【複合サービス事業】会社の経営統合や合併で意図せず煩雑になった経理業務にお悩みの人は必見！一括請求サービスで抜本的な改革を！

青森農業協同組合 様

導入前の課題

｜合併に伴い煩雑になってしまった通信費の請求処理・・・

インボイスの通信費一括請求サービスが採用されたのは今から10年以上前。平成20年にJA4社が合併し、支店ごとに届いていた請求書を、本店で集約して管理することになったタイミングだった。

本店集約後の作業の流れは、以下1～3で、約100通届く請求に対し、それぞれの部門で伝票の作成が行われていた。

1. 各支店から請求書が到着すると、総務部管理課（以下、管理課）で電話番号ごとに部署の費用の振り分けを行い、実績表を作成。
2. その後、請求料金が引き落とされた際に、通帳残高の管理を行っている信用部信用課（以下、信用課）で伝票を作成。
3. その伝票をもとに、総務部管理課で実績表との消込み作業を行い、科目ごとに振替をするための伝票を再度作成。

　当時、多くの伝票の作成に頭を悩ませていた工藤様は、「1つの請求につき
　管理課と信用課で各々伝票を作成していたので、約100通200回の伝票作成を
　行っていました。管理課だけでも、朝から始めて14時から15時くらいまで
　かかっていたので半日がかりでした。信用課の作業時間も含めるとかなり
　時間を取られていたと思います」と当時の状況を思い出しながら語っていた。

インボイスの導入のきっかけや決め手

｜こんなサービスがあったら便利なのに・・・が存在した！

元々こういうサービスがあったら良いのに、という潜在的なニーズがあったと話す工藤様
初めてインボイスの案内を聞いた時、当時の上席と　「これ、すごく便利じゃない？」と盛り上がり導入まではあっという間だったという。

驚くほどスムーズに採用まで至った経緯を工藤様に聞いてみた。
「一言でいうとサービス利用料が想像より安価だったことです。部内の決裁範囲を越えるサービス利用料だとハードルが高くなってしまいますが、インボイスのサービスは決裁範囲内の金額でしたので、びっくりするくらいスムーズに導入することが出来ました」

また、これまで通信料金の一括請求サービス< Gi通信 >を長らく利用頂き、費用対効果の高さにご満足頂けたこともあり、今回新たに【公共料金】の一括請求サービス< OneVoice公共 >も採用頂いた。

今回の公共料金についても採用の決め手を聞いてみたところ、
「電気やガスの請求書は現在、明細をデータで取得し一括で確認できる状況になっていますが水道料金だけは紙で届いており、引き落としもバラバラになっていました。
通信費の処理については作業時間が圧倒的に短くなったので、同様に公共料金のサービスもイメージしやすく、水道料金も追加でお願いさせて頂きました」とのこと。

もちろん他にも多くの請求書があり、通信費と公共料金はその中の一部である。
工藤様いわく、全体の請求書の3分の1くらいを占めるとの事。

他の請求について処理の苦労や、請求とりまとめの検討有無を伺うと、他の請求はそれほど困っていない様である。

残りの請求書は個々に見れば数は少なく、同種類で件数が多い通信費や公共料金の方が大きな負荷がかかっていたとの事だった。

導入後の効果・感想

｜今まで半日かかっていた作業が数分で終わる様になった！

導入して一番効果があった事を伺うと、「実績表の作成と消込作業」「支払伝票の作成」の業務が大幅に軽減されたとのこと。

導入前は、管理課で部署ごとに振り分けし作成していた実績表が、インボイスの請求明細では、電話番号ごとに部署集計が行われた状態で、専用のポータルサイト【 Gi Portal 】からダウンロードが可能となり作成が不要となったためだ。

料金の引き落としが1回になったので信用課、管理課共に伝票作成も1枚（計2枚）になり、半日近くかかっていた作業が数分で終わるようになり、大幅な業務時間削減につながっているとのこと。

「実績表の作成や消込作業、入力ミスが起きない様に細心の注意を払いながら行っていたので、気持ちにも余裕ができ合間時間の活用なども行えるようになったのは大きい。」（工藤様）
基本的には、ダウンロードした明細データを基に信用課から回ってきた伝票と金額を確認する作業のみになった為、手作業を脱却し、ミスが起きづらい仕組みにできたこともポイントである。

なお、これまで10年以上もインボイスのサービスを継続的に利用して頂いていることについて、理由を伺うと
「インボイスのサービスを辞めてしまうと、また100回近く打ち込みをしなければならなくなってしまいますし、運用フローが崩れてしまうので、辞めようと思ったことは無いですね」とのこと。

最初は事務作業の改善を目的に導入したが、請求明細の確認から支払伝票作成までが簡易的なフローとして仕組化されたことにより、処理担当者が変更になった際の引継ぎがスムーズに行えたことも利点としてあげられた。
「今は処理している担当が変わり、後任の担当者に引き継いでいますが、インボイスさんの一括請求サービスで運用が仕組み化されたおかげで引継ぎなどもスムーズに行え、後任も難なく使っています。誰でも簡単に使えるサービスだと思うので満足しています」　と評価いただいた。

また、お客様専用ポータルサイト【 Gi Portal 】では、「追加したい請求が発生した際も、オンライン上で簡単に依頼することができるので、すごく楽に感じています。」 とご意見を頂いた。

導入効果

｜業務効率化と時間・コスト削減

実際にJA青森様の業務効率化効果について、弊社シミュレーションで換算してみたところ、毎月：968.8分／40,367円（時給2,500円換算）の削減につながっている事がわかる。

（通信費100通、公共料金21通）

 しかしJA青森様の＜　支払い伝票の作成　＞については、管理課の作業時間だけでも朝から初めて14時頃までの
作業時間を要していた為、約240分/月の所要時間がかかっていた。

さらに、信用課と管理課で2回伝票作成を行っており、240分/月×2回の合計480分かかっている為
本項目の181.5分/月の部分を置き換えてみると
JA青森様の場合は、毎月：1264.8分／52,700円の削減に貢献できている計算となった。
年間：632,400円に相当する。

◆請求書枚数を入れるだけで簡単に出来る-業務工数削減シミュレーション◆

業務時間の削減は実際に導入してみないとイメージしづらい部分はあるが、インボイスのサービスページでは上記の様なシミュレーション機能を提供している。

←インボイスＨＰにある『効率化シミュレーション』から一括請求サービス利用時の削減効果の確認が可能。
　※ 概算の削減額となります。
　(実際のお見積もり削減額とは異なる場合がございます)

　https://gi.invoice.ne.jp/

｜電子化したことでペーパーレスにつながった

JA青森様に業務効率以外のメリットを伺ったところ、受領する請求書100枚に対し、支払伝票を200枚作成・印刷していたため、合計300枚相当のペーパーレス化につながった、とのこと。

「ペーパーレス化により、森林伐採や温暖化の抑制、不要な紙の焼却やCO2排出量の削減など、環境保全への取組に貢献できていると感じている」と。通信料金と公共料金の紙の請求書の量は社内でも多いため、業務効率化と合わせてペーパーレスが実現できたことは非常にインパクトが大きかった様である。

また、工藤様からは「最近では原材料が高騰しているので、紙やトナー代などのコスト削減につながっていると思います」と喜んで頂いた。

元々、200枚/月の伝票作成が2枚/月になった為、198枚/月削減、10年換算で、
198枚×12ヵ月×10年＝23,760枚の印刷コストの削減に繋がっていることになる。

なお工藤様は、「このペーパーレス化の成功体験から、同部署内で更に進めていきたい。」と力強くお話しされていた。

関連サービス