領収書は上様で大丈夫？基本の5つの項目・書き方・保管方法を徹底解説

領収書に決められたフォーマットはありませんが、5つの項目を記載するのが基本です。

しかし、記載内容によっては、受け取った側の企業で経費として認められないケースもあります。

本記事では、領収書の5つの記載項目と、多くの企業で経費として認められやすい書き方を解説します。

領収書の保管方法も解説するので、領収書を発行する側はもちろん、領収書を受け取ることが多い人も、ぜひ参考にしてください。

▼この記事で解説する内容 領収書の記載事項と書き方 領収書の保管方法 領収書が必要ないケース

領収書の記載項目と書き方

領収書には基本的に、取引日・宛名・但し書き・金額・発行者名を記載します。インボイスに対応している場合は、対応前までの書き方とは異なる点もあるので注意しましょう。

▼ポイント 「上様」が認められる業種は限定的 税率の区分に注意

取引日

取引日に記載するのは、基本的には領収書を発行する側が代金を受け取った年月日です。会計年度上、いつの損金であるかを判断する基準となるため、年も含めて記載します。

また、「令和6年」「2024年」という書き方であれば和暦でも西暦でも構いませんが、「R6年」「24年」などの省略した書き方は避けましょう。

宛名

宛名に記載するのは、領収書を受け取る側の企業名または氏名です。企業名であれば「御中」、個人名であれば「様」をつけて記載します。

「上様」と記載するケースもありますが、この記載が税法上で認められる業種は限られています。

また、該当する業種は、簡易インボイスの対象あるいはインボイスの発行義務がない業種であり、宛名を空白にした領収書も認められます。

• 小売業
• 旅客運送業
• 旅行業
• 飲食業
• 駐車場業

簡易な書き方または空白が認められる理由は、不特定多数・広く一般を対象とした事業であり、1人1人の名称・氏名を確認することが難しいケースが多いからです。

ただし、税務調査では「上様」と記載されていると厳しく見られやすいため、注意しましょう。手書き対応が可能であれば、企業名・氏名を記載することをおすすめします。

なお、上記の業種以外で、宛名を空白にしたまま領収書を発行するのは避けましょう。空白の領収書が第三者に悪用されれば、発行した側も罪に問われる可能性があるからです。

但し書き

但し書きには、商品やサービスなどの取引の内容を記載します。具体例は次のとおりです。

• お食事代として
• 手土産代として
• 消耗品費として
• ハウスクリーニングサービス料として
• 書籍代として
• セミナー参加代として

何に支払った代金なのかがわかることが税務上では重視されます。

そのため何に支払ったのかが曖昧な「お品代として」は、経費精算等において印象がよくありません。企業のルールによっては精算を却下される可能性があるため、注意が必要です。

また、飲食店で食事をし手土産を購入した場合は、食事代は税率10%ですが手土産代は食品なら税率8%になります。

税率が異なる商品を購入したことを示す意味でも、わかりやすく書くことが大切です。

金額

請求金額部分には税込の合計額を記載して問題ありませんが、税率が異なる商品・サービスがある場合は区分した記載も必要です。

引用：国税庁軽減税率・インボイス制度対応室「インボイス制度」

簡易インボイスで、どちらか一方の税率の取引のみの場合は、次のような記載でも構いません。

引用：国税庁「お問い合わせの多いご質問」

ただし、消費税の課税対象ではない取引が含まれる場合には、その金額が含まれていることがわかる記載が必要です。

次の領収書は、消費税の課税対象ではない入湯税が含まれた例です。

国税庁「お問い合わせの多いご質問」

発行者名

発行者名には、領収書を発行する事業者の正式名称または氏名を記載します。インボイスに対応している場合は、適格請求書発行事業者番号の記載も必要です。

領収書の必要性と保管方法

企業の経費精算も含めて領収書が必要な理由と、正しい保管方法を解説します。

▼3つのポイント 領収書は税務・会計の両方で必要 データまたはファイリングで保存 保存期間は7年が基本、例外あり

領収書の必要性

領収書の必要性は、主に次の3つが挙げられます。

• 仕入税額控除を受ける根拠となる

• 過払い・二重支払いの防止になる

• 商品交換等をおこなう際の証拠となる

仕入税額控除は、課税売上にかかる消費税額から仕入にかかった消費税額を控除することです。領収書がなければ、仕入にかかった消費税が判断できないため、控除できなくなる可能性があります。企業にとって不必要な損金になってしまうため、領収書が必要です。

また、商品やサービスを提供し対価を支払ったことを証明する意味でも領収書は必要です。

もし、領収書がなければ提供した側が未払いを主張したときに支払いを証明できず、過払いや二重払いになってしまうリスクがあります。

商品交換をおこなう際も、購入した日付からして保証期間内であることや当該店舗で購入したことを証明するために領収書が必要です。

領収書の保管方法

電子帳簿保存法が施行されたため、電子で送られた領収書はデータで保存する必要があります。

書面で届いたものは書面のままファイリングしても構いませんが、スキャナで取り込んでデータ保存する方法でも問題ありません。

領収書の保存期間

一般的な企業および青色申告の個人事業主の領収書の保存期間は、基本的には7年間です。

税務調査があったとき、ただちに提出できるよう準備しておきましょう。なお、白色申告または所得300万円以下の場合は5年間とされています。

領収書に関するよくある質問

最後に、領収書に関してよくある質問に回答します。

▼ポイント クレジットカード決済の場合は領収書の発行義務がない 取引金額が50,000円以上で領収書が必要 手書き領収書に対応できないことがある

領収書が必要ないケースはある？

領収書が必要ないのは、クレジットカード決済の場合です。クレジットカードの明細が領収書の役割を果たすため、商品やサービスを提供した側には発行義務がありません。

なお、インボイス制度開始前までは30,000円以下の取引では領収書が不要とされるケースがありましたが、制度開始以降は金額に関わらず基本的には領収書が必要になりました。

領収書に印紙は必要？

税抜50,000円以上の取引では、基本的には取引金額に応じた額の印紙が必要です。ただし、データで送受信する領収書であれば不要です。

領収書を手書きしてくれないのはなぜ？

インボイスに対応したPOSレジなどによる、機械印字の領収書を採用している店舗や企業では、手書きに対応しなくなるケースがあります。

手書きで対応しようとすると、税率の異なる商品や金額の記載を計算して記載する業務は複雑なためです。

宛名や但し書きも含めて手書き対応が不可なのかどうかは、店舗や企業ごとに確認する必要があります。

なお、簡易インボイスの対象となる事業との取引においては、会計上、レシートで経費計上しても構いません。レシートで経費精算できるよう自社のルールを見直すのも選択肢の1つです。

領収書の正しい書き方・保管方法を再確認しよう

領収書を発行する側も受け取る側も、正しい書き方を知っておく必要があります。

後からミスが発覚して再発行となれば、郵送や店舗に赴く手間がかかるためです。その場で確認することをおすすめします。

また、受け取る側は保存方法のルールや保存期間も確認しておきましょう。いざ税務調査が入ったときに提示できなければ、税務署から注意を受けることになりかねません。

空欄や「上様」などの記載があるとチェックが厳しくなるため、しっかり記載されているかどうかも重要です。

正しい書き方と保管方法を把握し、適切に発行・受け取り・管理するよう心掛けましょう。