電子帳簿保存法はエクセルで対応できる！具体的な方法や注意点も解説

更新日：2025.04.30

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電子帳簿保存法の改正により、2024年1月からメールやクラウドサービスで受け取った請求書などの「電子取引データ」は電子データのまま保存することが義務化されました。これにともない、多くの企業が対応を迫られていますが、専用システムの導入はコスト面でハードルが高いと感じる中小企業や個人事業主も少なくありません。

しかし、日常的に使用している身近なツールであるエクセルの活用で、電子帳簿保存法への対応が可能です。ただし、正しい知識がないまま対応すると、要件を満たせなかったり、データの紛失や検索性の問題が生じたりするリスクがあります。

本記事では、エクセルを活用して電子帳簿保存法に対応する具体的な方法や注意点について解説します。

電子帳簿保存法は電子データを保存する際のルールを定めた法律

電子帳簿保存法は国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。

従来は税法上の帳簿や書類は紙での保存が原則でしたが、デジタル化の進展に対応して、一定の要件を満たせば電子データでの保存を認める特例が設けられています。

電子帳簿保存法は、以下の3つの区分に分けられます。

電子帳簿等保存：会計ソフトやExcelなどで作成した帳簿や書類を電子データのまま保存
スキャナ保存：紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンして電子データとして保存
電子取引のデータ保存：メールやクラウドサービスなどで電子的に受け取った請求書や領収書などを電子データのまま保存

2024年1月からは「電子取引のデータ保存」が完全義務化されて、メールやクラウドサービスなどで電子的に取引書類を受け取った場合、電子データのままの保存が義務づけられました。

なお、電子データを保存する際には「真実性の確保」（改ざん防止措置）と「可視性の確保」（検索機能など）の要件を満たす必要があります。

エクセルで電子帳簿保存法に対応する2つの方法

エクセルは多くの企業や個人事業主が日常的に使用しているツールであり、適切に設定すれば電子帳簿保存法の要件を満たせます。

電子帳簿保存法対応のポイントは、必要なデータを検索できる形で保存することと、データの真実性を確保することです。ただし、取引量が多い場合や、より厳格な管理が必要な場合は、専用システムの導入がおすすめです。

ここでは、エクセルで電子帳簿保存法に対応する2つの方法について解説します。

①電子取引データを保存する場合

メールやクラウドサービスで受領した請求書などの電子データは、エクセルを活用して管理できます。具体的な方法は、以下のとおりです。

受領したファイルに規則的な名前（日付_取引先_金額.pdfなど）を付ける
エクセルで索引簿を作成し「ファイル名」「取引日付・金額」「取引先」「保存場所」などを記録する
フィルター機能を設定して検索可能な状態にする

また、改ざん防止対策としては、データ保存の担当者や保存方法、アクセス権限などを明記した事務処理規程の策定・運用がおすすめです。

なお、以下の記事では、電子帳簿保存法の事務処理規程のサンプルや作成の流れ、注意点などを解説しているため、あわせて参考にしてください。

②電子帳簿を保存する場合

エクセルで作成した帳簿や書類も、要件を満たせば電子保存できます。国税庁や財務省の公的機関では、より高い信頼性をもつ電子帳簿の保存を推進するため、電子帳簿保存法上で「通常の電子帳簿」と「優良な電子帳簿」の区分を設けています。

「通常の電子帳簿」あるいは「優良な電子帳簿」とみなされるためには、保存の際にそれぞれ以下の保存要件をすべて満たす必要があります。

区分

保存要件

通常の電子帳簿

・システム関係書類の備え付け

・電子計算機やディスプレイ、プリンタなどの備え付け

・税務職員によるダウンロード要求に応じられること

優良な電子帳簿

通常の電子帳簿の保存要件にくわえて、以下の要件を満たす必要がある

・記録事項の訂正・削除の履歴が確認できる電子計算機処理システムの使用

・通常の業務処理期間を経過した後の入力について、その事実を確認できるシステムの使用

・電子化した帳簿と関連するほかの帳簿との間で、相互に関連性を確認できること

・取引年月日・取引金額・取引先による検索機能

・日付や金額の範囲指定による検索機能

・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件による検索機能

優良な電子帳簿とみなされた場合は、あらかじめ届出書を提出することで、後からその電子帳簿に関連する過少申告が判明しても過少申告加算税が5%軽減される制度の適用を受けられます。

エクセルで電子帳簿保存法に対応する際の5つの注意点

エクセルで電子帳簿保存法に対応する際には、いくつかの重要な注意点があります。正しく対応しないと法的要件を満たせなくなるだけではなく、追徴課税や青色申告の取り消しなどのペナルティを受けるおそれがあるため、初期の段階できちんとルールを整備して、適切に運用することが重要です。

ここでは、エクセルで電子帳簿保存法に対応する際の5つの注意点について解説します。

表記を統一して入力ルールを設定する
検索機能を確保する
改ざん防止対策をする
定期的にデータをバックアップする
データ量を管理する

①表記を統一して入力ルールを設定する

電子帳簿保存法では「検索機能の確保」が要件として定められており、取引先や日付、金額で検索できる機能が必要です。表記が統一されていないと正確な検索ができなくなり、法的要件を満たさなくなるおそれがあります。

対策としては、以下のような方法が考えられます。

入力ルールのマニュアルを作成・周知する
ドロップダウンリストを活用する
定期的な表記ゆれチェックを実施する

②検索機能を確保する

電子帳簿保存法では、取引年月日・取引金額・取引先で検索できることが明確に要件として定められています。さらに、日付や金額の範囲指定や、複数条件での検索も必要です。

エクセルでこれらの検索機能を確保するためには、以下の対策が有効です。

すべての項目にフィルター機能を設定する
日付は日付形式、金額は数値形式で統一する
定期的に検索機能テストを実施する

③改ざん防止対策をする

電子帳簿保存法では「真実性の確保」のため、改ざん防止措置を講じることが求められています。エクセルは本来、データの変更が容易なため、事務処理規程の策定・運用や、アクセス制限などの改ざん防止が必要です。

具体的な対策は、以下のとおりです。

事務処理規程を作成し、厳格に運用する
ファイルへのパスワードを保護し、アクセス権限を制限する
定期的な整合性チェックを実施する

④定期的にデータをバックアップする

電子帳簿保存法では、帳簿や書類を法定保存期間（原則7年間）保存する必要があります。エクセルファイルは破損リスクがあるため、定期的なバックアップが不可欠です。

また、システム障害やサイバー攻撃などの不測の事態に備えて、複数の場所にデータを保存しておくことが重要です。

効果的なバックアップ対策としては、以下が考えられます。

定期的バックアップのスケジュール化
複数の場所への保存
復旧テストによる有効性確認

⑤データ量を管理する

エクセルには、処理できるデータ量の限界があるため、データが膨大になると動作が不安定になり、ファイルが破損するリスクも高まります。

データ量を適切に管理するための対策は、以下のとおりです。

年度・月ごとにファイルを分割する
過去データは別ファイルに移動する
1ファイルあたりの行数制限を設定する

専用のシステム導入でエクセルを使った電子帳簿保存法への対応が効率化できる

専用システムの導入で、エクセルを使った電子帳簿保存法対応を効率化できる場合があります。ただし、完全に置き換えるのではなく、それぞれの強みを活かした併用が効果的です。

適切なシステム選定とエクセルとの役割分担の明確化で、電子帳簿保存法対応の効率化と確実性を両立できます。とくに、取引量が多い場合や、優良な電子帳簿として認められたい場合は、専用システムの導入がおすすめです。

メリット	注意点
・大量データの処理が可能になる・自動化により人的ミス・入力作業を大幅に削減できる・法的要件への対応が確実になる・データセキュリティが向上する・バージョン管理や履歴管理が容易になる	・導入コストや月額料金が発生する・システム操作の習熟に時間がかかる・カスタマイズの柔軟性がエクセルより制限される場合がある・データ移行作業が必要になる・両方のツールの操作スキルが必要になる