支払明細書と請求書の違いとは？書き方やテンプレートを紹介
更新日：2025.03.03
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ビジネスシーンでは数多くの書類を使用します。支払明細書や請求書も同様であり、それぞれによって役割や発行するタイミングが異なります。どちらも税制上に影響するルールも存在するため、その扱い方や対応方法を誤ると大きなトラブルになるおそれがあります。
このようなことから、支払明細書と請求書の役割やルール、発行タイミングや書き方などを理解することが大切です。
本記事では、支払明細書と請求書について、その違いや書き方を解説します。
支払明細書とは？請求書や領収書との違いも解説
支払明細書は、請求書を作成する前に取引の内容や金額を確認するために発行される書類です。
作成する義務はないものの、発行しておくことで請求書を送付する前に取引の内容を確認でき、問題があれば修正することが可能です。また、支払う金額を説明する際に、発行されるケースもあります。
なお、雇用関係の有無にかかわらず発行される書類のため、用途は企業によって異なる場合もあるでしょう。
支払明細書と請求書の違いは、発行するタイミングや役割
支払明細書と請求書の違いは、発行するタイミングや書類の役割です。
請求書の役割は、提供した商品やサービスに対する料金を明らかにし、請求することになります。このことから、請求書には支払期日や振込先が記載されています。
一方で、支払明細書の記載内容は近いものの、支払期日や振込先は記載されておらず、請求書が手元に届くまで支払いの義務はありません。
支払明細書と領収書の違いは、発行者と金銭のやりとりの有無
支払明細書は料金を支払う側が発行する書類ですが、領収書は料金を受け取る側が発行する書類です。どちらも取引金額の詳細が記載されているものの、役割や発行するタイミングは異なり、領収書は料金を徴収した後に証明として発行されます。
また、領収書は取引日・宛名・金額・但し書き・金額の内訳・発行者名などの項目を記載することが一般的です。ただし、経費を請求する際に領収書を紛失している場合は、支払明細書を代用できる可能性があるでしょう。
支払明細書が使用される例
支払明細書が使用される具体例を理解しておけば、請求書との違いが理解しやすくなります。使用するタイミングを誤ってしまい、取引先からの信用を失わないよう用途を理解しておきましょう。
ここでは、支払明細書が使用される例を解説します。
①給与・賞与の支払明細書
企業は、雇用する従業員に対して給与・賞与を支払ったタイミングに「給与支払明細書」を発行しています。給与支払明細書は一般的に「給与明細」と呼ばれる書類であり、支払明細書の一種です。
企業が従業員に対して給与・賞与を支払う際は、退職金も含めて支払明細書を発行して、支払われる金銭の内訳を説明します。
②業務委託の支払明細書
企業が業務委託として企業や個人に仕事を依頼した場合、報酬を支払うタイミングに支払明細書を発行します。従業員に給与・賞与を支払った際に発行する給与明細と同じ用途ですが、企業と業務委託先が雇用関係ではない点が特徴です。
なお、記載する日付は報酬を支払う日か支払った日が記載されています。
③配当金の支払明細書
個人所有の株で配当が生じた場合には、配当金支払明細書が発行されます。なお、会社側が株主に対して配当金を支給する際には、支払通知書が支払明細書の役割を兼ねることもあります。
支払明細書の書き方とは？テンプレートも
支払明細書・請求書は似た項目を記載するものの、すべて同じ記載事項ではないため事前に確認しておくことで作成のミスを防げます。書類を作成するときは自社のテンプレートを用意しておき、必要な際にすぐ発行できるよう準備しましょう。
ここからは、支払明細書を作成するときに必要な項目について解説します。なお、以下では、支払明細書を作成する場面で役立つテンプレートも紹介しています。
- 発行日
- 管理番号
- 取引先の名前
- 発行者の名前
- 取引内容
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支払明細書 発行日 取引先企業名 自社の企業名 合計金額 ¥〇,〇〇〇-（税込）
※印は軽減税率の対象 |
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①発行日
支払明細書には、支払う予定の日、あるいは支払いが発生した日を発行日として記載しましょう。発行日を記載する場所は書類の右上に統一すると、ほかの書類と並べたときにも見やすくなります。
なお、書類のなかで複数の日付が出てくる場合は、西暦か和暦で記載を統一することで受取人が書類を見やすくなります。
②管理番号
支払明細書には管理番号を記載しておくことで、取引内で使用したほかの書類との関係性が理解しやすくなります。
たとえば、同一取引で発生した発注書・請求書などの書類と管理番号を揃えることで、同じ取引先と複数の取引があった場合でも、どの取引の書類か判断できます。
記載する箇所は、日付の下であれば見やすくなるでしょう。ただし、管理番号の記載は義務ではないことから、不要だと判断した際は書かなくても問題はありません。
③取引先の名前
支払明細書には取引先の名前を明記しておき、どの方にあてて送られた書類なのかを明確にしましょう。記載時は、企業宛の場合は末尾に「御中」、個人宛の場合は「様」と書きましょう。
なお、住所や電話番号の記載は必要ないものの、記載しておくことで問い合わせる際に自社の担当者が探しやすくなります。
④発行者の名前
支払明細書を発行する場合は、発行者の名前をかならず記載しましょう。あわせて住所や電話番号を添えておくことで、内容に問題があった際に取引先が問い合わせしやすくなります。
なお、会社印を押印する義務はないものの、押印しておくことで正式な書類と証明できます。場所は、企業名や住所に被せるような位置に押印することが一般的です。
⑤取引内容
支払明細書では、取引で発生した商品・サービスなどの個別の内訳や金額を記載しましょう。すべての内訳を記載した後は小計を出し、消費税額や合計額を明記すると取引先が金額の全体像を理解しやすくなります。
ただし、記載方法について法的な定めはないため、自社のルールや取引先との状況にあわせて書き方はアレンジしても問題ありません。
まとめ｜支払明細書と請求書の違いを理解して使い分けよう
本記事では、支払明細書と請求書について、その違いや書き方を解説しました。
支払明細書・請求書は記載項目が似通っているものの、発行するタイミングや用途が異なる書類です。請求書を発行する前に支払明細書を作成しておくことで、取引内容の確認が双方ででき、請求業務が円滑になります。
支払明細書を作成するときは、本記事を参考に自社にあったテンプレートを用意しましょう。
