経費精算は「人で見る」から「仕組みで管理」へ | 業務効率化とガバナンス強化を同時に実現する方法

更新日：2026.02.05

ー目次ー

経費精算の大量処理を日々こなす中で、「この経費、用途がはっきりしないけれど、忙しさに紛れてそのまま承認してしまった...」という経験はありませんか？通信費や水道光熱費、タクシー代など「見落としがちな日常経費」に私的利用が紛れ込んでしまうリスクは、経理現場でありがちな悩みです。しかし、件数の多さや各拠点からバラバラに届く請求書の煩雑さが、細かなチェックを難しくし、結果としてガバナンス強化の妨げになっています。

本記事では、経費精算業務の現場で起こりがちな「違和感」の正体や、ガバナンスを阻害する根本的な課題を掘り下げます。さらに、請求書の一括管理や異常値検知といった仕組みを活用し、工数を増やさずにガバナンスを維持・強化する現実的なアプローチを詳しく解説します。「忙しさで見逃しがちな問題」をどう仕組みで解決して強化できるのかを、実際の事例や具体策も交えながら紹介します。

こんな方におすすめ

大量の経費精算で「用途不明」や「私的利用」を見抜けずにもやもやしている方
経費管理の効率化とガバナンス強化を両立させたいが、現状の仕組みに限界を感じている方

この記事を読むと···

経費精算に潜むガバナンス上のリスクと、その本質的な原因が明確になる
一括請求サービスによる工数削減とガバナンス強化の両立方法が具体的に理解できる

多拠点・高頻度経費精算が抱える本当の課題【結論】

多拠点展開や高頻度な経費精算が常態化する企業では、ガバナンスの質を下げてしまうケースがあります。経費精算件数の増加により、領収書や請求書の処理そのものが目的化し、管理品質の低下や経費の私的利用といった統制リスクが見過ごされがちです。

この多拠点展開や高頻度な経費精算がもたらす管理品質の低下による統制リスクこそが、本章で掘り下げる「本当の課題」です。私たちは、これらの課題がなぜ発生し、経費精算の自動化や仕組み化がなぜ不可欠なのかを、以下の主要な論点を通じて明らかにします。

ガバナンスの強化が業務を重くしてしまう構造的ジレンマ
経費精算件数の増加が招く管理品質低下とその本質的課題

ガバナンスの強化が業務を重くしてしまう構造的ジレンマ

多拠点・多人数の企業では、経理部門がガバナンスを強化しようとするほど、業務効率化とのバランスが崩れやすくなります。請求書の件数が膨大になり、すべてを人手で確認するのは現実的ではありません。

一方、効率化を優先してチェックを省略すると、私的利用や不正な支出の発見が遅れるリスクが高まります。特に、通信費や水道光熱費、タクシー代など日常的に発生する経費では、利用実態の把握が難しくなりがちです。

「業務効率化」と「ガバナンス強化」は本来両立すべきですが、現場では相反するものとして捉えられ、どちらも中途半端になっているケースが目立ちます。このジレンマは経理担当者だけでなく、全社的な経営課題とも言えます。

経費精算件数の増加が招く管理品質低下とその本質的課題

経費精算の件数が増え続けることで、個々の精算内容を丁寧に確認する時間が減少し、結果として管理品質が低下する問題が顕在化しています。特に、通信費や水道光熱費、タクシー利用など頻度の高い経費では、請求書が毎月大量に発生し、一件ごとのチェックが形骸化しやすい状況です。

こうした状況は、私的利用の見逃しや、用途不明な経費の放置につながりやすく、ガバナンス上のリスクとなります。結局のところ「処理できている」ことと「管理できている」ことは一致せず、請求書処理のボリュームが多いほど、ガバナンスが損なわれる構造が生まれています。

この本質的な課題に対し、仕組みを変える発想が求められています。

経理担当者が直面する「違和感」と現実的な壁

経理担当者は日々膨大な経費精算や請求書処理に追われる中で、時折「この通信費はなぜ急に高くなったのか」「タクシー代が想定より多い気がする」といった違和感を抱く場面があります。しかし、その直感を確信に変えるには、利用実態や明細を細かく突き合わせる必要があり、多大な工数がかかってしまうのが現実です。

結果として、忙しさから疑念を深掘りできず、確認が不十分なまま処理を進めてしまうことも少なくありません。ここでは、経理現場が抱えるこうした「違和感」と、それを解消しきれない理由について整理します。

異常値への気づきと経理現場の実態
違和感の裏付けに必要な工数の大きさ
確認しきれずに判断を保留せざるを得ない状況

異常値への気づきと経理現場の実態

経理担当者は毎月の精算業務の中で、前年同月比や前月比などを意識しながら金額を確認しています。そのため、通信費や水道光熱費、タクシー代といった利用頻度の高い経費で「明らかに金額が高い」「特定の社員で利用が集中している」といった異常値に気づくことが珍しくありません。

しかし、実際の現場では請求書の多さや明細のバラつきにより、違和感を持ちながらも、「多分問題ないだろう」と見過ごしてしまうこともあり得ます。特に多拠点の企業では、こうした違和感が日常的に埋もれてしまいがちです。

違和感の裏付けに必要な工数の大きさ

違和感を抱いた際に、その根拠を明らかにするには、例えば通信費の回線番号・水道光熱費の契約番号ごとの明細を調べ、過去の利用履歴や契約内容にまでさかのぼる作業が必要です。

ところが、実際には請求書が紙や電子で混在し、各システムごとにデータが分断されているケースが多く、情報の突合や資料の手配に膨大な時間が取られます。そのため、経理現場では

「調べれば分かるけれど、そこまで手が回らない」
「裏付け作業だけで1日が終わってしまう」

というジレンマに直面しやすいのが現状です。こうした工数の大きさが、課題の本質に直結します。

確認しきれずに判断を保留せざるを得ない状況

工数や時間の制約がある中で、経理担当者は違和感に対して十分な確認ができず、「判断を保留する」という選択をせざるを得ない状況が生まれます。

その背景は、多くの経費精算の処理を行う中で、「念のため調べたいが、他の業務が優先される」「確認しきれないため、指摘も是正もできない」という判断停止状態に陥りやすくなってしまい、その結果、私的利用や不適切な経費が見過ごされ、ガバナンス上のリスクが高まることもあります。

ガバナンスを強化したくても、現実的に難しくしている要因の一つになっています。

利用用途が不明な経費が生まれる構造的な問題

経費精算の現場では、件数増加や拠点の多様化により、通信費や水道光熱費、タクシー代など日常的な経費は個別の利用実態が見えにくくなっています。請求書を処理しているだけで「本当に必要な出費だったのか」まで把握できていないケースが目立ってしまいます。

この章では、なぜ利用用途が不明な経費が発生しやすいのか、どんな統制上のリスクがあるのかを整理します。主要な論点を以下でご確認ください。

「気づけないこと」が最大のリスクとなる私的利用
説明責任を果たせない経費管理の弱点
「処理完了」と「管理完了」は別物
通信費・水道光熱費・移動費など日常経費のブラックボックス化
従来の経費精算フローの限界

「気づけないこと」が最大のリスクとなる私的利用

経費の私的利用において深刻なのは、「実際に発生しているか否か」よりも、「発生しても発見できずに見逃してしまう」という点があります。

例えば社員から提出されたタクシー代の領収書について、社内ルールから逸脱した使い方をしてないかをすべて目視で検知するのは現実的に困難です。通信費に関しても、事業者の中には1枚の請求書に複数の電話番号が明細として入っており、どこの場所、どの用途で使われているかを把握するのは膨大な労力が必要で、実際は請求明細の合計しか物理的に確認できません。

■NTT通信費請求書の例：1枚の明細に複数の回線番号

通信費明細.png

こうした「見逃し」こそが、ガバナンス統制の抜け穴となり、監査や内部監査の指摘対象にもなりやすいポイントです。ガバナンスを強化するには、見逃しリスクへの警戒心を持ち、不正や私的利用が「気づけないまま放置される」構造そのものを見直す必要があります。

説明責任を果たせない経費管理の弱点

監査や経営会議の場面で、「なぜこの経費が発生したのか」を説明できない支出は、ガバナンス上の弱点と認識されがちです。多拠点運営や高頻度な経費精算では、利用明細を遡って根拠を示す作業が膨大になり、結局「説明できないまま」処理だけが進むこともあります。

このような状況では、管理部門だけでなく経営層も、経費の適正性や透明性に自信を持てません。特に通信費や水道光熱費など、毎月発生する経費は一件ごとの説明責任が曖昧になりやすく、ガバナンスの観点からもリスクが高まります。

しっかりと説明できる仕組み作りが、今後ますます重要となるでしょう。

「処理完了」と「管理完了」は別物

経費精算では「請求書の処理や支払いが終わった」状態と、「その支出が本当に適切だったかをきちんと管理できている」状態は、まったく別の次元の課題です。実際には、支払い業務が滞りなく進んでいても、利用内容の精査や用途の確認が後回しになることが多々あります。

これにより、「処理はできているが、管理はできていない」という状態が常態化しがちです。特に件数の多い経費項目ほど、記録や証跡の確認が疎かになりやすいため、ガバナンスの観点からは継続的な見直しが欠かせません。

「処理」と「管理」を明確に分けて考える視点が、ガバナンス強化の第一歩となります。

通信費・水道光熱費・移動費など日常経費のブラックボックス化

通信費や水道光熱費、タクシー代といった経費は、利用頻度が高く金額が分散しやすい分、個々の用途や契約内容まで把握しきれず「ブラックボックス化」しやすい特徴があります。これらの経費は、拠点や契約ごとに明細が分かれている場合が多く、集計や分析を後回しにしがちです。

その結果、不要な契約や規程外利用などが埋もれ、コストの無駄や私的利用のリスクが増加します。特に、各種経費の一元管理や異常値検知の仕組みが整っていない組織では、適切な管理が難しくなります。

日常的な経費こそ、ブラックボックス化を防ぐ仕組み作りが重要です。

従来の経費精算フローの限界

経費精算の現場では、これまで総額や勘定科目ごとに金額を確認し、全件を一律にチェックする運用が中心でした。経費精算件数が年々増加する中で、「正しく処理できているか」の確認が事後的な作業にとどまり、利用実態の把握や不正・私的利用の発見は後回しになりがちです。

さらに、ガバナンスを強化するためには、より厳格なチェックや承認プロセスの導入が求められます。しかし、その分だけ業務負担が増え、現場では経費精算業務が回らなくなるというジレンマが生じています。極端に統制を強めれば、処理遅延や確認漏れ、現場担当者の疲弊といった新たな問題を招くことにもなりかねません。

結果として、「ガバナンスを強めたいが、業務が持たない」という矛盾を抱えたまま、現状維持を選ばざるを得ない企業も多いのが実情です。

ガバナンス強化と並行して、現場の負担軽減や業務効率化も同時に実現できる新たな仕組みが不可欠となっています。次の章から、業務効率化とガバナンスの強化を両立を「自動化」で実現する観点から解説します。

経費精算の自動化で見える化を実現

経費精算の自動化は単に工数削減を目指すものではありません。むしろ「どの経費が、どの拠点や用途で、どのように使われているか」を同じ粒度で正確に把握できることが本質です。

ここでは、科目ごとに一括請求の仕組みを導入することで管理単位を明確化し、ガバナンスを強化する方法や、異常値検知の仕組みを解説します。また、通信費や水道光熱費、タクシー利用など、日常的に発生する経費こそブラックボックス化しやすいため、科目特化型の管理が有効です。

それぞれの具体的なメリットを整理しながら、ガバナンス強化に寄与する新しいアプローチを段階的に確認していきましょう。

一括請求の本質は「同じ粒度での経費管理」
科目・用途別の管理単位でガバナンスを明確化
科目特化型一括請求がもたらす管理構造の変化

このように経費ごとに管理軸を明確にすることで、現場の負担を増やさずに強化できます。それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

一括請求の本質は「同じ粒度での経費管理」

多拠点・多用途に分散する経費を「同じ単位＝同じ粒度」で管理する一括請求という仕組みがあります。

請求書がバラバラに届いていた時代は、経費の用途や拠点ごとに管理が煩雑化し、実態把握が困難でした。この一括請求により、すべての明細が統一フォーマットで集約されるため、事業部・拠点・契約ごとに経費の流れを簡単に追えるようになります。

経理担当者は「今月どの経費が増減したのか」「どの部門で異常値が発生しているか」などを横断的かつ効率的にチェック可能です。単なる業務効率化にとどまらず、経費管理の精度と透明性が大幅に向上します。

科目・用途別の管理単位を揃える意味

経費の種類ごとに管理単位を明確にすることで、ガバナンスの実効性が飛躍的に高まります。たとえば通信費は回線番号、水道光熱費は契約番号、タクシーは利用者ごとに集約して管理することで、各経費の使途や異常傾向が一目で把握できます。

このような管理設計により、従来は見逃しがちだった私的利用や規程違反の早期発見が可能となり、監査対応力も強化できます。現場の業務負担を増やすことなく、組織全体のガバナンスが大きく前進する点がポイントです。

科目特化型一括請求がもたらす管理構造の変化

科目特化型一括請求は「利用単位での集約」→「異常値やルール逸脱の検知」→「管理工数を抑えつつ統制強化」という明確な構造を持ちます。

従来の全件目視チェックでは膨大な工数が発生し、実質的な管理が形骸化しやすいのが現状でした。一方、一括請求の仕組みを活用することで、利用明細を自動で集計・分析し、通常とは異なる高額利用や不自然な契約残存といった費用を可視化できるようになります。

経理担当者は本当に確認すべきポイントのみに集中できるため、統制の実効性と効率化が両立します。

自動化で実現した各サービスから見える新しいガバナンス

実際に業務効率化とガバナンスを両立しながら、異常な金額や用途不明な金額を可視化できる一括請求サービスを紹介します。金額の可視化で「異常検知」ができる仕組みになっています。

通信費における異常値検知と余剰回線の可視化=Gi通信
水道光熱費における異常使用量や契約放置の発見=One Voice公共
タクシー利用の規程逸脱・私的利用の抑止=GO BUSINESS
異常検知を活用した新しいアプローチ

通信費における異常値検知と余剰回線の可視化=Gi通信

通信費管理では、回線ごと・用途ごとに利用状況を自動で分析し、異常な高額請求や使われていない余剰回線を発見できます。従来は利用明細を目視でチェックするしか方法がなく、コスト流出や不正利用の見逃しリスクがありました。

インボイスのGi通信なら、毎月の利用状況をデータ化し、想定外のコスト増や回線の無駄をリアルタイムで把握可能です。これにより、不要な契約の早期解約や、経費削減の余地を見逃さず、組織全体のコスト最適化と統制強化に直結します。

水道光熱費における異常使用量や契約放置の発見=One Voice公共

水道光熱費は、拠点ごとの契約や利用実態が見えにくい分、使いすぎや契約放置による無駄が発生しやすい領域です。インボイスのOne Voice公共を活用することで、拠点や契約ごとに使用量の推移をデータ化し、通常とは異なる急増・急減などの異常値を即座に気づけます。

また、空き施設で契約が残ったまま費用が発生しているケースも可視化できるため、経理業務の見直しやコスト削減の実行が容易になります。これにより、ヒューマンエラーや確認漏れを防ぎ、ガバナンスの抜け漏れを大幅に減らせます。

タクシー利用の規程逸脱・私的利用の抑止=GO BUSINESS

タクシー利用は社内ルールに沿った適正な運用が求められますが、利用件数が増えると目視での全件チェックは現実的ではありません。

GO BUSINESSの仕組みは、「利用検知」というシステムを活用することで、曜日や時間帯、金額などの条件を事前に設定し、会社ルール外の利用が発生した場合のみ管理者に通知されます。これにより、規程違反や私的利用の早期発見が可能となり、抑止力も強化できます。

現場の業務効率を図りながらガバナンス強化も実現できます。

関連記事：タクシー配車アプリ「GO BUSINESS」から学ぶ、経費精算における一括請求サービス導入のメリットとは？

異常検知を活用した新しいアプローチ

経費精算におけるガバナンスの強化は、すべての利用を細かく確認する従来型のやり方では、現実的な限界が生じます。そこで注目されるのが、一括請求サービスで金額の可視化を行うことによる「異常検知」を軸とした新しい管理手法です。

ポイントは、全件チェックを前提とせず、「本当に管理すべき箇所」に優先的にリソースを割くこと。検知の仕組みがあることで、経費利用自体の抑止にもつながります。具体的な現場の変化としてどのような効果を得られるのか、二つの観点から整理します。

「見るべきポイントだけを見る」現実的な管理手法

多拠点や高頻度の経費精算が日常化している企業では、すべての請求や利用明細を一つひとつ目視チェックするのは、実務上ほぼ不可能なため、異常検知ができる仕組みを導入すると、金額や利用日時、回数など事前に設定した基準から逸脱した利用だけを抽出できるようになります。

これらは、GO BUSINESSの利用で深夜や休日の長距離移動がルール外とされていれば、その条件に該当した際だけ管理者に通知が届く仕組みで整います。これにより、通常の利用には手を煩わせず、問題が発生した時のみピンポイントで確認・対応できます。膨大な記録の中から「重要な異常」にだけ集中できるため、業務効率化とガバナンス強化を両立できるのが大きな特徴です。

経費利用そのものの抑止効果

異常検知が機能する環境では、「経費の使い方が自動的に監視されている」ことが利用者側にも伝わります。これにより、私的利用や規程からの逸脱を意図的・無意識問わず抑止する空気が生まれます。

利用者は「どの経費が見られているか」を意識するようになるため、不正や曖昧な申請を控える行動変容が期待できます。こうした環境ができることで、監視の強化だけでなく、ガバナンスを自律的に機能させる効果が発揮されます。

実際の運用負荷を増やさずとも、ガバナンスの水準を一段引き上げることができるのです。

経費項目	できること	関連サービス/機能	提供会社
通信費	異常値検知、余剰回線の可視化、一括請求による管理単位の明確化	Gi通信	株式会社インボイス
水道光熱費	異常使用量や契約放置の発見、一括請求による管理単位の明確化	One Voice公共	株式会社インボイス
交通費（タクシー利用）	規程逸脱・私的利用の抑止、利用検知による監視	GO BUSINESS	株式会社GO

工数削減とガバナンス強化は両立できる

経費精算業務の効率化とガバナンス強化は、これまで相反する課題と捉えられがちでした。しかし、科目や用途ごとの管理単位を見直し、自動化や一括請求の仕組みを活用することで、追加の人員を増やさずに統制水準を高めることが可能です。

ここでは、現場の負担を増やさずに管理品質を向上させる具体的な方法と、経費精算そのものを「処理業務」から「統制の仕組み」へと進化させるポイントを解説します。

人を増やさずに統制水準を引き上げる方法
経費精算を「処理業務」から「統制の仕組み」へ進化させる

人を増やさずに統制水準を引き上げる方法

経費精算の管理レベルを上げたいものの、人手を増やすことは現実的ではありません。そこで重要になるのが、管理単位の設計です。

通信費や水道光熱費、タクシー利用の各一括請求サービスは、それぞれ契約単位や利用条件ごとに集約・検知できる仕組みに変えることで、膨大な明細をひとつひとつ目視確認する必要がなくなります。

全件チェック前提の形骸化した運用から脱却することで人手を増やす必要もなくなり、統制レベルは維持しながら、現場の工数は大幅に削減されます。管理すべきポイントを明確に絞り込むことが、無理なくガバナンスを強化する鍵となります。

経費精算を「処理業務」から「統制の仕組み」へ進化させる

従来の経費精算は「請求書や領収書を受け取り、処理し、支払う」ことが目的化しがちでした。しかし、今求められるのは、経費精算プロセスそのものをガバナンスを強化する仕組みとして再構築する視点です。

一括請求サービスを活用すれば、請求書の電子化や管理の一元化だけでなく、利用明細単位での異常検知やルール逸脱の早期発見が可能となり、経理や総務部門は「処理が完了しているか」ではなく、「適切に利用されているか」を重視した管理へと移行できます。

こうした仕組み化は、チェック作業の省力化だけでなく、会社全体のガバナンス意識を底上げし、強化できる基盤となります。守りのDXを進めたい企業ほど、経費精算の在り方そのものを問い直すことが不可欠です。

まとめ｜ガバナンス強化における一括請求サービスの役割

多拠点や高頻度で発生する経費精算においては、人的なチェックだけで適切に管理するのは現実的ではありません。経費の私的利用や説明責任を果たせない支出が生じやすい構造的リスクを抱える中、単なる工数削減だけでは本質的なガバナンス強化は実現できません。

こうした課題を根本から解決するには、通信費・水道光熱費・タクシー代といった主要経費を一括請求サービスで仕組み化し、「異常値の検知」「用途別の明細化」といった管理レベルを引き上げることが不可欠です。これにより、経理担当者が一つ一つの請求内容を都度チェックする負担を減らしつつ、実効的なガバナンスを実現できます。

多拠点・高頻度経費ほど仕組みによる管理が不可欠
工数削減だけでなく、実効的ガバナンス強化の実現へ

多拠点・高頻度経費ほど仕組みによる管理が不可欠

多店舗展開や複数拠点での事業運営においては、通信費や水道光熱費、タクシー代といった日常的な経費が膨大な件数となり、個別の内容確認が現実的に困難になります。こうした状況では「請求書を処理しただけ」で終わりやすく、利用実態の把握や私的利用の発見が後回しになりがちです。

一括請求サービスを導入すれば、経費を用途や拠点ごとに自動集約し、異常値やルール違反をシステム的に検知できます。これにより、管理者は本当に見るべきポイントに集中できるため、管理品質と効率性の両立が可能になります。仕組みによる管理なしでは、ガバナンスの形骸化リスクを回避できません。

工数削減だけでなく、実効的にガバナンス強化の実現へ

一括請求サービスの本質的な価値は、単なる業務効率化にとどまりません。例えば、通信費や公共料金の利用明細を自動でデータ化し、異常値や規程逸脱をリアルタイムで検知できるようになることで、私的利用や不適切な支出の早期発見が可能になります。

これにより、従来は見逃されていたリスクを未然に防ぎ、監査や説明責任にも対応しやすくなります。また、支払業務やデータ集計も統一されるため、経理担当者の負担も大幅に軽減されます。業務効率化とガバナンス強化を両立しながら、経費管理の質そのものを高めたい企業こそ、一括請求サービスの導入を検討する価値があると考えます。