請求書のファイル名の付け方｜"請求書_発行日_請求書番号_顧客名.pdf"が正解。

請求書のファイル名、きちんと管理できていますか？ 電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、業務効率化も実現できるファイル名の付け方を知っていますか？

この記事では、経理担当者必見の請求書ファイル名の最適な命名規則を解説します。

結論、「請求書_発行日_請求書番号_顧客名.pdf」が正解です。

この記事を読むことで、以下のことが理解できます。

• なぜ請求書ファイル名を規則的に付ける必要があるのか
• 最適な請求書ファイル名の構成要素
• ファイル名の命名規則で注意すべきポイント
• ファイル名の命名規則を管理する方法

請求書の電子化が進む今、適切なファイル管理はコンプライアンス遵守と業務効率化に不可欠です。この記事を参考に、請求書ファイル名の管理方法を見直してみませんか？

独立したての個人事業主や起業家は、ぜひ最後までご覧ください。

請求書ファイル名を規則的に付ける必要性がある

請求書データのファイル名を規則的につけなければならないのには理由があります。ここからは、電子帳簿保存法の観点と、業務効率化の観点で理由をお話しします。

▼請求書ファイル名を規則的に付ける理由

• 1. 電子帳簿保存法の検索性の要件を満たすため
• 2. 業務効率化のため

1. 電子帳簿保存法の検索性の要件を満たすため

2022年1月、電子帳簿保存法は大規模な改正が行われ、電子取引したデータは電子データのまま保存することが義務付けられました。

電子帳簿保存法では、電子データとして保存する請求書について「検索性」の確保が義務付けられています。これは、必要な時に迅速かつ正確に請求書を見つけられるようにするための要件です。

・取引年月日、その他の日付を検索条件として設定できること
・ 日付に係る記録項目は、その範囲を指定して条件を設定することができること

引用元）適格請求書等の写しの保存｜国税庁

ファイル名が規則的でないと、必要な請求書を探すのに時間がかかり、業務効率が低下するだけでなく、税務調査の際にスムーズに対応できない可能性もあります。

「日付」「金額」「取引先」で検索ができるよう、ファイル名を規則的に付けるようにしましょう。

2. 業務効率化のため

2点目は業務効率化の観点です。特に取引先の多い企業の場合、請求書の数が膨大になる可能性があります。

ファイル名を規則的に付けておき、いつでも検索できるようにしておくことで経理業務を楽にこなせるようにしておきましょう。

請求書につけるファイル名は「請求書_発行日_請求書番号_顧客名.pdf」

請求書につけるファイル名は、検索性を高めるために「請求書_発行日_請求書番号_顧客名.pdf」の形式で保存することをおすすめします。

ここからは、それぞれの項目について確認していきましょう。

▼請求書につけるファイル命名規則

• 1.請求書であることを示す「請求書」という文言
• 2.発行日（例：20240719）
• 3.顧客名または会社名（省略形ではなく正式名称）
• 4.拡張子（.pdfなど）

1.請求書であることを示す「請求書」という文言

まずは、請求書であることが一目でわかるように冒頭に「請求書」というワードを付けることがポイントです。

先方に送付する際にも、親切な対応となるため必ず付けておくようにしましょう。

2.発行日（例：20240719）

次に、発行日を記載します。税務調査などが入った際に、いつ発行されたものなのかタイミングがわかる必要があります。

検索性の要件でも定められていますので、必ず発行日を記載するようにしましょう。

3.顧客名または会社名（省略形ではなく正式名称）

次に、顧客名や会社名を記載します。

どの顧客と取引した請求書なのかが不明瞭だと、トラブルなどが起こった時にすぐに検索することができなくなってしまいます。

必ず顧客名や会社名を記載し、すぐに検索できるようにしておきましょう。

4.拡張子（.pdfなど）

最後に、拡張子を記載します。

請求書は、改ざんできないように基本的に編集ができない形でやり取りすることが義務付けられています。

PDFなどの形式で保存し、拡張子も付けておくと丁寧です。

請求書のファイル名の命名規則で気をつけるべきポイント

請求書のデータは、規則的にファイル名を定めることが重要です。ここからは、請求書のファイル名の命名規則で気をつけるべきポイントをご紹介します。

▼請求書のファイル名の命名規則で気をつけるべきポイント

• 1. 発行日や請求書番号は、半角数字で統一する（例：20240719_001）
• 2. 顧客名に含まれる記号は削除するか、半角スペースに置き換える
• 3. 顧客名が長い場合は、適切に省略する

それでは、それぞれのポイントについて見ていきましょう。

1. 発行日や請求書番号は、半角数字で統一する（例：20240719_001）

まずは、発行日や請求書番号を半角数字で統一することです。

半角数字にしないと、相手のPC環境によっては互換性がなく文字化けをしてしまったり、表示されなくなってしまう可能性があります。

正しく表示されるよう、半角数字で記載しましょう。

2. 顧客名に含まれる記号は削除するか、半角スペースに置き換える

次に、記号を削除することです。

これも半角数字同様、相手のPC環境によっては文字化けをしてしまう可能性があるためです。

記号は避け、半角スペースに置き換えるようにしましょう。

3. 顧客名が長い場合は、適切に省略する

最後に、顧客名が長い場合は適切に省略することです。ファイル名が長くなりすぎてしまうと、表示名が多くなってしまい管理しにくくなります。

わかりやすいように省略して表記することをおすすめします。

請求書のファイル名の命名規則を管理する方法

複数人で運営している組織の場合、全員で請求書のファイル名の命名規則を管理する必要があります。

ここからは、複数人で請求書のファイル名の命名規則を管理する方法をご紹介します。

社内でファイル名のルールを統一

まずは、社内でファイル名のルールを統一しましょう。

社内でマニュアルなどを作成し、全員が共通認識を持って請求書のファイル名を付けることができる状態にしておくことが重要です。

また、全員が参加するMTGなどで知らせることも忘れずに行いましょう。

請求書管理システムを利用する

次に、請求書管理システムを利用することです。請求書のデータをシステム内に保管しておくことで、自動で整理整頓することができます。

請求書管理システムの導入も視野に入れてみることをおすすめします。

まとめ｜結論、「請求書_発行日_請求書番号_顧客名.pdf」が正解

今回の記事では、請求書のファイル名の付け方についてご紹介しました。

冒頭でも述べた通り、2022年1月から電子帳簿保存法が改正され、電子データでの保管が義務化されました。

電子帳簿保存法には「検索性」の確保が義務づけられており、ファイル名を規則的に付けることが重要です。

個人事業主や独立したての起業家の方は、ぜひ今回の記事を参考に請求書を管理してみてください。