電子帳簿保存法におけるレシート保存要件は？紙・電子の対応方法と注意点も解説
更新日：2025.04.30
ー 目次 ー
レシートは税務上の証拠となる重要な書類で、税制上、かかった費用の証明として保存が必要となります。また、電子帳簿保存法の対象の書類で、保存方法や要件が定められており、紙で受領した場合と電子で受領した場合のそれぞれにルールがあります。
もし、電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合、税務調査で不正と判断され、ペナルティにつながる場合があります。このような事態を避けるためにも、電子帳簿保存法に定められた保存要件や具体的な対応方法の把握が必要です。
本記事では、電子帳簿保存法におけるレシートの保存要件を、紙・電子の対応方法も交えて解説します。
【基本】電子帳簿保存法は、データの電子保存のルールを定めた法律
電子帳簿保存法は税制に関する書類のデータ保存について定めた法律です。デジタル化が進むなかで、業務の効率化や負担の軽減が目的として定められました。
電子帳簿保存法ではレシートも保存の対象であり、レシートの受領方法によって保存方法や求められる要件が異なります。くわえて、電子帳簿保存法の改正によって2024年1月から電子で受領した書類の電子保存が義務化されています。
このように書類の保存については年々、法律上の整備が進んでいるため、事業者は適切な対応が必要です。
【結論】レシートは受領方法で対応が異なる！
レシートは簡易インボイス（適格簡易請求書）の要件を満たしていれば、仕入税額控除が認められる重要な書類です。
レシートの保存方法や要件は電子帳簿保存法で定められており、ルールに則った対応が必要です。保存要件を満たしていない場合には、「青色申告の取り消し」や「重加算税を課される」といった税制上のペナルティを受けるおそれがあります。
ここでは、紙と電子、レシートの受領方法で異なる保存の仕方を解説します。
【紙で受領】レシートは紙のまま・スキャナ保存
紙のレシートの保存方法は、紙のままの保存とスキャナによる電子保存のどちらでも問題ありません。
紙で保存する場合は、どこに何のレシートがあるのかわかるようにする必要があるため、ファイリングして管理します。
スキャナ保存では重要書類はカラーで保存や、解像度200dpi相当以上など、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、要件を把握して正しい保存を心がけましょう。
【電子で受領】レシートの保存は電子のみ
電子レシートは会計時に専用アプリのコードを提示し、アプリから電子上でレシートを受領できる形が一般的です。
電子帳簿保存法では、電子レシートは電子で保存する必要があります。受領したデータは、ソフトやシステム上で管理する、パソコンやハードディスクに保存するなどして、必要があればすぐに確認できるようにしておかなくてはなりません。
レシートを電子保存する際の電子帳簿保存法の要件とは？
電子帳簿保存法では検索性や真実性などを確保するために、電子保存の要件を定めています。スキャナ保存では、紙の書類と同程度に明瞭であるよう、データの質を保つための要件があります。
保存方法に関する要件は勘違いしやすいポイントが多いため、大きなトラブルにならないように正しい要件や対応方法を把握しておくことが大切です。
ここでは、レシートを電子保存する際の電子帳簿保存法の要件を紹介します。
①改ざん防止の措置
受領したデータにタイムスタンプがなければ、改ざん防止のためにタイムスタンプを付与する必要があります。データは訂正・削除の履歴が残る形で保存・管理をしなくてはなりません。
最近では、改ざん防止の対応が可能なシステムがさまざまなサービスとして提供されているため、システムの導入を検討しても良いでしょう。
②検索機能の確保
保存するデータは、3つの要件で検索できることが求められています。
- 取引年月日そのほかの日付、取引金額および取引先の検索
- 日付または金額にかかる記録項目について範囲を指定しての検索
- 2種類以上の任意の記録項目を組み合わせての検索
ただし、税務職員の求めに応じてデータを提示・提出できる場合、上記の2と3の要件は不要です。
③ディスプレイ・プリンタの備え付け
データは保存するだけでなく、画面上やプリンタで印刷して確認できることが必要です。スキャナ保存と電子レシートの保存では要件が異なります。
|
スキャナ保存 |
電子レシートの保存 |
|
14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタ、並びに操作説明書が必要。以下の4つの状態で、すみやかに出力を可能にすること。
|
ディスプレイやプリンタの性能や設置台数は要件とされていない。日常の業務に支障がない前提で、税務調査においての確認が可能かが重視されている。 スマートフォンと近隣の有料プリンタですみやかに印刷可能であれば要件を満たす。 |
④入力期間の制限【スキャナ保存のみ】
スキャナ保存はすみやかにおこなうことが必要です。入力には2通りの方式があり、早期入力方式と業務処理サイクル方式のどちらかの期間内に入力しなければなりません。
- 早期入力方式：受領後おおむね7営業日以内にスキャナ保存
- 業務処理サイクル方式：企業ごとの業務処理サイクル（最長2か月以内）経過後、おおむね7営業日以内にスキャナ保存
⑤読み取り機能の確保【スキャナ保存のみ】
解像度やカラー画像での読み取りに関しても定めがあります。レシートは重要書類であるため、カラー画像での読み取りが必要です。
- 解像度200dpi相当以上で読み取る
- 赤色、緑色および青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取る
⑥帳簿との相互関連性の確保【スキャナ保存のみ】
スキャナデータとデータに関連する帳簿の記録事項で、相互に関連性を確認できるようにしなくてはなりません。
たとえば、スキャナデータに番号をつけ帳簿にデータの番号を記載する、といった対応が必要になるでしょう。
⑦システム概要書の備え付け【スキャナ保存のみ】
スキャナ保存するシステムの概要書や仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付ける必要があります。
スキャナを利用する場合には、データの精度に大きく影響しないよう、社内で環境を整えておきましょう。
関連記事：電子帳簿保存法はいつから義務化？罰則や導入手順も解説
電子帳簿保存法を順守してレシートを電子保存する際の3つの注意点
自社で電子化に対応するとしても、システムを導入するとしても、レシートを電子保存するための作業が必要です。要件を満たさない場合、税務調査で不正を疑われ重加算税を課されるおそれがあります。
ここでは、レシートを電子保存する際の3つの注意点を解説します。
- スキャナ保存する際はデータの質を保つ
- 保存したデータを確認する
- 日常的に対応できる環境をととのえる
①スキャナ保存する際はデータの質を保つ
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、税務調査時に確認できるよう「可視性の確保」が必要です。紙のレシートと同程度でのデータ保存が求められるため、要件を守れる機器の設置やシステムの導入といった環境整備をおこないましょう。
②保存したデータを確認する
スキャナしたレシートがきちんと読み取れていない、受領した電子レシートに不具合がある、などが考えられるため、保存するだけでなくデータの確認をしなくてはなりません。とくに、スキャナしたデータは、紙のレシートを破棄する前にしっかりと確認しましょう。
③日常的に対応できる環境をととのえる
レシートは日常的に受領する可能性があります。ついうっかりためこんだり、失くしてしまったりなどがないように環境を整えましょう。
定期的に対応するタイミングを決めることや、アプリと連携するシステムの導入することなどの対策が必要です。
電子帳簿保存法におけるレシートに関するよくある質問
最後に、電子帳簿保存法におけるレシートに関するよくある質問を解説します。
①レシートの保存期間は？
レシートの保存期間は、7年の場合と、5年の場合があり、以下のとおりです。
|
保存期間が7年 |
保存期間が5年 |
|
|
青色繰越欠損金が生じた事業年度は、10年間の保存が必要です。
②スキャナ保存した後の紙のレシートは捨てて良い？
電子帳簿保存法を順守してスキャナしているならば、原本は捨てて問題ありません。
画像の保存が要件を満たさない場合は、ペナルティを受けるおそれがあります。スキャナの画像を確認してから原本を破棄しましょう。
③電子レシートは普及している？
2024年にイオンが「iAEON」アプリで電子レシートを受け取れる「レシートレス機能」の提供を開始しました。連携店舗のレシートをスマートフォンから電子で受け取れるアプリ「スマートレシート」は17,000店舗が導入しています。
このように、電子レシートに対応する動きは広がりつつあります。
まとめ｜計画的に電子化への対応を進めよう！
本記事では、電子帳簿保存法に対応したレシートの保存について解説しました。
電子帳簿保存法の改正で、電子で受領したデータは電子で保存しなくてはなりません。
このような背景もあり、インボイス制度での事務負担の増加も背景に「電子化」と「効率化」に対応したシステムが増えています。コンプライアンスの強化や業務の効率化を求めるならシステムの導入がおすすめです。
電子レシートが本格的に普及し、紙のレシートと混在し始めると管理が複雑化する可能性もあります。早めにレシートのスキャナ保存や電子レシートの保存、ひいては制度への対応と業務の効率化を進めましょう。
