経費とは？経費で落とせるもの落とせないものを注意点と共に解説！

経費とは売上をあげる際に必要な支出

経費とは、個人事業主や会社が売上をあげる際に必要になる支出のことです。
たとえば、保有している不動産の賃貸業を行っていれば、マンションの管理料や修繕費が経費です。また、フリーランスでWebデザインの仕事を請け負っていれば、勉強資料として購入した書籍が経費です。
税務調査が入った際に、これは事業のためになくてはならない支払だと説明できる支出が経費として認められるものです。
経費として計上するには、支払った証拠が必要です。支払った際の領収書や請求書等をしっかりと保管する必要があります。
もし領収書をもらえない取引の場合は、Excelなどに
● 日付
● どこに対して支払ったのか
● 支払内容
を入力して管理しておけば経費として計上できます。

経費を計上することで納税を減らせる

経費を計上することで、納める税金を減らすことができます。
納める税金の金額は、下記の計算式で求められます。

● 売上－経費＝税金の計算対象となる所得
● 税金の計算対象となる所得×税率＝納税額
所得＝売上の金額ではなく、所得＝売上－経費となる点に注意が必要です。
たとえば、法人税の税率は資本金1億円以下の中小法人の場合、税金の計算対象となる所得が800万円以下であれば税率15％です。

1年間の売上が800万円で経費が100万円だと
● 売上800万円−経費100万円＝所得700万円
● 所得700万円×15％＝納税額105万円
となります。

しかし、同じ売上でも経費が300万円だと
● 売上800万円−経費300万円＝所得500万円
● 所得500万円×税率15％＝75万円
になるため、経費を200万円多く使うことにより、納税額が30万円減額します。

個人事業主の場合は法人と異なり、累進課税（儲けた金額が大きい人ほどそのぶん税金を多く支払う）という制度であるため、人によって税率が変わり、税率は5～45％と幅広いです。
経費を計上すればするほど納める税金を少なくすることができるため、経費としてどれだけ落とせるかが重要です。

経費として認められる7つの支出と注意点

経費とは事業に関わる支出のことですが、なかには経費として認められるかどうか判断が難しいものもあります。
具体的に、経費として認められる7つ支出を見ていきましょう。注意点もあわせて確認してください。

1. 交際費

取引先との会食や打ち合わせの際の飲食代、贈答品、冠婚葬祭の祝金や香典などが交際費として計上できる支出です。また、取引先との会食のため取引先とタクシーに搭乗し、送迎した際のタクシー代も交際費となります。
プライベートでのゴルフ利用料や友人との飲食代は交際費として計上できません。
交際費にできるのか迷った際は、取引先に関わる飲食代や贈答品によって、取引先の興味関心を得ることができたか、という観点で考えるとよいでしょう。
また、交際費として計上する飲食代については、領収書に参加したメンバーの名前と人数を記載する必要があるため、注意しましょう。

2. 福利厚生費

● 従業員の飲食代
● 健康診断の費用
● 社内旅行の旅費
● 慶弔金の支払
など、従業員のモチベーション維持に繋がる支出が福利厚生費として計上できます。

1人で事業を行っている個人事業主の方は、福利厚生費はほぼ認められませんので注意しましょう。なぜなら、自分の分の健康診断代を支払ったとして、それが仕事のためのものなのか、プライベートのためのものなのかは客観的にみて明確に判断することができないからです。
あくまで経費は、事業に関わることが大前提です。プライベートの旅費などを福利厚生費として計上したくなるかもしれませんが、そこはきっちりと区別しましょう。
また、役員のぶんだけ健康診断の費用を会社から出す、◯◯さんは長年勤務してくれているから◯◯さんにだけ慶弔金を出す、沖縄へ行った社内旅行の旅費を1人50万円支給するなどはNGです。
福利厚生費として認められるのは、従業員全員が一律で受けることができる・常識的な金額である内容のもののみです。一部の従業員にだけ支給したり、常識の範囲を超える金額を支給した場合は経費として認められず、税務調査後にペナルティで重い税率がかけられます。
会社だけの問題ではなく、支給額を受け取った従業員も、支給額分の所得を申告していなかったとして後から重い税率での税金を納付しなければなりませんので、十分に注意してください。

3. 地代家賃

● 事務所の家賃
● 店舗家賃の支払
● 事務所兼自宅の支払
上記が地代家賃として計上できる支出です。事務所兼自宅の家賃については家賃全額を経費にできるわけではなく、事務所として使用している割合と自宅として使用している割合を算出し、「家賃額×事務所用として使用している割合＝地代家賃として計上できる金額」となります。
事務所と自宅の割合は、基本的に床面積から算出します。自宅に書斎があり、仕事をする際は必ず書斎で行うという場合は、賃貸契約書等に記載されている部屋の図面をもとに書斎分の床面積を確認してください。
たとえば家賃が月10万円、自宅全体の床面積が50㎡、書斎の床面積が10㎡の場合は
● 家賃10万円×書斎床面積10㎡÷自宅床面積50㎡＝2万円
となり、家賃の20％分である2万円のみ地代家賃として計上できます。
このときに注意が必要なのは、書斎を仕事だけではなくプライベートでも使用していると経費として認められにくいため、書斎には仕事以外の私物を置かないようにしましょう。
もしどうしてもプライベートでも使用したいという場合は、経費にする割合を20％よりも下げて計上しておくという手もあります。
書斎などの決まったスペースがなく床面積から算出できないという場合も、事務所割合を10％程度の低い割合で設定して経費計上を行えば、税務調査の際に指摘される可能性は低いでしょう。

4. 車両費

事業で使用している車両のガソリン代や修理代についての支払が、車両費として計上できる支出です。
車をプライベートでも使用している場合は事業用の使用割合を算出する必要があり、基本的に走行距離から割合を出します。
1ヶ月に支払ったガソリン代が1万円、月の全体走行距離が500km、事業で車を使用した際の走行距離が300kmの場合
● ガソリン代1万円×事業での走行距離300km÷全体走行距離500km＝6,000円
となり、事業として使用している割合が60％のため6,000円を車両費として計上できます。
車の修繕費や自賠責保険（科目：保険料）、自動車税（科目：租税公課）についても60％の割合で経費に計上します。

5. 旅費交通費

出張した際の交通費や宿泊代は旅費交通費として計上できる支出です。
出張の際の交通費については、旅費規定を定めておくとよいでしょう。実費で精算するという規定でもよいですし「事務所から50km離れた場所へ出張する際は日当1,000円、100kmであれば日当1,500円、宿泊した場合は1日につき3,000円支給」と規定して従業員に支払を行えば、実費よりも経費を多く計上できます。
その際、常識的な範囲の支給額にしなければ税務調査で認められずに経費にできなくなるため、出張手当を過大にしすぎないように定めるようにしましょう。
また、交通系ICカードへのチャージ代金はそのまま旅費交通費として計上できないという点にも注意が必要です。なぜなら、ICカードへチャージした段階では、チャージしたぶんを今後交通費として使用するかどうかは不明なためです。
もしチャージした段階で経費にできてしまうと、税金の申告の際に多額の金額をチャージして経費とし、税金の納付額を少なくすることができてしまいます。
そのため、ICカードを使用して公共交通機関を利用した際の金額を経費にしたい場合は、券売機で利用証明書をとり、記載されている金額の通りに旅費交通費を計上し、証明書を証拠の資料として残すようにしておきましょう。

6. 消耗品費

10万円未満の文房具や家具、PC関連機器などの支払が、消耗品費として計上できます。10万円以上の家具やPCなどに関しては固定資産の扱いとなり、その年に全額経費で落とすのではなく、数年にわたって少しずつ経費にしていくという処理を行います。
10万円未満であれば消耗品費になりますが、たとえばノートパソコンが9万円、ケーブル代が5,000円、パソコン設定費用が3,000円、初期設定のソフトウェアが3,000円といった場合、支払の合計額は10万1,000円です。
この場合、ノートパソコンの取得価額は10万1,000円と判断される場合もあるため、それぞれの金額で消耗品費に計上するのではなく、10万1,000円で固定資産の扱いにするのが無難な方法です。

7. 各種税金の支払

法人の場合、消費税・自動車税・固定資産税・印紙税・司法書士の登録免許税等の納付額が経費になり、法人税の納付については経費になりません。
個人事業主の場合は、個人事業税・消費税・自動車税・固定資産税・印紙税・司法書士の登録免許税等の納付が経費になり、所得税や住民税の納付については経費になりません。また固定資産税については、自宅兼事務所の不動産の固定資産税の場合、事務所使用割合のぶんだけ固定資産税を経費にすることができます。

経費にできるのは事業に関わる支払いのみ

経費にできるのは、事業に関わる支払のみです。
経費が増えると納税額が減るため、経費に計上できる支払いは経費にしましょう。ただし、事業で使用したものとプライベートで使用したものはしっかり区別する必要があります。境界が曖昧な場合は、事業用の割合を算出しましょう。
経費と認められなければ、後から重い税率での税金を納付しなければなりませんので注意が必要です。