請求書が届かない際の対応と支払いについて解説！請求書のよくある質問も紹介

請求書は経理業務の適切な対応に必要な書類です。請求書が届かないと、適切に経理業務がおこなえないだけでなく、税務調査のペナルティにつながるおそれがあります。また、取引先からの信用を失ったり、手間・コストが増加したりと、多大な影響を与える可能性があります。

請求書が遅れた際は、取引先に失礼にならないよう確認や催促が必要です。届かない原因が自社の可能性もあることから、お互いの信頼を損ねないよう配慮して、問い合わせましょう。

本記事では、請求書が届かない際の対応と支払いに関して、請求書のよくある質問も交えて解説します。

請求書が届かない原因とその対処法を解説！

請求書がなかなか届かない際は、まず自社に原因がないかを確認しましょう。迷惑メールに振り分けられている、またはほかの担当者がもらっていた、などの可能性が考えられます。

契約書で支払期日を確認し、請求書がいつまでに必要かを把握しておきましょう。

ここでは、請求書が届かない原因やその対処法を解説します。

①担当者が忘れていた場合

支払期日までに時間があるケースでは、まずメールを送ります。連絡を受けた時期や連絡内容などが後からでも確認しやすく、連絡した証拠が残ります。

もし請求書の確認を急いでいる場合は、電話で確認や催促をおこないましょう。担当者が忘れていたケースでは、催促の連絡で迅速に対応してもらえます。

なお、連絡する際は、郵送トラブルや自社のミスかもしれないことを念頭に、請求書が届いていない旨を丁寧に伝えましょう。

②取引先の社内業務が滞っている場合

取引先の担当者の状況によっては、業務が滞って請求書業務の対応ができていないケースがあります。

このようなケースでは、まず請求書が発送されているかどうかを確認し、発送後であればいつ発送したのか、発送されていないならばいつ発送してもらえるかを確認しましょう。

発送の日程が支払期日までに間に合わない場合は、メールやチャットなどによる代替可否を相談します。

③郵送トラブルの場合

郵送の場合、タイミングによってはまだ届いていないだけの可能性があります。日数が経過している際は、郵送トラブルも考えられます。

このようなケースであれば、郵便局に問い合わせをおこなうことが大切です。

ただ、確認しても見つからない場合、原因は特定できない可能性が高いでしょう。このような場合は、取引先に事情を説明し、請求書の再発行を依頼します。

④支払期日直前や過ぎてから請求書が到着した場合

請求書が支払期日に遅れそうな場合や、過ぎてから到着する場合があります。このような場合は、トラブルに発展しないように取引先にしっかりと相談・連絡することが大切です。

もし、支払期日を過ぎてしまう場合は、まず支払う意思があること、支払いが遅れる旨といつ支払いが可能かを伝え、取引先との意思疎通に齟齬がないように注意しましょう。

請求書の催促メールを送る際のポイントと文例

請求書が届かず、自社内でトラブルがないことを確認している場合は、メールでの催促がおすすめです。ただ、催促メールを送る際には、内容や表現に配慮しなければなりません。

以下の3つのポイントをふまえ、取引先に対して丁寧な内容・表現を心がけましょう。

1. 件名は具体的に記載する
2. 請求書が送付されているか取引先に確認してもらう
3. 入れ違いになっているかもしれないと、謝罪の意を伝える

もし、請求書の遅れによって、支払期日までに支払えない場合にはその旨も記載します。

なお、催促する場合はメールだけでなく、あわせて電話での連絡もしておくと効果的です。

件名：〇月分の請求書について 株式会社〇〇〇〇 経理部　〇〇様 平素より大変お世話になっております、〇〇株式会社の〇〇です。 〇月分の請求書は、弊社での受領を〇月〇日現在、確認できておりません。 お忙しい中恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。 請求書が〇月〇日を過ぎて到着する場合、支払いが遅れてしまうことをご了承ください。 本メールと入れ違いですでにご郵送いただいている場合は、ご容赦いただければ幸いです。 ご不明な点は、いつでもお問い合わせください。 どうぞよろしくお願いいたします。

請求書が届かない際の支払義務と期日は？

請求書の有無にかかわらず、契約が成立し、取引内容の商品やサービスが提供された時点で支払義務が発生します。そのため、「請求書が届かない場合は支払わなくて良い」と勝手に判断しないようにしましょう。

請求書のルールを理解しておき、取引先に配慮したうえでの対応が必要です。

ここでは、請求書が届かない場合の支払義務と支払期日について、解説します。

支払義務はある

支払いは請求書ではなく、実際の取引にもとづいておこないます。双方が合意し、取引がおこなわれたのであれば、請求書の有無にかかわらず、支払義務は生じます。

なお、請求書は取引の証明になるため、保存が必要な書類です。そのため、請求書が届かない場合には、取引先に確認し、必要に応じて発行してもらいます。

支払期日は変わらない

取引が成立する段階で支払期日が定まっていた場合、請求書の有無にかかわらず、支払期日は変更されません。ただ、実際には請求書を確認してから支払対応をおこなうことから、請求書が届かない場合には期日を調整することが一般的です。

なお、取引先との関係性が下請代金支払遅延等防止法（下請法）の対象となる場合には注意が必要です。この法律では、取引内容の対象となる商品やサービスを提供した日から、60日以内の支払い義務が定められています。

請求書に関するよくある質問

最後に、請求書に関するよくある質問について解説します。

請求書は発行義務がありますか？

請求書には発行義務がありません。

一方で、確定申告やインボイス制度の兼ね合いで請求書や適格請求書の発行・保存が必要です。

請求書がない場合、何かで代用できますか？

請求書がない場合、領収書やレシート、振込の際の金融機関の明細などで代用できます。

請求書の代用書類は、請求書に必要な内容が記載されていれば問題ありません。もし、不足している項目があっても、帳簿への記載で補うことも可能です。

請求書が届かない場合の支払いの時効はいつですか？

請求書には時効が定められており、その時効は支払期限の翌日から原則5年です。これは請求書の有無にかかわらず、同様です。

まとめ｜請求書が届かない場合は要点をおさえて対応しよう

本記事では、請求書が届かない際の対応と支払いに関して、請求書についてのよくある質問も交えて解説しました。

請求書はビジネスにおいて相手に対して対価の支払いを求める大切な書類です。さまざまなルールの影響を受けることから、請求書が届かない場合には原因の追求や再発行の依頼などの対処を講じなければなりません。

取引先にも影響を与える問題であることから、慎重かつ丁寧な対応を心がけましょう。