請求書の督促や催促はどうすべき？対処法を解説

サービスや商品を提供した際は、対価を受け取るために発行します。しかし、頻繁に起こることではないものの、請求書を発行したにもかかわらず支払いが行われないケースもあるのです。 

支払いが行われない場合はどのように、取引先に対してどのように対応すればよいのでしょうか。本記事では、請求書の催促や督促の対処法を詳しく解説します。

請求書に対する未払いで考えられる原因

発行された請求書に対して支払いを行うのは当然のことです。しかし、なぜ請求書を発行しているにもかかわらず支払いが行われないのでしょうか。

考えられる主な理由としては以下の3つが挙げられます。

自社によるミス 

そもそも、自社から請求書が発行されていなかったり、記載内容に誤りがあって取引先が請求に気付けていない場合もあります。

• 入金の期日を間違えて記載していた
• 誤って別の取引先に請求書を発行していた
• 経理担当者がそもそも受注を把握していなかった

特に請求書発行システムを導入していない場合などは、このようなミスは起こりがちです。

催促・督促状だけでなく、請求書もメールで送付することがあります。自社によるミスを確認する際は、『【メール例文】請求書を送付する際の件名は？記載項目や発行時の注意点を解説』もチェックするとよいでしょう。

取引先によるミス 

支払う意思があるにもかかわらず、取引先がミスによって未払いの状態になってしまうこともあります。次のようなケースは決して少なくありません。

• 入金担当者が支払期日を誤って記憶していた
• 請求書が他の書類に紛れてしまい気付いていなかった
• 請求書を紛失してしまっていた

請求書の送付が郵送のみの場合や、手書きの請求書の場合にこのようなミスは起こりがちです。郵送に加えてメールでも通知をするなど、2重に連絡をしておくと未払いのリスクも低減されるでしょう。

取引先が意図的に支払っていない

ケースとしては少ないですが、取引先の経営悪化によって取引先が意図的に支払いをしない場合もあります。このような場合は、督促を利用して取引先に入金を求める必要も出てくるでしょう。

未払いの際にまず行うべきこと

前述したとおり、未払いの原因は一つではありません。支払期限を過ぎても入金が確認できなかった場合は、まず次の2つを行いましょう。

自社に不備がないかを確認する 

取引先のミスを疑う前に、まずは自社に不備がなかったかを確認しましょう。取引先の数が膨大な場合、請求書の誤送付など何らかのトラブルが起こることも考えられます。

また、請求日の記載ミスもありがちです。例えば、月末締めの翌月末払いだった場合、請求日が月をまたいで入金日が1カ月先になることもあります。

さらに金融機関の休業日が入金期日になっている場合も、トラブルが起こりやすくなります。金融機関の休業日が入金期日の場合は、どのように扱うかをあらかじめ明記しておくとやりとりがスムーズになるでしょう。

『請求書の振込先は重要！書き方のポイントや注意点を解説！』では、請求書の振込先を中心に、必要な項目などを紹介しています。領収書の不備を減らすため、併せての確認をおすすめします。

取引先に確認をする 

自社に不備がないことが確認された場合は、取引先に確認のメールを送ってみましょう。その際は、取引先の担当者が確認しやすいように、次の点を伝えましょう。

• 支払期日
• 請求書番号
• 請求書を発送した時期

いきなり電話をかけると高圧的な印象を与える可能性があるため、まずはメールで連絡をすることをおすすめします。

催促・督促をする場合の方法 

取引先にメールや電話で未払いの件を伝えてもこれといった反応が見られない場合は、改めてメールで催促や督促を行いましょう。基本的にメールには次の内容を記載します。

催促・督促メールの内容

催促・督促メールは、正式に未払いであることを取引先に伝えるものです。きちんとした印象を与えつつも、高圧的な内容にならないように注意が必要です。

1. 件名 

取引先への目的が催促や督促であっても、ダイレクトな表現は避けましょう。『お支払い期限のご確認』や『代金のお支払いについて』などがよいでしょう。

2. 宛先 

宛先は日頃からやり取りをしている担当者で構いません。催促や督促だからといって、いきなり上司宛に送るのは避けましょう。ただ、宛先を通常の担当者のみにしていた場合、またメールを見落とされてしまう可能性があります。担当者の上司のメールアドレスを知っているのであれば、CCに入れておくことで見落としのリスクが軽減されるかもしれません。

3. 挨拶 

催促や督促という内容であっても、いきなり本文から始めるのは失礼にあたります。「いつもお世話になっております」や、すでに数回連絡をしている場合には「度々のご連絡失礼いたします」といた文言を使用しましょう。

4. 本文 

本文には、次のような項目を記載し、伝えたい内容を明記しましょう。

• 請求書の内容
• 請求書番号
• 支払期日
• 請求書の送付日
• 入金状況

なお、取引先と今後も良好な関係を築くためにも、入金情報では「入金されていません」といったダイレクトな表現は避けましょう。「入金の確認が取れない」といったソフトな表現にとどめるのがおすすめです。

5. 結び 

結びの文章でも、ソフトな表現を心掛けます。「ご入金願います」などではなく、「ご確認をお願いいたします」など、あくまでもお願いする形が好ましいでしょう。さらに、行き違いになっている可能性もあるため、その点も記載しておきましょう。

催促・督促状メールの例文 

ここまでの内容を踏まえ、以下では催促・督促状メールの例文をご紹介します。

件名：お支払い期限のご確認   〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様   平素より大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 △月△日に請求書をお送りさせていただいております■■の代金のお支払いの件でご連絡いたしました。   △月△日に納品させていただきました■■の代金につきまして、まだご入金が確認できておりません。なお、請求書番号は△△△△、支払期日は△月△日となっております。   大変お手数をお掛けしますが、ご確認いただけますと幸いです。 なお、行き違いによりすでにご送金いただいていた場合は何卒ご容赦ください。   今後ともよろしくお願いいたします。

冗長な表現は避け、端的に内容を記載しましょう。また、感情的な表現になっていないかもチェックしましょう。 

催促・督促メールを送っても反応がない場合の対処法 

催促・督促メールを送っても反応がない場合は、何らかの対応を取ることになるでしょう。次のような事態を避けるためにも、日頃から請求書の扱いはミスのないように丁寧に行い、取引先から連絡がない場合はまずは電話での確認をおすすめします。

催促状の送付 

メールや電話でも取引先からの反応が見られなかった場合は、催促状を送付します。催促状とは、支払期日までに入金確認ができなかった場合に送る書状で、段階としては初期段階に送るものです。

内容は期日までの入金が確認できなかったこと、再度入金を要求するものですが、文面には比較的ソフトな表現が使われます。催促状そのものに法的な強制力はありません。

督促状の送付

催促状を送付してもなお取引先からの反応が見られない場合は、督促状を送付します。督促状も催促状と同様で、期日までに入金されなかったことを伝え、さらに入金を促しますものですが、強制力は督促状の方が強いです。

催促状では主に次の内容を記載します。

• 表題：『督促状』とします
• 発行日
• 差出人：会社名や所属部署、役職、氏名
• 宛先：会社名や所属部署、役職、氏名
• 支払に関する要求内容：請求日時、請求内容、支払期限、現在の状況

なお、督促状を送る際は、発送した証明や内容、受取人が受け取ったことを証明するために内容証明での送付をおすすめします。内容証明で送ることで受取人が、受け取っていないと主張できないようになるためです。

法的措置 

督促状を送付してもさらに取引先からの反応が見られない場合は、法的措置も視野に入れることになるでしょう。法的処置としては次のようなものが挙げられます。

• 民事調停申し立て
• 強制執行申立て
• 少額訴訟
• 裁判所による支払督促

しかし、法的措置を選ぶ場合は、今後その取引先との取り引きを継続することは難しいかもしれません。また、弁護士による対応を依頼する場合には費用もかかります。催促状や督促状を送っても反応がない場合であっても、法的措置をとるには一定のハードルがあることを覚悟する必要があるでしょう。

スムーズな請求書対応には専用システムの導入がおすすめ

取引先の未払いは、取引先に原因がある場合もありますが、請求書を発行する側のミスによって起こることも少なくありません。また、いずれに問題があっても、未払いに対する対応は担当者にとって時間的・精神的にも負担がかかるものです。特に、自社の独自の方法で請求書管理している会社の場合、時間が経ってから未払いに気付くこともあり、結果として自分たちの首を絞める事にもなりかねません。 

請求書に関する業務効率をアップさせるためには、請求書の管理を自動的に一括で管理できるシステムの導入がおすすめです。システムの導入によって、時間を有効的に使えるだけではなく、確認漏れが発生するリスクも低減できます。また、未払いが起こった際もスムーズな原因究明につながるでしょう。

例えば株式会社インボイスの『Gi Portal（ジーアイポータル）』では、月々の請求書の管理だけではなく、自社の通信費にかかる請求書処理を毎月1回に集約することが可能です。また、OneVoice公共では、電気・ガス・水道などの請求書をとりまとめて支払いを代行し、請求情報をデータ化します。請求書のことでお悩みなら、ぜひ株式会社インボイスまでお気軽にお問い合わせください。