インボイスが出ないコンビニのコピー機もOK！特例での賢い経理処理

コンビニのコピー機でインボイスが出ず、経費処理に困っていませんか？この記事を読めば、インボイス制度下でもコピー代を賢く経費にする方法がわかります。結論として、インボイスがなくても「自動販売機特例」や「少額特例」を活用すれば仕入税額控除は可能です。その具体的な条件や帳簿への記載方法まで詳しく解説します。

まず確認！コピー機のレシートとインボイスの関係

インボイス制度は、多くの事業者にとって経費処理のあり方を見直すきっかけとなりました。特に、日常的に利用するコンビニエンスストアのコピー機サービスが発行するレシートや領収書が、インボイス（適格請求書）の要件を満たしているのか、疑問に思う方も多いのではないでしょうか。この章では、まずインボイス制度の基本と、コンビニのコピー機におけるインボイス対応の現状について確認し、レシートとインボイスの関係を明らかにします。

そもそもインボイス制度とは？

インボイス制度（正式名称：適格請求書等保存方式）とは、消費税の仕入税額控除の適用を受けるために、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必要となる制度です。適格請求書発行事業者の登録を受けた事業者のみが、インボイスを発行できます。インボイスには、登録番号や適用税率、税率ごとに区分した消費税額などの記載が求められます。

この制度の導入により、買手側は仕入税額控除を受けるために、原則として売手からインボイスを受領し、保存する必要が生じました。売手側は、買手から求められた場合にインボイスを交付する義務があります（一部例外を除く）。

コンビニのコピー機でのインボイス対応状況は？

結論から申し上げると、多くのコンビニエンスストア（例：ファミリーマート、ローソンなど）に設置されているマルチコピー機でサービスを利用した際に発行されるレシートや領収書は、原則としてインボイスの要件を満たしていません。つまり、これらのレシートだけでは仕入税額控除の適用を受けるための証拠書類として不十分な場合があります。

これは、コンビニのコピー機サービスが、不特定多数の者に対して行われる取引であり、インボイスの交付義務が免除される「自動販売機特例」の対象となるケースが多いためです。

自動サービス機（3万円未満のものに限る）からの購入は、インボイスの保存がなくとも一定の事項を帳簿に記載することで仕入税額控除が認められます。コンビニのコピー機もこの自動サービス機に該当すると考えられています。そのため、コピー機の利用で発行されるレシートには、適格請求書発行事業者の登録番号などが記載されていないのが一般的です。

ただし、今後の対応状況は変化する可能性もゼロではありませんので、利用する際には発行される書類を確認することが推奨されます。

コピー機の受領書はインボイスとして認められる？

インボイス制度開始後、コピー機を利用した際の経費処理について、受け取った受領書やレシートがインボイスとして認められるのか、多くの方が疑問に思われていることでしょう。結論から申し上げますと、コピー機の受領書もインボイスの記載要件を満たしていれば、適格請求書として取り扱うことが可能です。しかし、全てのコピー機がインボイスに対応した受領書を発行しているわけではないため、注意が必要です。

ここでは、コピー機の受領書がインボイスとして有効かどうかを見分けるポイントと、もし対応していない場合に経費処理で特例が使えるのかどうかについて解説します。

インボイスとして有効な受領書の見分け方

受け取ったコピー機の受領書がインボイス（適格請求書）として認められるためには、以下の項目が記載されている必要があります。これらの情報が不足している場合、原則として仕入税額控除の適用を受けることができません。

記載が必要な項目	一般的なコピー機レシートでの確認ポイント
発行事業者の氏名または名称および登録番号	コピーサービスを提供している事業者の名称とTから始まる13桁の登録番号が記載されているか確認します。コンビニエンスストアのコピー機の場合、コンビニエンスストア本体ではなく、コピー機サービス提供会社の情報が記載されることがあります。
取引年月日	コピー機を利用した日付が正確に記載されているか確認します。
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）	「コピー代」「印刷代」など、サービス内容が具体的に記載されているか確認します。コピー代は標準税率（10%）の対象です。
税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）および適用税率	利用金額と、それに対する消費税率（通常10%）が明記されているか確認します。
税率ごとに区分した消費税額等	適用税率ごとの消費税額が記載されているか確認します。
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称	原則として宛名が必要ですが、コンビニのコピー機のような不特定多数の者に対して販売等を行う事業者は、適格簡易請求書（簡易インボイス）を発行できます。この場合、宛名の記載は省略可能です。そのため、宛名がなくても他の要件を満たしていればインボイスとして扱える場合があります。

特にコンビニエンスストアのコピー機では、発行されるレシートが簡易インボイス（適格簡易請求書）の形式をとっている場合があります。簡易インボイスの場合、「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」の記載は不要とされています。お手元のレシートをよく確認し、上記の項目が網羅されているかチェックしましょう。

インボイス対応してない場合の経費処理は特例で対応可能？

もし、利用したコピー機の受領書が上記のインボイスの要件を満たしていない場合、原則としてその取引にかかる消費税の仕入税額控除を受けることはできません。これは、課税事業者が経費を計上する上で非常に重要なポイントです。

しかし、ご安心ください。インボイス制度には、一定の条件を満たす場合にインボイスの保存がなくとも仕入税額控除が認められる特例措置がいくつか設けられています。コピー機の利用料金についても、これらの特例を活用できる可能性があります。

具体的にどのような特例があり、どのように適用できるのかについては、次の章で詳しく解説します。

コピー機利用で活用できるインボイスの特例を解説！

コンビニエンスストアのコピー機のように、インボイスの発行が難しいケースも想定されますが、そのような場合でも、一定の条件を満たせば仕入税額控除を受けられる特例措置があります。ここでは、コピー機の利用料金を経費処理する際に活用できる主な特例について、その条件や具体的な対応方法を詳しく解説します。

コピー機に適用できる「自動販売機特例」の条件

「自動販売機特例」とは、不特定多数の者に対して販売等を行う自動販売機や自動サービス機からの購入で、インボイスの交付を受けることが難しい取引について、一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められる制度です。多くのコンビニに設置されているコピー機は、この「自動サービス機」に該当する可能性があります。

この特例を適用するための主な条件は以下の通りです。

• 対象となる取引が3万円（税込）未満であること。
• 自動販売機及び自動サービス機（例：コインロッカー、ATM、一部の券売機、そしてコピー機など）により行われる課税仕入れであること。
• インボイスの交付を受けることが客観的に困難であると認められること。

自動販売機特例を適用して仕入税額控除を受けるためには、帳簿に通常の記載事項（課税仕入れの相手方の氏名又は名称、取引年月日、取引内容、支払対価の額）に加えて、以下の事項を記載する必要があります。

追加で帳簿に記載が必要な事項	記載内容の例
自動販売機特例の対象である旨	「自販機特例」「3万円未満の自動販売機」など
仕入れの相手方の住所又は所在地	コピー機が設置されている店舗の住所（例：東京都千代田区丸の内1-2-3）

コピー機の利用時に発行されるレシートや領収書に、インボイス発行事業者の登録番号や氏名・名称の記載がない場合でも、上記の帳簿記載とレシート（支払いの証拠として）の保存により、仕入税額控除の適用が可能です。

「少額特例」によるコピー代のインボイス対応方法

「少額特例」とは、インボイス制度における事業者の事務負担を軽減するために設けられた特例措置です。この特例を利用すると、一定規模以下の事業者であれば、1回の取引金額が1万円（税込）未満の課税仕入れについて、インボイスの保存がなくても、一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます。

少額特例を適用できる事業者の条件は以下の通りです。いずれかを満たす必要があります。

• 基準期間（法人の場合は前々事業年度、個人事業主の場合は前々年）における課税売上高が1億円以下の事業者
• 特定期間（法人の場合は前事業年度の開始の日以後6ヶ月の期間、個人事業主の場合はその年の前年の1月1日から6月30日までの期間）における課税売上高が5,000万円以下の事業者

この特例は、2023年10月1日から2029年9月30日までの間の課税仕入れについて適用されます。コピー機の利用料金が1万円（税込）未満であれば、インボイスの有無にかかわらず、この少額特例を活用して仕入税額控除を受けることが可能です。

少額特例を適用する場合、帳簿には以下の事項を記載します。これは、通常の課税仕入れと同様の記載内容です。

帳簿に記載が必要な事項	具体例・補足
課税仕入れの相手方の氏名又は名称	コピーサービスを提供した事業者名（例：株式会社ABC、ローソンなど）
取引年月日	コピー機を利用した日付
取引内容（軽減税率の対象である場合はその旨も）	「コピー代」（コピー代は標準税率のため、軽減税率対象である旨の記載は不要）
支払対価の額	実際に支払った金額

少額特例の場合、自動販売機特例とは異なり、帳簿に「特例適用の旨」や「仕入れの相手方の住所又は所在地」を特別に記載する必要はありません。ただし、取引の証拠としてレシートや領収書は適切に保管しておくことが推奨されます。

インボイスに対応していないコピー機代の具体的な経費処理！

インボイス制度開始後も、コンビニのコピー機のようにインボイス（適格請求書）が発行されないケースは少なくありません。しかし、そのような場合でも特定の条件を満たせば、仕入税額控除を受けることが可能です。ここでは、インボイスに対応していないコピー機代の具体的な経費処理方法として、帳簿への記載方法と証拠書類の保管方法について詳しく解説します。

仕入税額控除を受けるための帳簿への記載方法

インボイスがなくても仕入税額控除を受けるためには、利用した特例（例：自動販売機特例）に応じて、帳簿に一定の事項を記載する必要があります。特にコンビニのコピー機利用料（3万円未満）の場合、多くは「自動販売機特例」の対象となります。この特例を適用する際の帳簿への記載事項は以下の通りです。

記載項目	記載内容のポイント	摘要欄 記載例
取引年月日	コピー機を利用した日付を正確に記載します。	（例：令和6年5月15日）
取引内容	「コピー代」「資料印刷代」など、具体的な内容を記載します。	コピー代
支払対価の額	実際に支払った金額（税込）を記載します。	（例：50円）
支払先の名称	利用したコンビニエンスストアの店舗名など、可能な範囲で記載します。（例：〇〇コンビニ△△店） 自動販売機特例の適用においては必須ではありませんが、レシートに記載があれば記録しておくと経理処理上、より丁寧です。	〇〇コンビニ△△店
支払先の住所または所在地	自動販売機特例を適用する場合、帳簿への記載は不要です。	（自動販売機特例適用のため不要）
特例適用の旨	適用する特例の種類を明記します。コピー機の場合は「自動販売機特例」と記載するのが一般的です。	自動販売機特例（3万円未満）

これらの情報を帳簿に正確に記録することで、インボイスがない場合でも仕入税額控除の適用を受けることができます。なお、コピー代を経費として処理する際の勘定科目は、一般的に「消耗品費」や「事務用品費」などが用いられます。

経費処理に必要な受領書やレシートの保管方法

インボイスが発行されないコピー機の利用であっても、支払いの事実を証明する受領書（レシート）は非常に重要な証拠書類となります。これらの書類は、帳簿記載の正当性を担保し、税務調査の際に経費として認めてもらうための根拠となるため、適切に保管する必要があります。

受領書やレシートの保管に関する主なポイントは以下の通りです。

• 保管期間：法人税法や所得税法に基づき、原則として事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保管する必要があります。ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合は、最大10年間の保管が求められることがあります。
• 保管方法：
• 紙での保管：受け取ったレシートを日付順や取引先別に整理し、ファイルや箱に入れて保管します。
• 電子データでの保管：電子帳簿保存法の要件を満たせば、スキャナで読み取った画像データや、スマートフォンで撮影した写真データなど、電子データでの保存も認められています。電子データで保存する場合は、改ざん防止措置や検索機能の確保など、定められたルールに従う必要があります。

特にコンビニのコピー機で発行されるレシートは感熱紙であることが多く、印字が薄くなったり消えたりしやすい性質があります。長期間の保管に備え、受け取ったら早めにスキャンして電子データ化するか、普通紙にコピーを取っておくなどの対策を講じることをお勧めします。これにより、後々の経費処理や税務対応がスムーズになります。

Q&A｜コピー機とインボイスに関するよくある質問

コピー機の利用明細に会社名や宛名が入っていないけど、インボイスとして使える？

コンビニのコピー機で発行されるレシート（利用明細）に会社名や宛名が記載されていなくても、インボイスとして扱えるケースがあります。

インボイス制度では、原則として適格請求書に買い手の氏名または名称の記載が求められます。しかし、コンビニエンスストアのコピー機のように不特定多数の者に対して販売等を行う事業については、記載事項を簡略化した「適格簡易請求書（簡易インボイス）」の交付が認められています。

この簡易インボイスでは、「書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称」の記載は不要とされています。そのため、レシートに以下の情報が記載されていれば、宛名がなくても仕入税額控除のための証拠書類として利用可能です。

• 発行事業者の登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（「コピー代」など。軽減税率の対象品目である場合はその旨も記載）
• 税率ごとに区分した対価の額（税抜または税込）
• 税率ごとに区分した消費税額等または適用税率

ただし、これはコピー機の設置事業者が適格請求書発行事業者であり、レシートが簡易インボイスの要件を満たしている場合に限ります。また、コピー機の利用が「自動販売機特例」の対象となる場合（3万円未満の自動販売機等からの購入）は、インボイス自体の保存が不要となり、帳簿への記載のみで仕入税額控除が認められます。この特例を適用する場合も、レシートの宛名の有無は問いません。

個人事業主がコピー機を使った場合、インボイスはどう処理すればいい？

個人事業主の方がコンビニのコピー機を利用した場合のインボイス対応は、ご自身が消費税の課税事業者か免税事業者かによって異なります。

免税事業者の場合：

仕入税額控除を行う必要がないため、インボイスの保存や特別な経費処理は求められません。これまで通りの経費処理を行ってください。

課税事業者の場合：

仕入税額控除を受けるためには、原則として適格請求書（インボイス）または適格簡易請求書の保存と、帳簿への適切な記載が必要です。コンビニのコピー機利用においては、以下の対応が考えられます。

1. レシートがインボイスの要件を満たす場合：
   発行されたレシートが適格請求書発行事業者の登録番号や税額などの必要事項を記載したインボイス（または簡易インボイス）であれば、それを保存し、帳簿に記載することで仕入税額控除を受けられます。
2. インボイス非対応またはレシートが要件を満たさない場合（特例の活用）：
   以下の特例のいずれかの条件を満たせば、インボイスの保存がなくても帳簿への記載のみで仕入税額控除が認められる場合があります。

特例の種類	主な適用条件	インボイス保存	帳簿への記載事項（主なもの）
自動販売機特例	3万円未満の自動販売機・自動サービス機からの購入（コピー機が該当する場合）	不要	取引年月日、取引内容、支払対価の額、帳簿に「自動販売機特例」などと記載し、相手方の住所または所在地の記載は不要 （例：摘要欄に「コンビニ コピー代（自販機特例）」）
少額特例	1回の取引の税込金額が1万円未満の課税仕入れ。 （対象者：基準期間の課税売上高1億円以下、または特定期間の課税売上高5千万円以下の事業者）	不要	通常の帳簿記載事項に加え、特例適用の旨（例：「少額特例」）を記載 （例：摘要欄に「コピー代（少額特例）」）

これらの特例を適用する際は、ご自身の事業規模や取引内容が条件に合致するかを確認し、帳簿へ正確に記載することが重要です。不明な点は税理士などの専門家にご相談いただくことをお勧めします。

まとめ

コンビニのコピー機ではインボイスが発行されない場合がありますが、心配は不要です。「自動販売機特例」や「少額特例」といったインボイス制度の特例を活用することで、仕入税額控除を受けることが可能です。重要なのは、利用した事実を帳簿に正しく記載し、レシートを適切に保管することです。ポイントを押さえておけば、コピー代もしっかり経費として認められますので、安心してご活用ください。