【テンプレート】フリーランスが交通費を請求書に記載するときの書き方を解説
更新日：2025.03.03
ー 目次 ー
フリーランスは取引先の許可があれば、交通費を請求書に含めることが可能です。ただし、請求書を作成する前に「交通費が請求できるのか」や「領収書を用意してあるか」などの確認するべき事項があります。
このような確認をしていないと、交通費が支払われないといったトラブルになりかねないため、交通費についての注意点を踏まえたうえで、請求書を作成すると良いでしょう。
本記事では、フリーランスが交通費を請求書に記載する際の書き方を解説します。
フリーランスが交通費を請求書に書くシーンとは？
フリーランスが請求書に交通費を記載するシーンを理解しておくことで、自身が移動にかかった費用が交通費としてあてはまるのかが判断しやすくなります。交通費を請求するか悩んだ場合は、業界や業種などの事業実態にも注意しながら、自身にあてはまるかどうかを判断しましょう。
ここでは、フリーランスが交通費を請求書に書くシーンを解説します。
①取引先の指示で出勤が求められた場合
フリーランスとして業務委託で働いている場合でも、取引先の指示で出勤が求められた際は交通費の請求が可能です。基本的に業種は問わず、契約によっては会社へ出勤して業務を求められる可能性があります。
毎日出勤して業務にあたる際は、出勤日数分の交通費や定期代を請求できます。
②取引先と会議をするために遠出する場合
取引先と直接会議をするために遠方へ出向く場合は、事前に相談しておくことで交通費の請求が可能です。
近年は、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議が主流なものの、取引先に求められれば出張して会議に参加する可能性があります。出張での交通費を請求する際は、何駅から何駅への移動なのかを明記しましょう。
フリーランスの請求書で、公共交通機関の利用やガソリン代などが認められる範囲
フリーランスが請求書に記載できる交通費の範囲は、一般的に下記があてはまります。
- 電車賃
- バス代
- タクシー代
- ガソリン代
- 高速道路の料金
- 駐車場代
ただし、公共交通機関やタクシー以外の費用については取引先によっては交通費とみなされないケースもあります。交通費が支払われないことを避けるために、取引先へ事前に相談することが大切です。
フリーランスが交通費を請求書に書く前の準備
準備をせずに取引先へ請求書を提出することで、請求書の修正が依頼されたり、交通費が支払われない可能性があります。請求書に交通費を記載する際は、取引先への相談や領収書の用意などの準備が必要です。
ここでは、フリーランスが交通費を請求書に書く前に必要な準備を解説します。
- 取引先と交通費の請求について相談を済ませておく
- 提出する領収書を用意しておく
- 宿泊がともなう場合も取引先に相談が必要
①取引先と交通費の請求について相談を済ませておく
取引先に交通費を請求する際は、事前に請求内容に交通費を含んで良いのかを確認しましょう。
そもそも、フリーランスへ交通費が支払われるかどうかは、企業によって異なります。取引先がフリーランスに交通費を支払うつもりがなければ、請求書に記載しても支払われません。
また、交通費の支払いが可能であっても、移動手段が限定されている可能性もあるため、事前に確認しておくと安心でしょう。
②提出する領収書を用意しておく
取引先から交通費の支給が許可された場合は、費用が発生した証明として提出する領収書を用意しておきましょう。領収書として扱えるものは、タクシー代のレシートや券売機で購入した際に発行する領収書などが該当します。
なお、交通系ICカードを使用する場合は、プライベートの移動との判断が難しいため、仕事用に別でカードを用意しておくことでわかりやすくなります。
③宿泊がともなう場合も取引先に相談が必要
遠方での会議は当日に帰宅することが難しく、ホテルに宿泊する可能性があります。宿泊をともなう出張の場合は、宿泊費が請求できるかどうかも、交通費とあわせて取引先に確認しましょう。
許可を取らずに請求書に宿泊代を記載した際は、支払われない可能性があります。宿泊後に支払われないとわかれば、大きな出費になるため注意が必要です。
【インボイス制度対応】交通費を含めた請求書の書き方
交通費の請求書を作成する際は、事前に書き方を確認しておくことで、請求時のミスが防げます。必要になったときにすぐ請求書が作成できるよう、事前にテンプレートを用意しておくと安心です。
ここでは、インボイス制度に対応した交通費を含めた請求書のテンプレートを紹介します。
|
請求書 取引先企業名 自社の企業名 ご請求金額 ¥〇,〇〇〇-（税込）
※印は軽減税率の対象 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
交通費を含めた請求書の書き方が詳しく知りたい人は、下記の記事でも解説しているため、ぜひ参考にしてください。
関連記事：交通費を含めた請求書の書き方｜消費税の扱いと経理処理のポイント
フリーランスが交通費を請求書に記載するときの注意点とは？
フリーランスが請求書に交通費を記載する際は、消費税の計算方法や打ち合わせの場所などの注意点があります。理解しない状況で請求書を作成した場合、交通費が支払われず、実費で支払う必要があるかもしれません。
ここでは、フリーランスが交通費を請求書に記載する際の注意点を解説します。
- 近隣の打ち合わせでは交通費を請求できない可能性がある
- 消費税は取引先に求めない
- 立替払いした交通費は源泉徴収の対象になる
- 請求書には交通費の内訳を明確に記載が必要
①近隣の打ち合わせでは交通費を請求できない可能性がある
近隣で打ち合わせを実施する際は、交通費の請求はおこなわないケースがあります。この「近隣」の基準は企業ごとに異なるため、あらかじめ取引先に交通費を請求できるか確認しましょう。
請求できる場合には移動手段や移動箇所、料金などをメモしておくことが大切です。
②消費税は取引先に求めない
取引先に請求書を発行する際は、交通費に外税で消費税を加算しないように注意しましょう。
電車やバス、ガソリン代、高速代などの移動費には消費税が内税で含まれています。取引先への請求書に消費税を含めると、二重で計上することになり、税金に関するミスにつながるため注意しましょう。
③立替払いした交通費は源泉徴収の対象になる
フリーランスが交通費を立て替えた場合、支払われた費用は源泉徴収の対象になります。「旅費」「車代」「交通費」などの名目で支払われても、源泉徴収の対象になることは変わりません。
なお、取引先が公共交通機関へ直接交通費を支払った場合は、源泉徴収の対象にならないため注意しましょう。
④請求書には交通費の内訳を明確に記載が必要
請求書に交通費を記載する場合は、「理由」「金額」「何駅から何駅への移動」などを明記しましょう。自家用車を使用した際は、ガソリンの単価と移動距離を記載します。
内容が詳細に記載されていないと、取引先が必要な交通費であったのかが判断できなくなり、支払われない可能性があります。
まとめ｜フリーランスが交通費を請求書に書くときは取引先へ相談しよう
本記事では、フリーランスが交通費を請求書に記載する際の書き方を解説しました。
一般的に、フリーランスが交通費を請求する際は、取引先の許可があれば問題ありません。記載時は、請求書に交通費の内訳を明記することで、取引先が必要な経費なのか判断しやすくなります。
フリーランスが請求書に交通費を記載する際は、注意点もあるため、本記事を参考に書類を作成しましょう。
