電子インボイスとは？経理業務に与える6つの影響をやさしく解説

電子インボイスとは、適格請求書（インボイス）をメールなどの電子データで発行することを指します。 2023年10月1日から導入された「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」に対応したもので、 デジタル化された請求書のやり取りが可能になります。

電子インボイスの導入により、請求や支払い、消込といった業務プロセスの自動化が進むほか、 経理部門のテレワーク対応も現実的となります。 業務効率化と法令対応の両立を図るうえで、企業にとって重要な制度です。

本記事では、電子インボイスの基本的な仕組みや特徴、導入による影響についてわかりやすく解説します。

電子インボイスとは電子化した適格請求書のこと

電子インボイスとは、2023年10月1日より導入予定の「適格請求書等保存方式」（以下、インボイス制度）に対応した適格請求書（インボイス）の電子データを指します。

そもそもインボイス制度とは？

インボイス制度とは、正しい消費税率（8％または10％）を把握し、適切な仕入税額控除を適切に行うために導入されました。 【売り手】 ● 買い手から適格請求書を求められたら、発行しなくてはいけない ● 発行した適格請求書は控えを保存する ● 適格請求書を発行するためには、登録申請が必要 【買い手】 ● 仕入税額控除を受けるためには、適格請求書の保存が必要 ● 適格請求書でない請求書では、仕入税額控除が受けられない 上記のように、売り手・買い手、どちらにも影響のある制度です。

適格請求書に必要な記載事項

請求書が適格請求書と認められるためには、下記の条件を満たしている必要があります。 1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称、登録番号 2. 取引年月日 3. 取引内容 4. 税率ごとに区分された対価の額と適用税率 5. 税率ごとに区分した消費税額等 6. 書類を受け取る事業者の氏名または名称 1の登録番号は、税務署に登録申請をした「適格請求書発行事業者」しか発行できません。

適格請求書は電子データでの交付も可能

以上のように、適格請求書と認められるためには、登録番号や取引年月日の明記など、さまざまな要件があります。 これらの要件をクリアしていれば、売り手は、書面だけでなく、下記のような電磁的記録で適格請求書を発行することも認められています。 ● 記録用媒による提供（磁気ディスクやフラッシュメモリ、など。） ● インターネット上のサイトを通じた提供 ● 電子メールでの送信 ● EDI（インターネットを用いて受発注の連絡ができる「電子的データ交換」） 上記に該当するものが"電子インボイス"です。

電子インボイスは電子帳簿保存法に準じて保存しなければいけない

電子媒体による提供も可能な適格請求書ですが、保存する際は、「電子帳簿保存法に準じた方法」で行います。 買い手は仕入税額控除を受ける要件として、適格請求書の保存が必要です。電子インボイスを導入するためには、合わせて電子帳簿保存法も理解しなければいけません。 また、売り手も電子帳簿保存法に準拠した方法で、準拠する必要があります。

電子インボイスの標準規格

以上のように、適格請求書は電子的方法でのやり取りも可能です。そのため、将来的には送付コストの削減や、ペーパーレス化が進み業務の効率化にもつながる仕組みです。 しかし、現在の各企業では、請求書の様式も違えば、経理ソフトなど、導入しているシステムも異なります。さらに、EDIが使えるとしても、取引先にも同じものを導入してもらわなくてはいけません。そうなれば、さらに管理するシステムが増え、煩雑化する一方です。

国際標準規格「Peppol」

そこで、電子インボイスの経理業務を標準化させるため、企業への導入が進められているのが、国際標準規格「Peppol」（ペポル）の日本語版です。 Peppolとは、世界各国で導入が進んでいるネットワークの標準仕様で、ベルギーの国際的非営利組織「Open Peppol」が管理を行っています。 別のシステムを使っている会社同士でも、Peppolを介すれば、標準化された電子インボイスが使えるようになります。 さらに、今後、Peppolなどの活用により、請求から支払い、入金消込などの経理業務全体のデジタル化を推し進めるとされています。 なお、日本標準仕様のPeppolは、インボイス制度が本格的に始動する前の2022年秋頃、各企業が利用できるように調整が進んでいます。

電子インボイスが経理業務にもたらす6つの影響

電子インボイスはまだ運用前の制度ではあるものの、今後の普及により、経理業務にどのような影響がもたらされるのか解説します。

1. 請求書の支払い申請処理が不要に

現在は、請求書が紙や電子データなど、様式も規格もバラバラの状態で送付されています。 しかし、今後、日本全国で標準規格に統一されれば、異なる経理システムを使っていても、自動で支払いデータの取り込みが可能となります。 紙や電子データの支払い情報を自社のシステムに入力しておけば、支払い申請をする必要がなくなります。

2. 入金消込などの経理業務が自動化

標準化された電子データを直接システムに取り込めるため、仕分け業務や入金消込業務など、多くの経理業務を自動化できます。 また、電子インボイスは、適格請求書発行事業者のみ交付できるため、仕入税額控除の対象か否かを手作業で確認する必要もありません。

3. 適格請求書の保管業務に縛られない

適格請求書は適切な方法での保管や管理が求められていますが、紙ベースでは、保管場所も必要になり、探すのも容易ではありません。 電子化することで、クラウド上で場所を取らずに適切な保管ができます。必要になればすぐに検索し確認も可能です。

4. 請求書の改ざん防止

電子インボイス制度では、「eシール」の導入が検討されています。eシールとは、請求書など、電子文書の発信元組織の真正性を保障する仕組みです。 発信元が保障されることにより、適格事業者の確認作業などの事務負担が軽減されます。ただし、請求内容の正しさを保障するものではないため、中身は別途確認作業が必要です。

5. 経理業務も在宅勤務やテレワークが可能に

請求書の処理や発行など、紙ベースの業務が多く、さらに"はんこ文化"も根強い経理業務は、多様な働き方の実現が困難な部分でもあります。 しかし、電子インボイスが一般的になれば、働く場所に縛られることなく、請求書の発行や処理ができます。セキュリティなど、気を付ける部分はあるものの、テレワークや在宅勤務の導入も夢ではなくなります。

6. 海外との取引処理も円滑化できる

Peppolは世界各国で採用されている標準規格のため、採用している国同士であれば、国内外を問わず、電子インボイスが利用できるようになると期待されています。 ただし、現時点では、はあくまでも日本仕様のPeppolを使うため、電子インボイスで海外との取引が円滑化するのは、もう少し先のことと考えられます。

電子インボイスは、バックヤード業務の効率化につながる可能性が高い仕組み

インボイスとは、適格請求書等保存方式」（インボイス制度）に対応した適格請求書（インボイス）の電子データのことです。 適格請求書を電子化した「電子インボイス」の導入は、将来的にバックヤード業務全体の効率化につながると考えられています。 しかし、2023年10月1日のインボイス制度導入時には多くの混乱も予想されます。 インボイス制度だけでなく、電子帳簿保存法など、関連事項も理解しスムーズに進められるように準備しましょう。