【テンプレート付】請求書の封筒の印刷方法とは？書き方や注意点を解説

請求書の封筒に必要な宛先や差出人などを記載する作業は、一つひとつの住所や氏名・会社名などを確認しながら記載しなければならず、請求業務のなかで事務負担が大きい業務です。とくに、取引先の多い企業であれば事務負担もより大きくなり、手間やコストが大きくかかってしまいます。

このような問題で悩んでいれば、請求書の封筒を印刷によって作成する方法がおすすめです。表計算ソフトや文書作成ソフトなどではテンプレートも用意されているため、利用するだけで簡単に封筒の記入作業が完了します。

ただ、印刷方法を誤ってしまうと、封筒やインクが無駄になったり、取引先に請求書が届かなかったりといったトラブルになりかねないため注意が必要です。

本記事では、請求書の封筒の印刷方法について、書き方や注意点を解説します。

請求書で使う封筒の印刷方法とは？簡単にできる方法をステップで解説！

請求書を郵送する際に使用する封筒には、宛名や差出人の記載が必要です。現在では、表計算ソフトや文書作成ソフトなどを活用すれば簡単に印刷できるため、その方法を利用する方も少なくありません。

しかし、印刷方法やポイントをおさえておかないと印刷ミスをしてしまい、封筒やインクが無駄になるだけでなく、取引先に請求書が届かないような事態も考えられるため注意が必要です。

ここでは、請求書で使う封筒の印刷方法について、解説します。

①印刷する内容をデータで作成する

まず、請求書の封筒に必要な宛名や差出人の情報を入力し、印刷するためのデータを作成しましょう。

入力をおこなう際には、表計算ソフト（Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなど）や、文書作成ソフト（Microsoft WordやGoogleドキュメントなど）の活用がおすすめです。

このようなソフトには封筒に印刷するためのテンプレートが用意されています。このテンプレートを活用すれば、宛名や差出人の情報を入力するだけの簡単な操作で印刷が可能です。

また、ほかにも封筒のサイズにあったもので印刷が可能なソフト・サービスが多数あるため、自社のシステムやルール、予算などにあったものを選ぶと良いでしょう。

②印刷したいサイズの封筒をプリンターにセットする

データの作成を終えたら、封筒をプリンターにセットし、プリンターの印刷設定を確認しましょう。

この際にとくに注意しておきたいポイントが「封筒のサイズ」です。封筒のサイズが印刷設定と異なっていれば、誤った位置に印刷されてしまいます。そのため、印刷前に必ず作成したデータと封筒のサイズが一致しているかの確認をおこないましょう。

また、プリンターによって差し込み場所が異なるケースがあります。事前に通常の印刷紙で印刷された状態を確認してからおこなうとミスを減らせます。

なお、封筒の材質によってはインクがにじむこともあるため、材質の確認も必要です。

③印刷する

印刷後には、印刷された封筒の宛名や差出人、印刷の状態の確認をおこないます。とくに、封筒の材質がプリンターのインクとあっていない場合、インクが滲んでいる可能性があるため注意が必要です。

なお、プリンターの設定を通常の印刷に再設定しておくと、封筒作成後に別の印刷をおこなってもミスになりづらくなります。

請求書の封筒で印刷をおこなう場合の注意点とは？

請求書を郵送する際に、封筒の印刷を誤ってしまうと、取引先に届かないおそれがあります。そのため、あらかじめ注意すべきポイントを把握し、印刷時にミスが起こらないように確認しておきましょう。

ここでは、請求書の封筒で印刷をおこなう場合の注意点について、以下の2点を解説します。

1. 封筒のサイズと色
2. 印刷する位置

①封筒のサイズと色

請求書を郵送する際に、封筒への入れ方によって選ぶべき封筒のサイズが異なります。基本的には、請求書を折らない場合は「角形2号」を、三つ折りにする場合には「長形3号」を選ぶと良いでしょう。

また、封筒の色については、茶色あるいは白色が一般的です。もし自社のロゴマークやキャラクターなどを封筒に印刷する場合には、カラーが写るように白色の封筒を選びましょう。

②印刷する位置

封筒には一般的に郵便番号を記載する枠線が印字されています。

もし印刷位置を誤ると、郵便番号が枠からはみ出したり、重なってしまうなどのミスが起こるかもしれません。このような状態で取引先に届いてしまうと、取引先からの印象が悪化するおそれがあります。

このような事態を避けるためにも、印刷時のサイズ選択によっても印刷が誤らないよう、プリンター設定と印刷時設定を確認しておくことが大切です。

請求書で使う封筒の書き方とは？テンプレートも紹介

請求書の封筒は頻繁に作成するものであるため、基本的なマナーは知っておきましょう。

基本的に請求書で使う封筒には以下のような記載が必要です。なお、記載事項は封筒の表と裏で異なっているため、はじめて記載する場合には注意しましょう。

封筒の表

• 宛名（郵便番号、住所、会社名、担当者名）
• 「請求書在中」

封筒の裏

• 差出人（郵便番号、住所、会社名、担当者名）
• 発送日

ここでは、請求書で使う封筒の書き方について、表と裏のテンプレートと注意点を紹介します。

封筒の表には「請求書在中」も書き添えること

封筒の表には、宛名と「請求書在中」の記載が必要です。宛名は取引先の郵便番号や住所、会社名、担当者名を記載します。

なお、会社名だけの記載であれば「御中」、担当者名を記載する場合は「様」とするため注意が必要です。

以下は日本郵便が提供するテンプレートとなっています。封筒のサイズを問わず、以下の書き方で記載するようにしましょう。

出典：日本郵便「手紙の豆知識 封筒の表書き・裏書きの書き方」

封筒の裏には発送日も記載すること

封筒の裏には差出人と発送日の記載が必要です。差出人は郵便番号、住所、会社名、担当者名を記載します。

封筒の表と同様に、日本郵便がテンプレートを用意しています。テンプレートにあるように、封筒の中心の継ぎ目によって、記載する位置が異なるため注意が必要です。

出典：日本郵便「手紙の豆知識 封筒の表書き・裏書きの書き方」

まとめ｜ビジネスマナーをおさえ、失礼のないよう対応しよう！

本記事では、請求書の封筒の印刷方法について、書き方や注意点を解説しました。

請求書の封筒は頻繁に使われるものであるため、印刷による対応は事務負担を軽減するだけでなく、スムーズな対応を可能とします。しかし、方法を誤ると大きなトラブルになりかねないため、記載内容やマナーなどの基本的なことを知っておかなければなりません。

本記事で解説した内容を踏まえて、取引先に失礼のない対応を心がけましょう。