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経費とは、個人事業主や会社が売上をあげる際に必要になる支出のことです。
たとえば、保有している不動産の賃貸業を行っていれば、マンションの管理料や修繕費が経費です。また、フリーランスでWebデザインの仕事を請け負っていれば、勉強資料として購入した書籍が経費です。
税務調査が入った際に、これは事業のためになくてはならない支払だと説明できる支出が経費として認められるものです。
経費として計上するには、支払った証拠が必要です。支払った際の領収書や請求書等をしっかりと保管する必要があります。
もし領収書をもらえない取引の場合は、Excelなどに
● 日付
● どこに対して支払ったのか
● 支払内容
を入力して管理しておけば経費として計上できます。
● 売上-経費=税金の計算対象となる所得
● 税金の計算対象となる所得×税率=納税額
所得=売上の金額ではなく、所得=売上-経費となる点に注意が必要です。
たとえば、法人税の税率は資本金1億円以下の中小法人の場合、税金の計算対象となる所得が800万円以下であれば税率15%です。
1年間の売上が800万円で経費が100万円だと
● 売上800万円−経費100万円=所得700万円
● 所得700万円×15%=納税額105万円
となります。
しかし、同じ売上でも経費が300万円だと
● 売上800万円−経費300万円=所得500万円
● 所得500万円×税率15%=75万円
になるため、経費を200万円多く使うことにより、納税額が30万円減額します。
個人事業主の場合は法人と異なり、累進課税(儲けた金額が大きい人ほどそのぶん税金を多く支払う)という制度であるため、人によって税率が変わり、税率は5~45%と幅広いです。
経費を計上すればするほど納める税金を少なくすることができるため、経費としてどれだけ落とせるかが重要です。
経費とは事業に関わる支出のことですが、なかには経費として認められるかどうか判断が難しいものもあります。
具体的に、経費として認められる7つ支出を見ていきましょう。注意点もあわせて確認してください。
1人で事業を行っている個人事業主の方は、福利厚生費はほぼ認められませんので注意しましょう。なぜなら、自分の分の健康診断代を支払ったとして、それが仕事のためのものなのか、プライベートのためのものなのかは客観的にみて明確に判断することができないからです。
あくまで経費は、事業に関わることが大前提です。プライベートの旅費などを福利厚生費として計上したくなるかもしれませんが、そこはきっちりと区別しましょう。
また、役員のぶんだけ健康診断の費用を会社から出す、◯◯さんは長年勤務してくれているから◯◯さんにだけ慶弔金を出す、沖縄へ行った社内旅行の旅費を1人50万円支給するなどはNGです。
福利厚生費として認められるのは、従業員全員が一律で受けることができる・常識的な金額である内容のもののみです。一部の従業員にだけ支給したり、常識の範囲を超える金額を支給した場合は経費として認められず、税務調査後にペナルティで重い税率がかけられます。
会社だけの問題ではなく、支給額を受け取った従業員も、支給額分の所得を申告していなかったとして後から重い税率での税金を納付しなければなりませんので、十分に注意してください。