多店舗展開するほど経理は忙しくなる｜膨らむ請求書処理をどう効率化するか

多店舗展開に伴い、通信費、水道光熱費、消耗品といった店舗ごとに発生する多様な請求書が増加し、毎月の支払処理や会計システムへのデータ入力作業が膨大化し、経理担当者の業務負担が増大していませんか。例えば、紙と電子が混在する各店舗ごとの請求書確認、サプライヤーごとに異なる支払日やフォーマット、さらには支払方法の相違も加わり、支払い漏れや二重払いのリスクが高まるため、管理業務は一層複雑になります。

本記事では、このような多店舗展開による経理業務の課題を解決するため、一括請求サービスを活用し、経理担当者の工数を大幅に増やすことなく請求書処理を効率化する方法や、具体的な導入事例、業務改善の秘訣について詳しく解説します。

こんな方にオススメ

• 多店舗展開に伴う請求書処理の複雑化に悩む企業の経営者・経理担当者
• 経理業務の負担軽減と効率化、支払い漏れリスクの削減を目指したい方

この記事を読むと...

• 多店舗展開における請求書処理の具体的な課題と効果的な解決策がわかる
• 一括請求サービスの導入メリット、業務改善事例を把握できる

多店舗展開でも請求書処理は効率化できる

多店舗展開は企業の成長を示す喜ばしい兆候ですが、それに伴い経理業務、特に請求書処理の負担が増大し、人件費の増加を招くケースも少なくありません。しかし、店舗が増えても、経理業務の工数を劇的に増やすことなく効率的に対応できる方法があります。それは、請求書処理の「統一」と「集約」を実現する仕組みを導入することです。

このような仕組みを導入することで、手作業での確認や入力、ファイリングといった定型業務から解放され、本来注力すべき経営分析や戦略的な業務に時間を割けるようになります。また、人手を増やすことなく、店舗数増加に対応できる堅牢な経理体制を構築し、支払漏れや入力ミスのリスクを抑えながら、経営のスピードを加速させることができます。

しかし、このような理想的な体制の実現には、まず多店舗展開が経理業務をどのように困難にしているのか、その根本的な理由を理解してこそ、納得して仕組みの導入に進められるものです。

まずは店舗増加と経理業務の負担増加の背景を説明します。

なぜ多店舗展開で経理は限界になるのか

店舗拡大は喜ばしいことですが、それに比例して請求書処理の負担も増加し、経理部門が立ち行かなくなるケースは少なくありません。ここでは、多店舗展開が経理業務にどのような影響を及ぼし、なぜ負担が飛躍的に増大するのか、具体的な事例を交えて見ていきましょう。

請求書枚数の増加と手作業の限界

新店舗を開設するたびに、請求書の数は雪だるま式に増えていきます。たとえば、各店舗ごとに発生する仕入れや、通信費・水道光熱費の請求書を個別に確認し、支払い処理や会計システムへの入力、書類の整理・保管まで対応しなければなりません。

仮に10店舗を運営している場合、毎月10件以上の請求書を処理する作業項目があり、以下のような多岐にわたる手作業が発生するため、確認や整理の手間は大幅に増加します。

項目	作業内容
請求書の項目確認	支払期日、金額、摘要、店舗名などの必須項目が正しく記載されているかを確認
適格請求書の要件確認	インボイス制度に則った記載要件（登録番号、税率、消費税額など）を満たしているかを確認
会計システムへの入力	各請求書の情報を会計システムに手入力、あるいはデータ連携し、仕訳を起票
支払	銀行振込、口座振替、窓口払いなど、サプライヤーや請求書ごとに異なる方法で支払処理を実行
請求書のファイリング、電子保存	紙の請求書をファイリングし、または電子帳簿保存法に則り電子データとして保管

さらに、請求書ごとにフォーマットや記載内容が異なるため、都度内容をチェックする負担も大きくなります。その結果、経理担当者の作業量は店舗数の増加以上に膨らみ、他の重要業務に割く時間が圧迫されてしまいます。

サプライヤーごとの個別対応が招く複雑性

店舗が立地するエリアによって、水道・電気・ガス・通信などのサプライヤーが決まります。つまり、同じ会社の複数店舗でも、店舗ごとに異なる業者から請求書が発行される状況が生まれます。

その結果、請求書ごとにフォーマットや記載内容、問い合わせ先が統一されておらず、管理台帳の作成や支払期日の把握に多くの手間がかかります。さらに、サプライヤーごとに異なる処理手順に対応しなければならず、経理担当者はそれぞれのルールを把握して作業する必要があるため、ヒューマンエラーや処理漏れが発生しやすくなります。特に多店舗展開企業では、こうしたサプライヤーごとの違いが、経理業務の複雑化を加速させます。

紙電子混在・多様な支払条件の現実

請求書処理が複雑になる主な要因の一つは、サプライヤーごとに異なる請求書の形式や支払条件、請求日が混在していることです。たとえば、紙で届くもの、メールで送られてくるPDF、Webサイトからダウンロードするものなど、受領方法が多岐にわたります。

支払い方法も統一されておらず、口座振替や窓口払いなどが混在することで、支払い忘れや重複支払いのリスクが高まります。さらに、明細単位で請求日が毎月異なる場合、月末や月初に作業が集中し、一時的に業務負担が急増することもあります。こうした多様な処理が重なることで、経理担当者の業務はより煩雑になっています。

工数を増やさない企業がやっている3つのこと

多店舗展開を進めながらも、経理業務の工数を抑え、効率的な運用を実現している企業には共通点があります。それは、請求書処理における「統一化」の仕組みを導入していることです。ここでは、請求書処理の統一がどのように業務効率化につながるかを具体的に紹介します。

フォーマット・支払方法・請求日の「統一」が鍵

請求書のフォーマットや支払方法、請求日が店舗やサプライヤーごとに異なる場合、確認や処理に多くの手間がかかります。

たとえば、紙と電子の請求書が混在していると、毎月の仕分けや入力作業が複雑になり、支払期日や保管場所の管理も煩雑になります。これらを統一することで、請求書ごとの確認手順が明確になり、どの請求書も同じ流れで処理できるようになります。さらに、支払日や方法を揃えることで、月一度まとめて支払いが可能となり、支払遅延や処理漏れのリスクも大幅に低減します。結果として、経理担当者の作業負担が減り、全体の業務効率が向上します。

電子化で管理を簡素化

紙の請求書を受領し、ファイリングして保管する作業は、スペースの確保や後から探す手間がかかり、効率的とは言えません。請求書を電子データとして一元管理することで、必要な情報をすぐに検索・閲覧できるようになります。

たとえば、電子化により自動でタイムスタンプが付与される仕組みを導入すれば、電子帳簿保存法への対応もスムーズになり、法令遵守の負担も軽減されます。さらに、電子請求書であれば、受領から支払い、保存までをデジタルで完結できるため、書類の紛失や手入力ミスのリスクも最小限に抑えられます。

インボイス制度対応の効率化

インボイス制度に対応するためには、各請求書が適格請求書の要件を満たしているかどうかを確認する必要があります。複数のサプライヤーから届く請求書を一つずつチェックするのは手間がかかりますが、統一的な管理システムを導入すれば、必要な情報をまとめて管理できるようになります。

たとえば、適格請求書の確認やダウンロード作業が効率化され、インボイス制度の要件に沿った形での保存や管理も容易になったら、法改正などがあった場合でも柔軟に対応できる体制を整えることができます。

店舗ごとの費用・使用量を「見える化」

多店舗運営では、各店舗ごとの費用や使用量を正確に把握することが、予算管理や経営判断の質を左右します。請求書処理を統一し、明細データを活用することで、店舗ごとの支出や通信費・水道光熱費などの利用状況を一覧で確認できるようになります。

水道光熱費明細データイメージ

これにより、予算と実績の差異分析やコスト削減策の検討がしやすくなり、部門別や拠点別の経費集計も効率的に行え、経理部門のレポート作成や経営層への報告も迅速に対応できるようになります。

しかし、これらのメリットを享受し、請求処理を統一するには、サプライヤーとの個別の交渉や、場合によっては自社内でのシステム改修が求められます。全てを自社努力で統一したり、店舗ごとの金額や使用量のデータを明確にわかるように仕組み化するには、システム導入や自社運用に対する多大な労力が発生しかねません。また、全ての勘定科目を一度に統一するのは現実的ではないため、まずは絞って対応することから推奨します。特に毎月発生し、エリアごとに請求元が異なってくる通信費、水道光熱費は、請求書を統一する上で良いスタート地点となります。

そこで、こうした課題を解決し、限られたリソースで効率的な請求書処理を実現するために、インボイスが提供する一括請求サービスが有効な手段となります。

一括請求サービスで実現できる具体的な効率化

多店舗展開による請求書管理の煩雑さや経理業務の負担増加は、店舗拡大を続ける企業にとって避けて通れない課題です。請求書のフォーマットや支払方法、請求日がサプライヤーごとに異なることで、日々の処理や確認作業が膨大になり、コア業務を圧迫してしまいます。

インボイスの一括請求サービスを導入することで、これらの業務を大幅に簡素化し、経理担当者が本来注力すべき分析や経営報告に時間を使える環境を実現でき、集約処理や電子化による保存、会計システムとの連携まで一体化することで、支払漏れや入力ミスのリスクも抑えられます。

実際に一括請求サービスを活用している企業の事例も踏まえ、具体的なメリットや導入後の変化をご紹介します。

請求書集約・支払保存業務の簡素化

店舗ごとに異なる請求書が大量に届く状態では、開封、仕分け、支払依頼書の作成、社内承認、保管など一連の作業が煩雑化します。一括請求サービスを利用すれば、複数のサプライヤーから届く通信費や水道・電気・ガスなどの請求書をまとめて管理でき、月に1回の支払いと1通の電子請求書で処理が完結します。

これにより、毎月の支払依頼書作成や承認作業も1回で済み、電子データとして保存できるため、紙の書類をファイリングする必要がなくなります。タイムスタンプ付きの電子保存は電子帳簿保存法にも準拠しており、監査時の検索や証憑管理も容易になります。このような仕組みにより、従来多くの手間がかかっていた支払・保存業務を大幅に効率化できます。

予実管理・会計ソフト連携で経理業務の精度向上

一括請求サービス「Gi通信」「One Voice公共」では、店舗や部門ごとの利用明細をデータ化し、Webポータルから必要な情報をすぐに抽出できます。たとえば、通信費は回線ごと、水道光熱費は店舗ごとに使用量や金額を把握できるため、管理が容易です。

これらのデータはそのまま予実管理や管理会計の集計に活用でき、会計ソフトとの連携もスムーズに行えます。手入力によるミスを防ぎ、部門別の経費配分も効率的に行えるため、店舗別のコスト管理や経営報告の精度向上、迅速な経営判断に役立ちます。

導入事例から見る具体的な改善効果

実際にインボイスの一括請求サービスを導入した企業の事例では、店舗拡大に伴い増加した請求書の処理負担を大きく軽減できたという声が寄せられています。

• クリエイトエス・ディー

ドラッグストア事業を全国展開しているクリエイトエス・ディー様では、通信費の請求書を1つのデータにまとめることで、仕分けや内容確認の手間が大幅に減り、通信環境を変えずにコスト削減も実現しました。

• 白洋舎様

クリーニング事業を展開する白洋舎様では、各拠点にバラバラに届いていた公共料金の請求書が1枚に集約され、支払い作業が効率化。ポータルサイトから利用明細をすぐに確認できるようになり、ヒューマンエラーの削減やCO₂排出量の算定も容易になりました。

これらの事例からも、一括請求サービスは支払漏れや入力ミスの防止だけでなく、経理全体の業務効率化に大きく寄与しています。
多拠点運営を支える経理業務の質向上と効率化を目指す方は、まずはご相談からでも承ります。

ご相談窓口

Gi通信はこちら
Oone Voice公共はこちら

よくある質問：一括請求サービスに関する疑問を解決

多店舗展開や店舗拡大によって請求書処理が煩雑化する中、サービス導入を検討される方からよくいただく質問についてまとめました。実際に現場で直面しやすい疑問を一つひとつ解説し、導入前の不安や懸念の解消につなげていただければと考えています。

インボイス制度対応は可能ですか？

インボイス制度への対応については、通信費の場合、各事業者からの仕入れを代行し、まとめて発行される請求書がそのまま適格請求書として利用できます。また、水道・電気・ガスといった公共料金も、制度の要件を満たした書類として発行され、立替金精算書としてご用意しています。

これにより、インボイスの確認や適格請求書の収集にかかる手間が不要になり、最新の法令要件にも適合した形で一元管理が実現できます。

各種サプライヤーの請求書もまとめられますか？

水道・電気・ガス、さらには地方水道局やプロパンガス、国内のすべての通信事業者に至るまで、約3,800のサプライヤーに対応した取引実績があります。拠点が複数に分かれ、それぞれ異なる供給業者と契約している場合でも、請求書をまとめて管理できます。

これにより、供給元ごとに異なる請求書が大量に届く場合でも、経理担当者が個別に対応する必要がなくなり、業務が大幅に効率化されます。

紙の請求書や原本の対応は？

公共料金の請求書原本が必要な場合にも対応しており、利用者専用のポータルサイトから請求書原本をデータでダウンロードできます。紙での保存が必要なケースや、電子請求書だけでは不足する場合でも、必要な書類を簡単に取得できる体制を整えています。

これにより、電子管理と紙の原本対応を両立しつつ、保管や書類取得の手間を最小限に抑えることが可能です。

人手を増やさず仕組みで解決する経理運営の考え方

多店舗展開に伴い、店舗ごとの多様な請求書は経理業務の大きな壁です。サプライヤーごとに異なるフォーマットや支払条件が、確認、支払い、保存といった各工程で膨大な手間を生み、支払い漏れや入力ミス、保管ミスといったリスクを高めます。加えて予実管理や経営報告に十分な時間を割けず、人手による運用では限界があるため、請求書処理の仕組みそのものを見直すことが求められます。

請求書のフォーマット、支払日、支払方法を統一し、電子化・集約することは、作業削減だけでなく、支払遅延やミスの防止、部門別経費の可視化、迅速な経営数値の把握、そしてインボイス制度など法令遵守への柔軟な対応といった多大なメリットをもたらしますが、これらの仕組みを自社だけで構築するのは難しいのが現実です。そこで、専門の一括請求サービスを活用して業務フロー全体を見直すことが、最も現実的な選択肢となります。

インボイスの一括請求サービスは、通信費や水道光熱費など毎月発生する複数の請求書を一つにまとめ、電子化・データ化まで一手に引き受け、支払業務の負担と管理コストを大きく削減します。

多店舗展開における経理業務の質向上と企業成長の両立を目指すなら、今こそ請求処理の根本的な最適化に踏み出すタイミングです。ぜひ一度、資料やご相談を通じて課題解決の選択肢をご検討ください。