領収書は再発行できる？紛失してしまった・断られたときの対処方法を解説

• そもそも領収書ってなに？
• 領収書は再発行できる？
• 領収書の紛失・再発行を依頼された際の対処法は？

金銭の受領を証明する領収書は、会社員の経費精算や個人事業主の経費計上などで必要な重要書面です。紛失した場合、発行した側に再発行を依頼しても、拒否されることがほとんどです。

領収書を紛失したときの対処法としては、レシートで代用するか、出金伝票に支払先・日付・支払金額・但し書きを記載することで代用するといった方法が挙げられます。

この記事では、領収書の基本的な知識と紛失時の対処法を解説します。

領収書とは

領収書とは、手形などのように、お金の流れが記録につかない金銭の受領（誰に、いつ、いくら払ったか）を証明する書面です。領収書を交付することで、金銭を支払った側、受領した側で起こり得る、さまざまなトラブルを防ぐことができます。

民法486条では、領収書の発行について、以下のように定めています。

領収書が必要になる代表的なケースとして、経費精算があります。会社員が業務を行う上で、経費として立て替えた金銭を精算するためには、会社に領収書を提出しなければなりません。
個人事業主の場合は、業務上発生した経費を計上する際に必要です。発行された領収書は、確定申告の際、税務署から提出を要請されることもあります。そのため、その年度の確定申告書提出期限翌日から7年間は領収書を保管する義務が定められています。［注1］

［注1］国税庁：No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

領収書は再発行できる？

領収書には、支払った側に請求された場合の発行義務はあっても、再発行の義務はありません。再発行するかどうかは、領収書を発行した機関や店舗に委ねられています。
依頼すれば必ずしも再発行してれくれる発行者ばかりではない、ということを認識しておきましょう。

再発行が難しい理由としては、二重発行した領収書を不正使用される可能性があるからです。経費の水増しなど、犯罪行為に巻き込まれるリスクを回避のために、再発行に応じない旨を予め告知している機関や店舗は少なくありません。

領収書を紛失ではなく破損、または汚してしまったケースでは、元の領収書の提示を条件に、再発行してもらえる場合があります。

新幹線や飛行機の領収書は再発行可能

新幹線や飛行機といった交通費に関しては、紛失した領収書の再発行が可能です。期日は原則利用した日から半年から1年のあいだですが、期間を過ぎても再発行できるケースもあります。

領収書を紛失した際の対処法

領収書を紛失してしまった場合は、まずは領収書を発行した側に連絡し、再発行の依頼をしてみましょう。前述の理由から、基本的には断られるケースがほとんどです。
紛失した領収書の再発行を断られたときの対処法としては、2つの方法があります。

1. レシートを代用する

レシートが残っている場合は、領収書の代わりに証憑書類として使用できます。領収書に比べて信頼性は劣りますが、ほとんどの場合はレシートで代用できます。

2. 出金伝票に記録する

領収書を再発行してもらえず、レシートもない場合は、出金伝票に支払記録を残しておきましょう。支払先・日付・支払金額・購入した商品やサービス内容を記載すれば、領収書の代用として使用できます。
出金伝票の余白部分に、「領収書の紛失」などと記載しておくと良いでしょう。

領収書の再発行を依頼された際の対処法

領収書の発行側として、金銭を支払った側に領収書の再発行を依頼された場合は、次のように対応しましょう。

1. 領収書の再発行を拒否する

領収書は決済を証明する重要な書類です。再発行を依頼する理由が本当に紛失によるものなのか、経費水増しなどの不正使用が目的なのかを見極めることは不可能です。二重発行した領収書は犯罪行為に使用され、税務署から加担の疑いをかけられるリスクを回避するためにも、領収書の再発行は拒否するのが基本でしょう。

事前に「領収書の再発行はいたしません」と告知しておけば、再発行依頼が断りやすくなります。

2. 支払証明書を発行する

再発行を断りにくいケースでは、領収書ではなく、支払証明書という別の書式で書面を発行する方法があります。
領収書を発行した日付と支払先、但し書き（購入商品やサービス内容）、支払金額の4項目を記載すれば、領収書の代用として使用できます。

3. 再発行を拒否できない場合は印を記入する

相手がお得意様である場合は、今後の取引を円滑にするためにも、領収書の再発行に応じなければならないケースもあるでしょう。そういった場合は、再発行した領収書に「再」や「再発行」とメモ書きしたり、スタンプを押すなどして、再発行の領収書であることを明確にしておく必要があります。

領収書の紛失リスクを回避する方法

領収書の紛失リスクをできるだけ回避するには、次の2つの方法が効果的です。

1. 銀行振込やクレジットカードを利用する

支払いを現金ではなく銀行振り込みやクレジットカードを利用すれば、領収書を発行してもらう必要も、紛失を心配することもありません。銀行振込は通帳に取引履歴が、クレジットカードはカード会社に支払い履歴が残ります。

銀行振込やクレジットカードでの支払いを増やし、領収書の受領をできるだけ減らすことで、保存の負担を軽減できます。

2. 領収書を撮影してスマホ管理する

電子帳簿保存法の改正によって、500万画素以上のデジタルカメラやスマートフォンで撮影した領収書の画像データであれば、決済の証拠として認められるようになりました。［注2］
領収書の電子保存には、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」の提出が必要ですが、スマホで領収書が管理できれば、原本を紛失したり、破損したりしたときも安心です。

［注2］国税庁：電子帳簿保存法の概要
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm

受領した領収書はしっかり保管して紛失を防ぐ

領収書は決済の証明をするための大切な書面です。領収書の再発行は断られることがほとんどのため、領収書を受領したら、紛失しないようしっかり保管しておきましょう。
万が一紛失してしまったら、レシートを代用するか、出金伝票に記載しましょう。