【運輸業】月間400枚届く請求書を1枚にまとめ、業務フローの整理と請求書処理にかかわる業務時間を大幅に削減

小田急バス株式会社 様

導入前の課題・背景

停留所にかかわる請求書が月325枚。請求処理業務の煩雑さに苦慮

小田急バス株式会社様では、本社（総務部）と自動車事業、不動産事業を担う営業部門が主に請求書を受領し、財務企画部が支払業務を担っている。「通信費関連の請求書（121回線分、14枚/月）は本社に、水道光熱費などの公共料金は営業所や事業所、案内所、賃貸不動産などの拠点別に発行、主に紙ベースで送付されてきます。特にバスの停留所にかかわる電気代の請求書は、1カ月あたり325枚にも及び、毎月400枚近くの請求書を処理します」と語るのは、今回お話をうかがった財務企画部 課長の木村様である。

「サービス向上への取り組みとして導入した、「バスロケーションシステム（GPSや無線通信を用いてバスの位置情報を収集し、停留所の表示盤や携帯電話、スマートフォンなどを通じて利用者に伝えるサービス）」により、電気代の請求書が増加しました。 請求書はまず管轄する部署で取りまとめ、各部門で必要なデータを抽出した後、本社・総務部を経由して支出を管理する財務企画部門に回ってくる。「財務企画部では各種伝票の起票および基幹システムへの入力、支払業務を行っています。ほとんどは自動引き落としですが、一部は納付書での現金払いもあります。業務量は、決して少なくありません」（木村様）。

しかも、請求処理業務はそれぞれの部署で従前のやり方が「慣例」として引き継がれてきた。さらに、人の異動や入れ替えがあると、その時の担当者の判断で部署内の作業フローが変わることもあった。そのため、全社的な業務フローや管理方法が統一しきれていないことも問題だった。

導入のきっかけと決め手

きっかけはインボイス制度導入。「このままでは立ち行かない！」　

「インボイス制度の導入が目前に迫り、このままではいけないと強く思いました。登録番号の確認や適格請求書の要件確認、税率ごとの区分や記帳、請求書の整理保管など、新たな作業工数が増えることは明確でした。また、毎月400件近い公共料金の請求書を、営業や総務を経由して我々の部署に速やかに集約できるかも疑問でした」（木村様）。そこで、一括請求サービスを提供する株式会社インボイスに、相談が寄せられたのである。株式会社インボイスからは、請求書のおまとめと一括請求で、業務プロセスの見直しとコスト削減を提案した。

具体的には、支払業務の簡素化や部門仕分けの自動化、通信契約の見直し、インボイス制度への対応、明細フォーマットの一元化が実現できることを説明した。また、独自のシミュレーションにより、請求書の処理にかかる時間を年間で約768時間削減すること、これに伴う人的コストの大幅な削減効果と人的リソース再配置の可能性を提示した。

統一フォーマットによる一元管理とデータの見える化が決め手に

木村様は、「請求書の処理業務全体のフローが整理され、本社も拠点も作業量が激減すること、インボイス制度対応に効果があることは、もちろん期待していました。それ以上に、明細フォーマットが統一化され、すべてのデータが一元管理できることに大きな魅力を感じました」と語る。というのも、財務企画部には経営指標に資するデータ（数字）が各部署から集まってくるにもかかわらず、従来のやり方ではシステムにデータを入力するのが精一杯で、全体を俯瞰してみる余裕がなかったからだ。「Gi通信」と「OneVoice公共」を使えば、管理画面（ポータルサイト）で通信や光熱費の使用量を拠点別に把握できるようになる。「請求データの一元化と明細書のデータ活用による管理を実現できることが、大きな導入メリットになり得ると感じました」と、サービス導入の決め手を語ってくれた。

導入後の効果

業務工数と現場の作業負荷が激減。現場のコスト管理意識の醸成と改善にも期待

同社では、2023年8月より「Gi通信」を、同年12月より「OneVoice公共」を導入した。もともと本社に集約されていた通信費の請求書は、「Gi通信」の導入で仕分け作業の工数が大幅に減り、担当者の業務負荷が軽減された。「従来は、各通信会社のサイトにアクセスして必要なデータをダウンロード、それを部署別の集計表（Excel）に転記して仕分けるという手順でしたが、今はポータルサイトから部署別にまとめられたデータを取り出し、そのまま仕分けできるようになりました」（木村様）。

導入間もない「OneVoice公共」については、次のように話してくれた。「各拠点でバラバラに管理していた水道光熱費は、請求書の件数も膨大で管理方法にも問題がありました。請求書から使用量と金額をピックアップして本社の総務部に報告する作業だけでも、各拠点で相当な手間がかかり負担だったはずです。本社の方でも報告や請求書がなかなか集まらずに、やきもきすることも少なくありませんでした。事務作業の軽減はもちろん、営業部門と本社双方のストレス軽減にもつながるはずで、導入後の効果には大いに期待しています」。さらに、「明細一覧で各バス停の電気使用量を比較でき、無駄がないかを精査して改善できると考えています。各部署の管理的視点を促していきたいですね」と、バス会社特有の課題解決にも期待を寄せる。

今後の展望

CO₂排出量の算出用データとしても活用

小田急バスは、サステナブル経営に取り組む小田急グループの一員でもある。特に脱炭素化については、CO₂排出量をグループとして2050年には実質ゼロにする目標を掲げている。木村様は、「現在は総務が、各事業部に指示をして抽出したデータを取りまとめ、定期的にグループ本部に報告をしていますが、今後は報告頻度が高まると聞いています。インボイスのポータルサイト上で使用量が取得できるようになれば、事務作業が楽になりそうです」と話す。

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