BPOとは？アウトソーシングとの違いやサービスのメリットについて解説！

組織における問題を解決する際に、BPOは有効な方法のひとつとなりえますが、そもそもBPOとは何かについてハッキリと理解していない方もおられるかもしれません。
BPOはアウトソーシングの一種ですが、通常のアウトソーシングとは少し形態が異なり、BPOを導入すべき業務とアウトソーシングを導入すべき業務は異なります。
本記事では、BPOの概要やBPOとアウトソーシングの違い、BPOを導入することによるメリットなどについて解説します。

BPOとは経営手法の一種

BPOとは、「ビジネスプロセスアウトソーシング(Business Process Outsourcing)」の略称で、自社の業務プロセスの一部を外部の専門業者に委託する経営戦略・経営手法です。
もともとは欧米の企業を中心に活用されている手法でしたが、人材不足が大きな問題となっている日本でも、近年導入する企業が増えてきています。

BPOとアウトソーシングの違いは委託する業務内容や業務範囲

BPOの「O」は「Outsourcing」の頭文字であるように、BPOはアウトソーシングの一種ではありますが、BPOとアウトソーシングは似て非なるものです。
アウトソーシングは、自社の業務の一部を外部に委託する、自社の業務を行うためのリソースを外部から調達する手法ですが、その業務自体の効率化などは委託内容のなかには含まれていません。
一方PBOは、業務内容だけでなく業務プロセスごと外部に委託する手法です。
そのため、業務の効率化や効果分析、ボトルネックの特定、改善案の策定および実行といった部分まで委託内容に含まれます。
BPOの受託業者はその業務内容に特化したエキスパートであり、業務の効率化や効果分析などを非常に得意としています。
すでにプロセス自体が完成・洗練されているような業務の外部委託ではアウトソーシングを利用して、プロセス自体の見直しなどを行いたい場合はBPOを利用するといったように使い分けることで、BPOおよびアウトソーシングの恩恵を最大限に享受することができます。

BPO導入による4つのメリット

BPOを導入することによるメリットとしては、以下のようなことが考えられます。
● 自社のリソースをコア業務に集中させることができる
● コストを削減することができる
● 業務を効率化することができる
● 専門業者のスキルにより業務の質が向上する
それぞれのメリットについて、説明します。

1. 自社のリソースをコア業務に集中させることができる

会社にはさまざまな業務がありますが、そのなかには企業としての強みに直結するようないわゆる「コア業務」が存在します。
一方、業務のなかには必ずしも自社で行う必要はないような定型的な業務もあり、企業としてはこのような業務よりもコア業務にリソースを割くようにしなければなりません。
自社の収益に直接的にはつながらないような業務に対して、BPOを利用して委託することで、自社のリソースをコア業務に集中できるようになり、企業としての競争力を強化することが可能になります。

2. コストを削減することができる

業務によっては、繁忙期や閑散期に応じて業務量が変動するようなものもあります。
閑散期の水準に合わせて人を採用していたのでは繁忙期に対応できませんが、繁忙期の水準に合わせて人を採用してしまっては、コストが余分にかかることになってしまいます。
BPOを利用すれば、時期による業務量の変動に対しても業者がうまく対応してくれるので、コストを一定に保つことが可能でありコスト削減につながります。

3. 業務を効率化することができる

BPOの委託内容には業務の効果分析や改善案の策定などが含まれているため、既存の業務を効率化することが期待できます。
また、業務の効率化のための方法はわかっているものの、社内の慣習やしきたりのためにそれを実践するのが難しいような場合も、BPOは効果的です。
BPOサービスを提供しているような外部の業者からの意見であれば、社内の人も耳を傾けてくれやすいため、既存の慣習やしきたりにとらわれない業務改革が可能になります。

4. 専門業者のスキルにより業務の質が向上する

BPOの受託業者はたとえば営業事務やマーケティングなど、ある特定の業務に特化したエキスパートです。
エキスパートによる専門的なスキルをもって業務を行ってもらうことで、自社で同じ業務を行った場合よりも業務の質が向上することが期待できます。
業務の内容によっては法改正や規制の緩和・強化などを適宜キャッチアップして業務内容に反映させなければならないこともありますが、それはなかなか容易なことではありません。
BPOを利用して業務プロセスを丸ごと委託することで、そういった懸念を抱える必要がなくなるのも、BPOを利用することの大きなメリットのひとつです。
また、豊富な経験をもつ専門業者の知見によって運用の無駄が発見されれば、不要なソフトウェアの削除や低コストの仕入れが実現する可能性もあるでしょう。

BPOサービスの対象業務

BPOサービスの対象となる業務は、企業のコア業務ではないバックオフィス業務が中心であり、これまでは人事・総務・経理などが主な対象業務でした。
しかし最近では、BPOサービスを手がける業者の数も増えてきており、それにともなってBPOの対象となる業務も以前より幅広くなってきています。
マーケティングや人材の育成・採用といった、企業の事業方針にも関わるような業務もBPOの対象になることが多いですが、こういった業務は専門的な知識・知見を必要とすることが多いうえに、制度の変更などに定期的に対応しなければならない領域でもあります。
そのため、事業プロセスを丸ごと依頼できるBPOとの親和性は高く、スピード感を持って事業の推進を行うためにも、BPOの活用は非常に有効です。

BPO導入の活用例

幅広い業務がBPOの適用対象となりますが、実際に利用してみるまでは具体的にどのような形で利用すればよいのか、いまいちピンとこないかもしれません。
そこで、BPO導入の具体的な活用例を2つご紹介します。

1．煩雑な請求処理を一任

電気・ガス・水道や通信費などの請求書は基本的に毎月バラバラに届くため、業務はかなり煩雑です。とくに事業所が多い会社は請求書の通数が膨大で、コア業務の傍らで多くの手間・時間を割いているケースも少なくありません。
BPOを導入すれば、負荷の高い請求処理を専門家に任せることができるため、集中してコア業務に取り組めるようになります。

インボイスでは通信料金一括請求サービス「Gi」と、公共料金一括請求サービス「OneVoice」を展開しています。請求書をお預けいただくだけで、正確な請求処理、業務の時間短縮やコスト削減が実現可能です。
経営資源の最適化のためBPO導入をご検討の際は、ぜひインボイスのサービスをご確認ください。

2．オフィスの総合的な管理

従業員からの問い合わせ対応や受付、消耗品・備蓄品の管理、電子機器のメンテナンスや清掃など、オフィスの管理業務は多岐にわたります。従業員が本来の業務に加えて、こうした庶務業務を兼任しているケースも多いようです。
日常的な細かな庶務業務をBPO導入によって専門業者に一任すれば、無駄な人員・時間を割くことなくコア業務に集中できるでしょう。

また、オフィス自体の管理に留まらず、移転サポートを行っている業者もあります。移転前のビルおよび移転先のビルを管理している業者や引っ越し業者・工事業者など、多方面の関係者との調整や引っ越しの立ち合い・事後処理などまで、まとめて委託することが可能です。

BPOを利用することで業務の効率化が可能に！

BPOは自社の業務プロセスの一部を外部に委託する手法であり、自社のリソースをコア業務に集中させるために活用できます。
BPOの対象となる業務は、庶務・総務・経理などからマーケティング・人材採用まで幅広く、うまく活用することで業務の効率化やコストカットにつながります。
どの業務に対してBPOを導入するべきかはそれぞれの企業で異なるので、自社のコア業務を見極めたうえで、外部委託してもよい(すべきな)業務に関しては積極的にBPOを導入して、組織の競争力向上に努めましょう。