決算で請求書の早期発行をお願いしたい！伝え方や依頼メールの書き方を解説

決算月は経理業務の多さから、取引先から送られてくる請求書を早めに手元に揃えたい担当者は多いはずです。決算期に請求書を早めに受け取りたい場合は、取引先に相談しましょう。

なお、請求書の早期発行を依頼する場合はメールや電話など複数の方法があるため、方法にあわせた伝え方を選ぶと取引先に対して失礼になりません。

本記事では、決算で請求書の早期発行をお願いする際の伝え方や依頼メールの書き方を解説します。

【結論】決算で請求書を早期発行して欲しい場合は丁寧にお願いしよう

決算が理由で請求書を早めに欲しい場合は、取引先の状況次第で発行してもらえる可能性があります。ただし、請求書の早期発行は取引先の善意のため、必ず対応してもらえるとは限りません。

なお、請求書の早期発行をお願いする際はこちらの都合という点を理解して、なるべく丁寧な言い方を心がけることが大切です。万が一取引先を不快にさせてしまえば、今後の取引に影響する可能性もあるため注意しましょう。

決算時期に請求書の早期発行を求める方法

決算時期に請求書の早期発行をお願いする場合は、メールや電話、書面の3つの方法があります。それぞれのメリットやデメリットを理解しておき、自社にあった方法を選びましょう。

ここでは、決算時期に請求書の早期発行を求める方法を解説します。

①メール

決算期に請求書の早期発行を求める際は、メールで依頼する方法があります。メールで請求書の発行を依頼した場合、送信した証拠が残るため、あとから連絡したか不明になる心配がありません。

なお、複数の企業に請求書の早期発行をお願いする際にも、メールの本文をコピーして使用できるため、経理担当者の負担が少なくなります。

ただし、メールで請求書の早期発行を依頼するならば、件名や宛先などを取引先ごとに変え忘れのないよう注意が必要です。万が一変え忘れて送信してしまうと、情報漏洩になり、取引先の信頼を失う可能性があります。

②電話

取引先に請求書の早期発行を依頼する方法として、電話も選択肢にあがります。メールとは異なり、要望を口頭で伝えられるため、取引先が理解したのかを判断しやすくなります。場合によっては、その場で早期発行の了承をもらえる可能性もあるでしょう。

ただし、電話は伝達ミスや認識の齟齬が起きた際に確認する方法がありません。不安であれば確認用のメールを送信することで双方のミスを防げます。

また、取引先の件数が多い場合は電話する数が増え、経理担当者の手間になる可能性があります。

③書面

請求書の早期発行依頼は、郵送やFAXを使用して書面でも可能です。送付した依頼文が証拠として残るため、お互いの認識の齟齬が防ぎやすくなります。

なお、郵送やFAXを使用する場合は件数が多いほどコストがかかります。また、受け取ったかどうかが自社では確認できず、担当者へ連絡が無事に届いたのか確認する方法もありません。このような点を踏まえ、書面で対応しなければならない事情がある際にのみ利用するようにしましょう。

決算時期に請求書の早期発行をお願いする際のポイント

決算時期に請求書の早期発行を求める場合は、取引先へ失礼がないように話をまとめておき、謙虚な姿勢を意識しましょう。自社が依頼する立場であると理解しておかなければ、取引先を不快にさせてしまい、今後の取引に影響する可能性があります。

ここでは、決算時期に請求書の早期発行をお願いする際のポイントを解説します。

①話は簡潔にまとめておく

取引先に請求書の早期発行を依頼する際は、伝えたい内容が明確になるよう、簡潔な文章・伝え方を意識しましょう。文章や電話のなかで関係のない話を続けてしまうことで、取引先は何が言いたいのかわからなくなる可能性があります。

電話の場合は軽く挨拶を交わした後に、「請求書の件で相談が」と話しはじめれば取引先に要件が伝わりやすくなります。メールの際は件名を「請求書発行についてご相談」と簡潔にしておくことで、話の本題を理解してもらえるでしょう。

②謙虚な姿勢で伝える

請求書を通常よりも早く手元に欲しい理由は、自社の決算が理由です。本来は取引先に関係のない話のため、自社が業務を依頼している場合でも、請求書の早期発行を依頼する際は謙虚な姿勢を意識しましょう。

たとえば、「恐れ入りますが」といったクッション言葉の使用や、「ご多忙中にもかかわらず、申し訳ございません」と謝罪を伝えるだけでも、取引先には誠意が伝わります。

決算にあわせて請求書を早期発行してもらえたらお礼を伝えよう

決算にあわせて請求書を早期発行してもらえた際は、取引先にお礼の気持ちを伝えましょう。

連絡方法はメール・電話のどちらでも問題はないものの、請求書の到着連絡にあわせてお礼の言葉を述べると取引先に感謝が伝わります。

ただし、お礼の電話でも長くなれば取引先の通常業務に差し支える可能性があります。事前に内容をまとめておき、相手を長時間、拘束しないよう意識しましょう。

【パターン別】請求書を送って欲しいときのメール・電話テンプレート

取引先に請求書の早期発行を求める場合は、電話・メール別でテンプレートを用意しておくことで焦らずに対応できます。メールや電話では言い回しが異なる部分もあるため、テンプレート作成時は注意しましょう。

ここからは、請求書を送って欲しい際のメール・電話のテンプレートを紹介します。

①メール

メールで請求書の発行をお願いする場合は、件名に要件を記載しておくことで取引先が理解してくれる可能性が高まります。

件名：【発行依頼】〇月分請求書の早期発行依頼 株式会社◯◯◯◯◯ 商品開発部 部長 △△△様 お世話になっております。 ◯◯◯◯◯株式会社の△△△です。 この度は、弊社とお取引いただき、誠にありがとうございました。 お忙しいところ大変恐縮ではございますが、本件について1点ご相談がございます。 〇月〇日におこなわれた取引の請求書ですが、〇月は弊社決算月につき、可能であれば早めに請求書の発行をお願いしたく存じます。支払日・支払条件につきましては、従来どおりで問題ございません。 ご多忙中のなかご迷惑をお掛け致しますが、ご協力賜りますようお願い申し上げます。 ◯◯◯◯◯株式会社 △△△

②電話

電話で請求書の発行をお願いする際は、取引先に伝える内容をあらかじめ明確にしておくことで緊張せずに話しやすくなります。

自社：お世話になっております。◯◯◯◯◯株式会社の△△△と申します。商品開発部 部長の△△△様はいらっしゃいますでしょうか。 取引先：お世話になっております。△△△です。 自社：お忙しいところ申し訳ございません。〇月分の請求書についてご相談がございまして、ただいまお時間はよろしいでしょうか。 取引先：問題ございません。 自社：ありがとうございます。〇月は弊社決算月になりまして、もし可能であれば〇月分の請求書を早めに発行いただけないかというご依頼になります。大変お忙しいなか申し訳ございません。 取引先：承知いたしました。具体的に何日までであれば問題ないでしょうか。 自社：恐れ入りますが、〇日ですと大変うれしく思います。 取引先：承知いたしました。経理部にも連携し、〇日にお届けできるよう手配いたします。 自社：ありがとうございます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。 取引先：こちらこそよろしくお願いいたします。

なお、電話の場合は取引先の返答内容によって自社の対応も変更する必要があります。焦ってしまう際は一度保留にして、落ち着いてから会話を再開しましょう。

まとめ｜決算で請求書の早期発行をお願いする場合は相手の立場に立って行動しよう

本記事では、決算で請求書の早期発行をお願いしたい際の伝え方や依頼メールの書き方を解説しました。

決算時期に請求書の早期発行を求める場合は、取引先に丁重に連絡しましょう。ただし、取引先の状況によっては、対応してもらえるとは限らないため注意が必要です。

請求書の早期発行を依頼する文面に悩む際は、本記事を参考に自社にあわせた文章を考えましょう。