インボイス制度で帳簿のみの保存が認められる特例とは？正確な記載事項と活用ポイントを解説

インボイス制度では原則として、仕入税額控除を受けるためにインボイス（適格請求書）と帳簿の両方の保存が必要です。しかし、特定の取引では例外的に「帳簿のみの保存」で仕入税額控除が認められるケースがあります。

多くの中小企業の経理担当者や個人事業主にとって、どのような場合に帳簿のみの保存が認められるのか、また帳簿への正確な記載方法は頭を悩ませる問題です。

これらの特例を正しく理解し活用することで、経理処理の負担を軽減しながらも、適切に仕入税額控除を受けられます。不適切な処理は税務調査で指摘される可能性もあるため、正確な知識を身につけることが重要です。

本記事では、インボイス制度における帳簿のみの保存が認められる特例について、正確な記載事項と活用ポイントを解説します。

インボイス制度は、取引にかかる消費税を正しく申告するための制度

インボイス制度は、2023年10月1日から開始された消費税に関する計算方法や請求書の作成方法を定めた新しい制度です。この制度は、複数税率制度のもとで事業者が正確な消費税率と消費税額で納税することを目的としています。

仕入税額控除とは、消費税の計算で、売上にかかる消費税額から仕入れにかかった消費税額を差し引く仕組みです。この仕組みで、消費税の重複課税を防げます。具体的には以下の計算式で求められます。

納めるべき消費税額 = 売上にかかる消費税額 - 仕入れにかかる消費税額

インボイス制度では、仕入税額控除を受けるために、原則として「帳簿」と「インボイス（適格請求書）」の両方の保存が必要です。これにより、消費税額の正確な計算と透明性の確保が図られています。

【重要】インボイス制度において、一部の取引で「帳簿のみの保存」が認められている

インボイス制度では、仕入税額控除を受けるためには原則として「インボイス（適格請求書）」と「帳簿」の両方の保存が必要です。しかし、特定の取引では例外的に「帳簿のみの保存」で仕入税額控除が認められます。

帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められるおもな取引は、以下のとおりです。

• インボイスの交付義務が免除される3万円未満の公共交通機関による旅客の運送
• 簡易インボイスの記載事項が記載されている入場券などが使用の際に回収される取引
• 古物営業を営む者のインボイス発行事業者でない者からの古物の購入
• 質屋を営む者のインボイス発行事業者でない者からの質物の取得
• 宅地建物取引業を営む者のインボイス発行事業者でない者からの建物の購入
• インボイス発行事業者でない者からの再生資源または再生部品の購入
• インボイスの交付義務が免除される3万円未満の自動販売機および自動サービス機からの商品の購入など
• インボイスの交付義務が免除される郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス
• 従業員などに支給する通常必要と認められる出張旅費

これらの特例の適切な活用で、日常的な経理処理の負担軽減と適切な仕入税額控除が両立できます。

インボイス制度で「帳簿のみの保存」がOKな2つの特例とは？

インボイス制度で、とくに日常的な業務で頻繁に発生する「公共交通機関特例」と「自動販売機特例」は、3万円未満の取引のみが対象となる重要な特例です。これらは「3万円未満」の明確な金額条件が付されており、3万円以上の取引の場合は原則としてインボイス（適格請求書）が必要です。

ただし、乗車券などが使用する際に回収される取引は、3万円以上であっても「回収特例」が適用される場合があります。これらの特例の適切な活用で、日常的に発生する少額取引の処理における事務負担を軽減しつつ、適正な仕入税額控除を受けられます。

ここでは、インボイス制度で「帳簿のみの保存」がOKな2つの特例について解説します。

1. 公共交通機関特例
2. 自動販売機特例

①公共交通機関特例

公共交通機関特例は、3万円未満の公共交通機関による旅客の運送に適用される特例です。この特例は、バスや電車、船舶などの公共交通機関による旅客の運送が対象です。タクシーや航空機も含まれますが、タクシーチケットは別途対応が必要なケースもあります。

ただし、この特例は「1回の取引」で3万円未満の運賃に限定されます。たとえば、3,000円の乗車券を10枚購入して合計30,000円となる場合は、特例適用外となるため注意が必要です。

公共交通機関特例を適用する場合の帳簿への記載方法は、以下のとおりです。

• 取引の相手方の名称
• 取引日
• 取引内容
• 支払金額
• 特例の適用

公共交通機関特例では、相手方の住所・所在地の記載は不要です。

なお、3万円以上の取引の場合は原則インボイスの保存が必要ですが、乗車券などが回収される場合は金額にかかわらず「回収特例」として帳簿のみの保存が認められる場合があります。

②自動販売機特例

自動販売機特例は、3万円未満の自動販売機および自動サービス機からの商品の購入などに適用される特例です。この特例では、飲料や食品、たばこなどを販売する自動販売機やコインロッカー、コインランドリーなど、機械装置のみで代金の受領と資産の譲渡が完結する取引が対象です。

ただし、小売店内に設置されたセルフレジやコインパーキング、自動券売機やネットバンキングなどは対象外のため、注意する必要があります。

自動販売機特例を適用する場合は、帳簿へ以下の項目を記載しなければなりません。

• 取引の相手方の名称
• 取引の場所
• 取引日
• 取引内容
• 支払金額
• 特例の適用

自動販売機特例では相手方の住所・所在地の詳細記載は不要で、設置場所の概略記載で対応でき、電子マネーやクレジットカードでの支払いの場合も対象です。

3万円以上の取引の場合は原則としてインボイスの保存が必要で、自動販売機から出るレシートがある場合は、可能であれば保存しておくとより安全です。

帳簿のみの保存におけるパターン別の記載事項

インボイス制度で、帳簿のみの保存で仕入税額控除を受ける場合は、帳簿には以下の基本的な事項を記載する必要があります。

• 取引先の氏名または名称
• 取引年月日
• 取引内容
• 取引金額

これらの基本的な記載事項にくわえて、特例ごとに追加の記載事項が必要となるケースもあります。適切な記載をおこなうことで、税務調査などの際にも問題なく対応可能です。

ここでは、帳簿のみの保存におけるパターン別の記載事項について解説します。

特例を適用する場合は、追加の記載事項がある

特例を適用する場合は、基本的な記載事項にくわえて原則として「取引先の住所または所在地」「特例の対象となる旨」を記載する必要があります。

ただし、以下の取引では「取引先の住所または所在地」の省略が可能です。

• 3万円未満の公共交通機関による旅客の運送
• 映画館のチケットなどの課税仕入れの金額が3万円未満の入場券などが回収される取引
• 古物商などの取引（一部）
• 自動販売機やATMなどの利用
• 郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス
• 従業員などに支給する出張旅費

経過措置を適用する場合は、その旨の記載も必要

2023年10月1日～2029年9月30日の間にインボイス（適格請求書）発行事業者以外の免税事業者などからの課税仕入れについて経過措置を適用する場合は、経過措置の適用を受ける課税仕入れである旨の記載も必要です。

具体的には「80％控除対象」や「免税事業者からの仕入れ」などの記載をおこなうことで、経過措置の適用を明確にします。この経過措置は段階的に控除率が引き下げられるため、記載する際には適用期間に応じた控除率の確認も重要です。

まとめ｜帳簿のみの保存のルールを正確に理解して、効率的な経理処理と適切な税務対応を実現しよう

本記事では、インボイス制度における帳簿のみの保存が認められる特例について、正確な記載事項と活用ポイントを解説しました。

インボイス制度下でも、公共交通機関や自動販売機などの特定取引では帳簿のみの保存で仕入税額控除の適用が可能です。とくに3万円未満の公共交通機関の利用や自動販売機での購入など、日常的に発生する少額取引は、特例の正しい活用で効率的な経理処理を実現できます。

こうした正確な特例の活用と適切な帳簿記載で、日常的な経理業務の効率化と税務調査に耐えうる適切な記録の両立が可能です。インボイス制度の特例を上手に活用して、事務負担の軽減と適正な税務処理を両立させましょう。