【自治体】ゼロカーボンシティ表明の青森県七戸町が「OneVoice公共」と「Gi通信」を導入！業務効率化とペーパーレス化、CO₂排出量把握の簡易化を同時に実現！

青森県七戸町様

2023.03.03

青森県東部に位置する人口約15,000人の七戸町(しちのへまち)。町のほぼ中央に2010年に東北新幹線「七戸十和田」駅が整備され、観光地十和田湖・下北半島をはじめとする県内各所への玄関口となる。2021年には町内の二ツ森貝塚（縄文時代前期前葉～中期末葉/およそ5,500年前から4,000年前の貝塚）が、「北海道・北東北の縄文遺跡群」として世界文化遺産に登録された。また同年ゼロカーボンシティ宣言をし「町全体で2050年までの温室効果ガス排出実質ゼロ（カーボンニュートラル）を目指す」

ー目次ー

ゼロカーボンシティ表明の青森県七戸町が「OneVoice公共」と「Gi通信」を導入！業務効率化とペーパーレス化、CO2排出量把握の簡易化を同時に実現！

導入前の課題

各課の業務負担：各サプライヤーから届く公共料金の請求書受取、伝票作成・会計課への持込
会計課の業務負担：各課から集まった大量の支払伝票と請求書の受取、支払業務
属人化：処理フローが統一されていない

導入効果とサービスへの評価

役場内の横断的な業務効率化/ペーパーレス化：請求書約3,900枚/年の削減、各課から会計課へ起票する支払伝票の削減。年間約630時間/158万円の削減に相当
CO２排出量の算定：使用量から排出量を簡易に算出
職員のペーパーレス化やＤＸ化に向けた意識改革

温室効果ガス排出実質ゼロ（カーボンニュートラル）」への取組とペーパーレス化への取組

温室効果ガス排出実質ゼロへの取り組みについては「七戸町ゼロカーボン推進協議会」を設置し検討を進めています。大きな製造業の集積地等はなく、家庭部門と運輸部門が大きな割合を占めていることや、冬季の暖房に係るエネルギー消費が多いなどの七戸町の地域特性を踏まえ、地球温暖化防止と産業促進など地域課題の解決を念頭に据え、公共施設の省エネルギー化や再生可能エネルギーの導入の方向で検討したいと考えています。また、町内事業所及び一般家庭の省エネルギー機器等購入助成事業などの構築を進め、町の環境・エコ意識の向上にも努めており、2０５０年までに七戸町全体のゼロカーボンを達成するという、具体的なロードマップの作成・検討を進めているところです。（小又町長）

カーボンニュートラルを目指すには、ペーパーレス化も重要な取り組みの一つと考えています。企画調整課が中心となり、例えば、窓口業務などの電子申請システムの構築や町税等のコンビニ・スマホ収納などのＤＸ化を進め行政サービスの向上を図っています。一方、役場内でもペーパーレス化を進めています。ペーパーレス化は単に紙を減らすことのみならず、システムの刷新や業務フローの見直し、従来のやり方に固執しないという職員の意識改革にも繋がります。役場全体では約２０の課と６０の係がありますが、今回導入したOneVoice公共・Gi通信は各課や係横断で取り組むことで、役場全体のＤＸ化へのきっかけになるのではないかと期待しています。（小又町長）

課題と導入のきっかけ

バラバラに届く大量の紙請求書で業務が逼迫。支払い期限に追われる日々

電気料金や通信費等の請求書は総務課で受領し開封・部門仕訳後、施設を管理しているそれぞれの課に手交していますが、請求書の到着日がバラバラなうえ各課共に検収・スキャナー読み込み・請求書ごとの支払伝票作成など一連の業務があり、管理物件数や契約件数が多い課は処理の件数も比例して多くなり負担になっていました。また、それを受領する会計課も、支払日ごとに請求書を取り纏め、期限内に処理を行う必要があります。特に、会計課が受領した時点で支払期限まで日数が少ないものもあり、支払期限を過ぎ延滞金が発生するリスクもあることから、精神的にも負担に感じていました。

そんな時、指定金融機関であるみちのく銀行さんから「業務量を減らせるのでは・・・」とインボイスさんを紹介していただきました。会計課では人員削減により職員一人あたりの業務量が増加していたので、ご提案を受け、職員の伝票処理に掛かる時間や負担を大幅に削減出来ると思いました。また、各課と会計課の間でやり取りをしている支払伝票と請求書を無くすことが出来るため、導入することでペーパーレス化にも繋がると思いました。（附田さん）

導入の決め手

インボイスのサービスなら、請求書の受取～支払いが月1回に軽減。しかもサービスの移行が楽！

請求書の受領系クラウドサービスは色々ありますが、それらと違い「受取から支払いまでの業務全体の削減」を見込むことが出来たことが大きかったと思います。請求書や支払伝票などが大幅に削減されペーパーレス化に効果があるのは勿論のこと、部門仕訳にフィットしたグルーピング機能が使えそうだったことも採用のポイントでした。また、導入にかかる初期費用が不要でサービス利用料も安価、最低契約期間の縛りも無いので導入のハードルが低かったのも事実です。また、現在の契約を変更することなく、請求書の送付先をインボイスさんに変更するだけでスタート出来るので、業務フロー変更に関わる体力が殆ど掛からないのも、上司の理解が得られた重要なポイントでした。（附田さん）

導入効果

業務効率化とペーパーレス化を実現。請求書の見える化が進んだ事で職員の意識改革が始まる

支払処理が請求書ごとから1回になり、本当に楽になったと思います。また、金額・請求日・支払日等の入力、明細ファイルの添付のみとなったため、各課の伝票起票時間の大幅な短縮にも繋がっています。また、会計課で全体が把握できるため、起票漏れがないかのチェック機能が働き支払漏れが無くなりました。これは当初、想定していませんでしたが、会計課の機能強化にも繋がったと思います【業務効率化・機能強化】。
また、月間約３５０枚の電気料金や通信費の請求書が無くなり、支払伝票も大幅に削減出来たので、監査の証拠書類が半減したことを実感しています【ペーパーレス化】。
これまで支払い業務を優先し、正直全体でいくら使っていたか分からなかったのですが、金額の把握ができるようになり、初めて総額でいくら使っているかに気がつきました。【見える化】
最近では、会計課で集計した光熱費や通信費について、各課から使用額の確認依頼が増えてきており、役場内のコスト意識が高くなってきたように思えます。また、水道課では、町が管理する施設の請求書兼納付書を各課へ配布していましたが、会計課ではその納付書を使用せず合計額を振込していたことから、
無駄な業務だと気付き水道課と一緒に改善するなど、役場内で業務効率化の事例も出てきました。【職員の意識改革】（髙田さん）

＜課題と「OneVoice公共」導入効果＞