～ ケーススタディ ～ 面倒な経理処理が劇的に改善！

[CASE3] 面倒な税計算もお任せ！煩雑な請求処理作業がほぼゼロに

インボイスのサービスで経理業務の効率化に成功したケーススタディをご紹介します。

今回は業務用事務機器メーカー様の事例です。

約 200 回線分の請求書がバラバラと届き、支払日はなんと毎月 4 回も！

業務用事務機器を開発・販売されているL社様。主力アイテムのみならず、関連商品や周辺機器などの販売にも力を入れられ、日本全国に営業所を展開しています。

ご相談を受けた当時、L社様では、固定電話63回線、タブレット41回線、携帯電話94回線、合わせて毎月約200回線分にものぼる通信費の請求処理に頭を悩まされていました。異なるキャリアから届き、固定電話とタブレット・携帯電話とで支払日が異なるなど、業務は煩雑さを極めていました。

導入前の状況

• グループ会社ごとに複数のキャリアから届く約200回線分の請求書処理
• キャリアや契約内容によって、支払日が月に４回
• グループ会社ごとの仕分け、税計算などの作業が毎月発生

請求書数や支払い回数が激減！　通信費のコストダウンにも成功

インボイスのサービス導入によって、毎月、約200回線分もの請求書が1通にまとまり、支払日も月に１度、決まった日に口座から引き落とされるだけになりました。

グループ会社別の作成が必要だった仕分けデータや、モバイル端末の税計算データは、インボイスからそれぞれ「仕分け済み」「計算済み」のデータを提供することで、L社様の作業負担はほぼゼロに。その他の内訳データや資料も、加工が容易なエクセル、CSVデータをポータルサイトから入手できるので、一つひとつ手作業で数値を入れ込むような大きな負荷がなくなったといいます。

また、請求書をまとめることによって請求内容が見える化されたことで、お得なプランへの切り替えが可能であることがわかり、無駄な支払いを止めることができました。L社様に最適な料金プランへ変更することによって、通信費全体のコストダウンにも成功。クループ会社用の資料作成の手間が省けるだけでなく、全体として通信費を大幅に安くすることにつながりました。

導入の効果

• 請求書処理業務の軽減 → 約200回線分もの請求書が1通/月にまとまりました。
• 支払日は月に１回 → お支払いは、月に１回のみとなりました。
• 営業所別データや、税計算データもインボイスが提供 → 社内で作成していた面倒な仕分けデータや税計算資料をインボイスが提供。加工がしやすいエクセルまたはCSVがポータルサイトから入手できるので、必要資料の作成も思いのままに。

さらに・・・！

• 通信費全体のコストダウンにも成功 → 請求書をまとめ、全体を俯瞰してみることで、お得なプランへの切り替えが可能となり、通信費全体のコストダウンに成功しました。

「請求書が１枚になると聞いただけで、『これはかなり支払い業務がラクになりそうだ』と確信していましたが、まさか通信費全体のコストダウンにもなるとは予想外でした」
「とにかく加工しやすいエクセルデータに助けられています！　上司から『こんな資料がほしい』と言われたとき、以前なら請求書から一つひとつデータを拾って、手作業で資料を作っていたのが今はデータをダウンロードして加工するだけ。おかげ様で、本来の経理業務に注力できます」

（経理ご担当者様）