英語の請求書テンプレート｜そのまま使える記入例と項目の和英対訳

英語の請求書をテンプレートから作るとき、日本語の請求書をそのまま英訳すればよいわけではありません。項目名の対訳だけでなく、海外送金に必要な情報を入れておかないと、そもそも着金しないという事態が起こります。

とくに抜けやすいのがSWIFTコードです。これがないと送金元の銀行が振込先を特定できず、取引先から問い合わせが来ることになります。

この記事では、コピーしてそのまま使える英文請求書の記入例と、項目の和英対訳を掲載します。あわせて、送付・催促・入金確認の英文メール例文も紹介します。

結論｜英語の請求書に登録番号は不要。海外取引はインボイス制度の対象外

作成にとりかかる前に、押さえておきたい点が3つあります。

海外の買い手は日本の仕入税額控除を行わないため、適格請求書（インボイス）を交付する義務は原則としてありません。実務では従来どおりの商業インボイスで対応します。

なお、ここで扱うのは商取引の請求書です。通関手続きで使うコマーシャル・インボイスやシッピング・インボイスとは用途が異なります。

無料の英語の請求書テンプレート｜そのままコピーして使える記入例

以下のテンプレートをコピーして、社名や金額を差し替えてお使いください。無料で、そのままExcelやWordに貼り付けられます。記入例は米ドル建てのWeb制作サービスを想定しています。

ヘッダー

発行者と請求先

明細

支払条件

振込先

備考

日本語の請求書テンプレートが必要な場合は、以下の無料テンプレートも利用できます。

英語の請求書に必要な項目と和英対訳

項目名の対訳をまとめます。表記に迷ったときはこの表を参照してください。

ヘッダー｜INVOICE・請求書番号・発行日

タイトルには「INVOICE」を使い、他の文字より大きく太字にして目立たせます。

「BILL」も請求書の意味を持ちますが、飲食店やオンラインショッピングなど、その場で会計する場面で使われることが多い語です。「CHECK」は米国の飲食店での勘定書を指す語で、商取引の請求書には使いません。ビジネス文書では「INVOICE」を使ってください。

発行者と請求先｜From・Bill To

住所は日本語と逆の順序で書きます。番地から始めて、市区町村、都道府県、郵便番号、最後にJapanという並びです。

社名の法人格は、株式会社であれば「Co., Ltd.」または「Inc.」が一般的です。自社が英文でどの表記を使っているかは、定款や英文の会社案内で確認してください。取引先の社名は、先方のWebサイトや契約書の表記をそのまま使うと確実です。

明細と金額｜Description・Qty・Amount

Subtotalは小計、Totalが合計請求額です。この2つを取り違えると金額の認識がずれるため注意してください。

通貨は必ず明示します。金額の前に記号を置くか、通貨コードを併記する形です。「$100.00」または「USD 100.00」と書き、「100.00$」とは書きません。

支払条件と支払期限｜Payment Terms・Due Date

支払条件には「Net 30」のような表記を使います。これは請求書発行日から30日以内に支払うという意味です。Net 15、Net 60なども同様です。

期日を明示したい場合は、Due Dateに具体的な日付を書いてください。両方書いておくのが最も誤解が少ない形です。

振込先｜Bank Details

海外送金で着金しないのは、ここが抜けているから

国内の振込と同じ感覚で銀行名・支店名・口座番号・口座名義だけを書くと、海外からは送金できません。次の項目を確認してください。

もう1つ、請求額と着金額がずれる原因になるのが送金手数料の負担区分です。英文請求書では次の3つの表記が使われます。

何も指定しないとSHAで処理されることが多く、数千円単位で着金額が少なくなる場合があります。満額を受け取りたい場合は、請求書に「Bank Charges: OUR」と明記したうえで、事前に取引先の合意を得ておいてください。

日付の書き方で誤解が起きる

日付の順序は国によって異なります。数字だけで書くと、月と日が入れ替わって解釈されることがあります。

支払期日でこの取り違えが起きると、入金が数か月ずれることになります。

確実なのは、月を英字で書く方法です。この形なら国による解釈の違いが生じません。

略記する場合は「Sep. 1, 2026」のようにピリオドを付けます。発行日と支払期日は同じ形式で統一してください。

インボイス制度との関係｜登録番号が必要になるケースもある

海外向けの請求書に登録番号は不要と書きましたが、これは輸出免税の取引に限った話です。相手が海外企業でも、国内取引に該当すれば適格請求書の交付義務が生じます。

間違えやすいのが最後の間接輸出です。最終的に商品が海外へ出るとしても、自社から国内の商社への販売は国内取引なので、商社に対しては適格請求書を交付する必要があります。

また、輸出免税を適用するには、輸出許可書や契約書など、正規の輸出であることを証明する書類の保存が必要です。自動的に免税になるわけではない点に注意してください。

請求書を送るときの英文メール例

請求書の送付、支払いの催促、入金確認の3パターンを用意しました。〇〇の部分を差し替えてお使いください。

請求書を送付するとき

支払いを催促するとき

催促のメールでは「friendly reminder」という表現を使うと、角が立ちにくくなります。行き違いの可能性に触れておくのも定型です。

入金を確認したとき

よくある質問

英語の請求書に押印は必要ですか？

不要です。そもそも押印の慣習は日本特有のもので、英文の請求書では署名も必須ではありません。日本国内の請求書についても、押印は法律上の義務ではありません。

消費税はどう記載すればよいですか？

海外の事業者への輸出であれば輸出免税となるため、消費税は課しません。Tax欄を設ける場合は0と記載するか、欄自体を省略します。国内取引に該当する場合は、税率ごとに区分した金額と消費税額の記載が必要です。

IBANを求められましたが、日本の銀行にはありません

日本はIBANを採用していないため、「Japan does not use IBAN. Please use the SWIFT code and account number below.」と伝えます。SWIFTコードと口座番号を案内してください。

請求書は英語と日本語のどちらで保存すればよいですか？

英文の請求書をそのまま保存して問題ありません。保存期間は日本の法令に従い、法人であれば原則7年間です。

BILLとINVOICEの違いは何ですか？

事業者間の商取引ではINVOICEを使ってください。BILLは飲食店やオンラインショッピングなど、その場で会計する場面で使われる語です。

英語の請求書はExcelとWordのどちらで作成すればよいですか？

どちらでも構いません。金額の計算式を入れたい場合はExcel、レイアウトを固定したい場合はWordが向いています。取引先に送るときは、レイアウト崩れを防ぐためPDFに変換してから添付してください。

金額の表記で気をつけることはありますか？

通貨記号やコードは金額の前に置きます。「$100.00」または「USD 100.00」のように記載します。また、請求する通貨そのものを明記して、JPY・USD・EURなどの認識違いが起きないようにしてください。

まとめ

英語の請求書で最も気をつけたいのは、海外送金に必要な情報が揃っているかどうかです。銀行名・支店名・口座番号・口座名義だけでは不十分な場合があり、SWIFTコード、銀行の住所、受取人の住所なども確認しておく必要があります。

送金手数料の負担区分も、指定がなければSHAで処理されることが多く、着金額が請求額より少なくなる場合があります。満額を受け取りたい場合は事前に取り決めておきましょう。

日付は月を英語で書けば、国による解釈の違いを避けられます。支払期日の取り違えは実害が大きいため、Payment TermsとDue Dateの両方を書いておくと安心です。

海外の事業者への輸出であれば、適格請求書の交付義務はなく、登録番号の記載も不要です。ただし間接輸出や国内取引に該当するケースでは必要になるため、取引の内外判定は確認しておいてください。

あわせて読みたい