決算期をまたぐ請求書の処理は？経費・支払いルールや注意点も解説

決算期をまたいだ請求書には、サービスやプロジェクトの性質上避けられないものと、人為的なミスで発生するものがあります。それぞれの処理方法は異なるため、決算期をまたいだ請求書が発生した際は理由を明確にしておきましょう。

本記事では、決算期をまたぐ請求書が発生するケースと処理するときの注意点を解説します。決算期をまたぐ請求書を発生させない工夫も解説しているため、取り入れられるものがないか参考にしてください。

【原則】一度締めた期末決算は修正できない

企業によって決算の月は異なりますが、一度、期末決算を締めた場合、その後に締めた年の請求書が出てきたとしても翌期への計上が一般的です。後から出てきた決算期をまたぐ請求書を正しい年度で計上する場合、過去の決算書の誤りを正し、税務署に修正申告をおこなう必要があります。

決算期は忙しい企業も多いため、ミスを防ぐために日々の業務の徹底は欠かさないことが大切です。また、企業によっては経費の提出忘れや請求書の処理忘れなどのミスを防ぐために、あらかじめ忙しい時期を避けて決算期を設定しているケースもあります。

決算期をまたぐ請求書が発生する3つのケースとは？

決算期をまたぐ請求書が発生する理由を理解しておくと、未然にミスやトラブルを防ぐことが可能です。また、ミス以外にも利用しているサービスや進んでいるプロジェクトによって決算期をまたぐ請求書が発生する可能性もあるため、あわせて理解しておきましょう。

ここでは、決算期をまたぐ請求書が発生するケースについて、解説します。

①請求書が期日中に届かない

取引先から郵送で請求書が送られてくる場合、遅延や不着などの影響で決算期をまたいでしまう可能性があります。決算月に請求書が発生する場合は、トラブルが起きた場合でも決算に影響を与えないために、取引先に早めに請求書を発行できないか相談しておくと安心です。

請求書が期日中に届かない場合でも、請求されている理由の業務が決算月に終了していれば、今年度の経費として計上が可能です。ただし、決算月で支払いをおこなっていないため、税務調査があった際は説明できるように準備しておきましょう。

②サービスの提供が月をまたぐ

IT業界やコンサル業界の場合、サービスの提供が1か月では終わらず、複数の月にまたがるケースがあります。サービスの利用料金を一括で支払う場合は、サービスの提供日から支払いの月が離れる可能性があります。

この場合、1つの請求書であったとしても、サービスの提供期間中は毎月経費をわけて計上するか、決算期までの経費と決算期以降の経費をわけなければいけません。サービスの提供が月をまたぐ場合は、請求書を分けておくと処理がスムーズに進みます。

③長期プロジェクトの途中に請求される

建築関係やIT関係では、長期間にわたるプロジェクトの費用を支払う場合、終了後に一括での支払いではなく、節目ごとに請求をおこなうことが一般的です。プロジェクトの開始が今年度であっても、請求日が決算期をまたいで次年度になれば、翌年の経費として計上しなければいけません。

プロジェクト中の途中支払いは、進捗にあわせて収入を得られるため、取引先にもメリットとなります。支払う側としても、支払いを小分けにでき、財務計画を立てやすくなります。

決算期をまたぐ請求書を処理するときの3つの注意点

請求書が届く時期や発生するタイミングによっては、決算期をまたいだ請求書を処理しなければいけません。処理時の注意点を理解しておくことで、期末決算のミスを減らし、修正申告の可能性を少なくできます。

ここからは、決算期をまたぐ請求書を処理するときの注意点を解説します。

①期ズレに注意する

期ズレとは、その年に発生する予定であった売上や経費を別の年に計上することを指します。期ズレが発生すると、本来の所得を計算できなくなり、企業が社会的な信用を失ったり、追加で税金が発生したり、と多くのデメリットがあります。

期ズレを防ぐためには、請求書や領収書を処理するときのルールを徹底しなければいけません。決算期は忙しく、細かいミスを見落としてしまう可能性があるからこそ、日々正しい会計処理をおこなう必要があります。

②二重計上に注意する

決算期に新しい請求書が発生することによって、一度処理した書類にもかかわらず、人為的なミスで同じ請求書を再度処理してしまうケースがあります。

処理した請求書を再度計上しないためには、紙の請求書であれば「済印を押す」「処理済み」とメモを残すなどの対応を徹底しましょう。電子データであれば、処理したデータがわかるようなシステムを利用する手もあります。

万が一同じ請求書を2回計上した場合、本来の売上よりも高い金額で書類を作成してしまい、不必要な税金を支払わなければいけません。

③計上漏れに注意する

決算期に新しい請求書が発生する場合、人為的なミスで本来はその年に発生する予定であった請求書の計上が漏れてしまうケースもあります。意図的に起きたトラブルであっても、売上がずれる理由があれば、税務調査によって追加で税金が発生する可能性もあるでしょう。

計上漏れが起きないためには、業務のマニュアル化を徹底し、社員に覚えさせる必要があります。さらに、請求書の窓口を一括化することで、社員の手元に書類が残り処理がされないトラブルも減らせます。

不必要に決算期をまたぐ請求書を発生させないための工夫

人為的なミスによって発生する決算期をまたぐ請求書は、事前対策を立てれば防ぐことが可能です。自社で取り入れられるものがないか確認し、経理の手間を少なくしましょう。

ここでは、不必要に決算期をまたぐ請求書を発生させないための工夫を2つ解説します。

• 社員に請求書受領後のルールを徹底させる
• 請求書受領サービスを利用する

①社員に請求書受領後のルールを徹底させる

社員の提出忘れや紛失が原因の決算期をまたぐ請求書は、受領後のルールを徹底しておくことで防ぎやすくなります。忙しい時期に届いた請求書は処理が滞る可能性があるため、社員の手元に届いた段階で経理担当者へのルールを決めておきましょう。

また、請求書受領後のルールは、紙の書類か電子データかで分けておくと安心です。業務フローが明確化していれば、人為的なミスは減らせます。

②請求書受領サービスを利用する

請求書受領サービスを利用すれば、社員の手元で書類が紛失したり、処理が忘れられたりするミスを減らせます。請求書受領サービスによっては請求書の受け取りやデータ化まで代行してくれるものもあるため、経理担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

さらに、請求書受領サービスを会計ソフトと連携しておくことで、帳簿の仕訳をする手間を減らせ、経理担当者の業務軽減が可能です。請求書受領サービスによって特徴はさまざまなため、自社に合ったサービスを選びましょう。

決算期後に請求漏れが発覚した場合、5年間は請求可能

決算期の後に請求漏れが発覚した場合でも、支払期限から5年間は請求が可能です。翌年に支払われれば、その年の売上として計上できます。

請求漏れが起きたときは、自社のミスか取引先のミスか明確にしてから行動しましょう。自社のミスであれば、まずは先方に謝罪して支払いをお願いしましょう。万が一取引先のミスであっても、なるべく丁寧な言い方で確認することで、トラブルを防げます。

また、支払いをお願いしても拒否される場合は、法的措置も選択肢に入れておきましょう。内容証明や支払督促を利用すれば、取引先が支払ってくれる確率が高まります。さらに、内容証明や支払督促をおこなうことで、請求書の時効日を延ばしたり、更新したりもできます。

まとめ｜決算期をまたぐ請求書が発生しないよう業務を見直そう

本記事では、決算期をまたぐ請求書が発生するケースと処理するときの注意点を解説しました。

決算期をまたぐ請求書は、サービスの関係で避けられないものと、人為的なミスが原因のものにわかれます。人為的なミスで決算期をまたいだ請求書が期末決算後に発覚した場合、修正申告が必要となり業務の手間が増えてしまいます。

不必要に決算期をまたぐ請求書を発生させないために、普段から社員へ請求書受領後のルールを徹底し、ミスが起きにくいシステムを作りましょう。請求書受領サービスのような外部で仕組み化できる方法もあるため、あわせて検討してください。