【テンプレート付】請求書の鏡とは？作成方法や項目を徹底解説

請求書の鏡とは、郵送やFAXで書類を送るときに同封する表紙のことを指します。鏡は「送付状」や「頭紙」とも呼ばれ、最低限おさえておきたいビジネスマナーです。

もしこのようなビジネスマナーが守られていない場合、取引先からの信頼を失ってしまう可能性があります。経理担当者としては最低限のマナーをおさえ、取引先にも失礼のないような対応が必要です。

本記事では、請求書の鏡の基本情報や作成方法・内容について解説します。取引先と気持ちの良い取引ができるよう、必要なマナーを身につけましょう。

請求書の鏡の基本とは？表記や違いを紹介

請求書の鏡には「送付状」や「頭紙」などのさまざまな呼び方があるため、よく勘違いされてしまいます。そのため、経理担当者としては請求書の鏡の用途や表記などの意味を理解しておき、取引先を混乱させないようにしましょう。

ここでは、請求書の鏡の基本を解説します。

請求書の鏡は同封する表紙のこと

鏡とは、請求書を取引先に郵送やFAXで送るときに同封する表紙のことです。請求書の送付時に鏡を同封することによって、送付書類の内容が一目でわかるため、ビジネスマナーの1つとなっています。

なお、鏡を同封するタイミングは郵送やFAXで請求書を送るときに限られるため、電子メールで送付する場合、作成は不要です。

請求書のかがみの漢字は「鏡」か「鑑」で表記する

請求書のかがみの漢字は、「鏡」あるいは「鑑」と表記されます。表記するときはひらがなで「かがみ」にしても問題ないため、自社で使いやすい用語を選びましょう。

鏡の名前の由来は、同封物を確認する際に規範とすべき資料であることからとされています。このことから、自社で請求書の鏡を作成するときは同封物の内容が一目でわかるようにしましょう。

請求書の鏡と送付状・添書き・頭紙の違い

ビジネスシーンでは、郵送やFAXで書類を送るときに送付状や頭紙、添書きをつけることが基本です。鏡の用途は送付状や頭紙、添書きと変わらず、同じものと考えましょう。

請求書の鏡を作成する方法2選

請求書の鏡を作成するときは、自社に合わせて1から自作するか、テンプレートを利用する方法があります。なかでも、業務の負担軽減を目指すなら、テンプレートの利用がおすすめです。

ここでは、請求書の鏡を作成する方法を2つ解説します。経理業務を簡略化するために、作成方法を理解しましょう。

1. 自社に合わせて1から作成する
2. テンプレートを利用する

①自社に合わせて1から作成する

請求書の鏡を自社に合わせて1から作成する場合、手書きあるいは文書作成ソフト・表計算ソフトを利用しましょう。

とくに、毎月作成する鏡が多い場合は、WordやExcel、Googleドキュメントなどの文書作成ソフトや表計算ソフトの利用がおすすめです。複数枚の鏡を作成する場合でもコピーして利用でき、業務軽減につながります。

1から鏡を自作する方法は手間がかかる一方で、記載内容を好みに合わせて決められるため、完成したら業務がスムーズに進みやすくなります。

②テンプレートを利用する

請求書の鏡を作るときは、WordやExcelのテンプレートを利用すれば、鏡の作成にかかる時間を短縮でき、ほかの業務に時間を活用できます。

ただ、テンプレートを利用するときは送付者の情報や宛先の変更忘れに注意しましょう。変更し忘れると、誤った内容の鏡を作成してしまい、取引先から信用を失ったりトラブルに発展したりする可能性があります。

請求書の鏡に記載する6つの内容

請求書の鏡を作成するときは、記載するべき内容を理解しておくとスムーズに作成が可能です。取引先から見た際の見やすさを意識して、抜け漏れがない鏡を作成しましょう。

ここからは、請求書の鏡に記載する項目を6つ解説します。

1. 日付｜書類発送日
2. 宛名｜取引先の情報
3. 差出人｜自社の情報
4. 件名｜送付書類の名称
5. 前書き・末文｜挨拶文
6. 主文｜請求書の内容

①日付｜書類発送日

請求書の鏡の上部には、書類を発送する日付を記載しましょう。発送日を鏡に記載することで、請求書がいつ送られたのかが明確になります。

なお、鏡や請求書に記載する日付は西暦・和暦を統一することで書類の見やすさが高まります。

②宛名｜取引先の情報

請求書の鏡を作成するときは、宛名として会社名・部署名・電話番号・担当者名を記載しましょう。

なお、テンプレートを使用している場合、宛先に別の取引先のデータが残っているケースがあります。ほかの取引先が記載されていると、情報漏洩リスクがあるため作成後はダブルチェックをおこないましょう。

③差出人｜自社の情報

請求書の鏡に記載する差出人情報は、会社名・部署名・電話番号・担当者名が一般的です。なお、ほかの部署と鏡のテンプレートを共有する場合は、部署名や担当者名の変え忘れに注意しましょう。

④件名｜送付書類の名称

請求書の鏡の上部には、送付書類の内容が一目でわかるように件名を記載しましょう。件名は日付や宛名と大きさを変えて記載すると、見やすくなります。

さらに、件名には「請求書」と記載するだけでなく「請求書｜〇〇年〇月分」と記載することで取引先で管理する手間を減らせます。

⑤前書き・末文｜挨拶文

請求書の鏡には、宛名や差出人など必要な情報だけでなく、前書きで季節や日頃の挨拶を伝えることがビジネスマナーです。前書きを記載するときは、「拝啓」や「敬具」などの頭語と結語をつけましょう。

また、必要事項を記載したあとは「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」のような文章で締めると、丁寧な印象になります。

⑥主文｜請求書の内容

請求書の鏡に前書きを書いたあとは、主文としてどの取引に関する請求なのかを簡潔に記載しましょう。料金の内訳は請求書で確認できるため、鏡では合計金額の記載は不要です。

【テンプレート】請求書の鏡の作成例

請求書の鏡の作り方に悩んだら、作成例やテンプレートを活用して作成しましょう。

ここでは、差出人の情報や宛先を書き換えるだけで使用できるテンプレートを紹介するため、ぜひ役立ててください。

〇〇年〇月〇日 〇〇株式会社　御中 取引先住所 取引先電話番号 担当者名 △△株式会社 自社住所 自社電話番号 担当：〇〇 請求書｜〇〇年〇月分 拝啓 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではありますが、納品させていただきました〇〇の商品に関しまして、請求書を同送いたします。 ご多忙の中とは存じますが、ご確認の程宜しくお願い申し上げます。 敬具 記 ・請求書（〇〇年〇月分）　一式 以上

基本的に請求書の鏡は一枚で作成し、最後には「以上」をつけると書類の内容が終了した点を伝えられます。

まとめ｜請求書の鏡の必要性を理解して送付時に同封しよう

本記事では、請求書の鏡の基本情報や作成方法・内容について解説しました。

請求書の鏡には送付する義務はないものの、同封しなければビジネスマナーが守られていないと思われ、信頼を失う可能性があります。取引先と良好な関係を継続していくためにも、基本的なビジネスマナーはおさえておくと安心でしょう。

もし自社の対応で手間と感じる場合には、請求書作成サービスやシステムの導入も検討しても良いでしょう。