請求書電子化のメリットと注意すべき3つのポイント

請求書電子化のメリットは業務効率化とコスト削減

2005年e-文書法の施行、2015年の上限額撤廃・電子署名不要、2016年にはスマートフォンで撮影した領収書の電子保存が可能になるなど、電子帳簿保存法は1998年の制定以降、段階的に改正され、効率的な実務運用がしやすくなりました。また、ツールやシステムが次々に開発され、請求書を電子化する動きが強まっています。

請求書電子化を導入することで企業が得られるメリットとしては、次の2つが挙げられます。

1. コスト削減

紙による請求書発行業務のかかる主なコストは、印紙代・郵送費（切手代）・人件費です。このうち、コストの大部分を占めるのが取引先への郵送費です。
請求書を電子化することで、用紙代や印刷代がかからなくなるだけでなく、郵送にかかるコストを削減できます。また、請求書の封入作業などにかかる人件費の削減にもなります。

請求書の発行枚数が多い企業が電子化率を上げれば、人件費を含め大幅なコスト削減が可能です。

2. 業務の効率化

請求書を電子化すれば、印刷・封入・投函、送付した請求書控えの保管業務など、郵送にかかる業務が不要になるため、業務プロセスの効率化につながります。また、これまでは手間がかかった請求書の修正・再発行も、パソコン上で簡単に対応できます。

請求書電子化の際の注意点3つ

請求書電子化には請求書を電子化する際は、次の3つのポイントに注意しましょう。

1. 取引先に紙の請求書を求められる場合もある

取引先のなかには、電子請求書システムに消極的な企業も一定数存在します。
取引先の業務規程やパソコン環境によっては、「電子ではなく紙で郵送してほしい」といわれることもあるため、請求書発行を100%電子化することは難しいでしょう。
すべての請求書を電子化することを目指すのではなく、取引先の7割から8割程度の請求書発行を電子化し、残りは紙による郵送で対応するのが現実的です。
請求書の7割以上を電子化できれば、業務負担やコスト面の大幅削減が可能です。

2. 情報漏えい対策を整える

Web請求システムや電子請求書のメール添付などで電子データを扱う以上、セキュリティ面は大きな課題のひとつです。請求書を電子化し、オンラインで扱う場合は、情報漏えい対策を事前に整えておく必要があります。

Web請求システムを利用する場合は、セキュリティレベルの高いデータセンターに保管されるシステムを選択し、万が一のサイバー攻撃に備えておきましょう。また、電子請求書をメールやビジネスチャットでやりとりする場合は、SSL（通信データの暗号化）を利用し、データの盗聴、改ざんなどのリスクを防ぎます。

情報漏えいは企業の外部だけでなく、内部から発生するケースもあります。電子化した請求書を情報漏えいから守るためには、スタッフ一人ひとりに個別のIDとパスワードを発行し、データのアクセス権限を設定したり、利用履歴のチェックなどを行ったりする必要があります。

3. データのバックアップは必ず作成しておく

電子請求書データを作成したら、万が一のことを考慮し、必ずバックアップをとっておきましょう。
Web請求書システムへの不正アクセスによって、データを盗まれたり改ざんされたりする可能性や、データセンターの不具合などで、データが全て消えてしまうケースも考えられます。
そういったケースに備えるためにも、セキュリティ対策やバックアップの作成を怠らないようにしましょう。

注意点を理解した上で対策を行う

請求書導入の注意点として、紙の請求書郵送を求める取引先への対応や情報漏えい対策、電子データのバックアップを必ず作成する事があげられます。
しかし、その対策を行いさえすれば請求書の用紙や印刷、郵送、人件費にかかるコストの削減と、業務効率化というメリットがあるため取り組んではいかがでしょうか。