、重要な業務といえるでしょう。

請求書代行サービスを導入した場合のメリット

請求書代行サービスを導入することで、自社スタッフの事務作業軽減が期待できるのに加えて、新規取引先の開拓のチャンスも生まれます。
ここでは、具体的に2つのメリットを紹介します。

1. 業務負担の軽減

請求に関する事務作業が軽減されるため、生産性の向上が期待できます。月末に集中していた業務で発生する残業などを減らすことができれば、人件費の削減にもつながるでしょう。

2. 新規取引先の開拓

利益を直接生まない請求業務を軽減し、そのほかの業務に費やす時間が増えることで、利益を生む活動に充てる時間が確保できます。利益を生む新規取引先の時間を増やすこともできるでしょう。

請求書代行サービスを導入した場合のデメリット

請求書代行サービスは、請求業務の効率化やコスト削減といったメリットがある一方で、導入前に考慮すべきデメリットも存在します。主なデメリットとして下記3点が挙げられます。

発行枚数や機能に応じて費用が発生

請求書代行サービスは、基本料金に加え、発行枚数や機能に応じて費用が発生します。そのため、自社で請求業務を行うよりもコストが高くなる可能性があります。導入前に、サービス利用によるコストと、自社で行う場合のコストを比較検討する必要があります。 例えば、請求書発行枚数が少ない場合は、代行サービスを利用するメリットが薄いかもしれません。また、必要な機能が限定的であれば、より低価格なサービスを選択する、あるいは自社で対応する方が費用を抑えられる可能性があります。

社内に請求業務に関するノウハウが蓄積されにくくなる

請求業務を外部に委託することで、社内に請求業務に関するノウハウが蓄積されにくくなります。将来的に自社で請求業務を行うことになった場合、対応が難しくなる可能性があります。 請求業務には、請求書の発行だけでなく、顧客管理、入金管理、督促など、様々な業務が含まれます。これらの業務を外部に委託することで、担当者はこれらの業務に詳しくなる機会を失い、ノウハウが社内に蓄積されにくくなります。

請求書のレイアウトや項目などのカスタマイズが制限される

サービスによっては、請求書のレイアウトや項目などのカスタマイズが制限される場合があります。自社の要望に完全に合致する請求書を作成できない可能性があります。 特に、自社のブランドイメージを反映した請求書を作成したい場合や、特殊な項目を追加したい場合は、注意が必要です。事前に、サービス提供会社にカスタマイズの可否や範囲を確認しておくことが重要です。

請求代行サービスの費用相場

請求代行サービスの費用相場は、サービス内容や請求件数によって大きく異なりますが、主な内訳は以下の通りです。

• 1. 初期費用
• 2. 月額費用
• 3. 手数料

また、各種費目の費用相場は以下のとおりです。

請求書代行サービスは法律的にOKなのか？

結論から言うと、請求書代行サービスは法律的に問題ありません。

請求書の発行は、法律で義務付けられているものではありません。企業は、自社で請求書を作成・発行することも、請求書代行サービスを利用することも自由です。

ただし、請求書代行サービスを利用する場合でも、以下の点に注意する必要があります。

• 個人情報保護法: 顧客の個人情報を取り扱う場合は、個人情報保護法を遵守する必要があります。代行サービス業者に個人情報を預ける場合は、適切な安全管理措置を講じているかを確認しましょう。
• 電子帳簿保存法: 請求書を電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
• インボイス制度: 適格請求書を発行する場合は、インボイス制度の要件を満たす必要があります。

請求書代行サービスを利用することで、請求業務の効率化やコスト削減などのメリットを得られます。ただし、上記のような法的な側面も考慮し、適切なサービスを選択することが重要です。

• 個人情報保護委員会: 個人情報保護法
• 国税庁: 電子帳簿保存法関係
• 国税庁: インボイス制度

請求書代行サービスはどのような企業に適しているサービスなのか？

取引先の増大にともない、請求業務が本業を圧迫している場合などに適しているといえます。請求書代行サービスを導入することで、請求業務に充てていた時間を本業に充てられるので、本業の強化につながるでしょう。

与信管理を代行してくれる請求書代行サービスは、取引先企業を拡大したいときに役立ちます。審査ができず掛け売りが実現できなかった企業との取引拡大が可能となります。

また、全額保証サービスが付帯されていれば、未回収のリスクも回避可能です。

請求書代行サービス導入時の注意点

取引先にきちんと説明を行い、従来の方法とどのように変わるのか丁寧に説明して、理解を得ましょう。自社の利便性だけの追及に終らず、取引先との信頼関係を常に保つよう心がけていくことが必要です。

請求書代行サービスを導入して未回収保証がある場合、取引先の支払状況が不明となる可能性があります。企業活動や取引は双方で行うものです。常にコミュニケーションを取り、取引先の状況を把握することを忘れてはいけません。
請求書発行以外の付帯業務を見極め、最適な請求書代行サービスを導入することが大切です。

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