請求書のビジネス英語｜送付・支払確認・修正依頼のメール例文6選

請求書を英語で送るときは、件名に「Invoice」と請求書番号を入れ、本文で請求金額・通貨・支払期限・添付書類などを簡潔に伝えます。

一方、取引先へ請求書の発行を依頼する場合、支払期限が近づいたことを知らせる場合、期限を過ぎても入金を確認できない場合などは、相手にしてほしい行動に合わせて件名と本文を変えることが重要です。

英語の「Invoice」は一般的な請求書を意味し、日本のインボイス制度における「適格請求書」と同じ意味ではありません。また、「Bill」「Receipt」「Payment Terms」なども、文脈によって意味・使い方が異なります。

この記事では、請求書の送付から入金確認まで、6つの場面で使えるビジネス英語のメール例文を日本語訳付きで紹介します。あわせて、請求書のやり取りで使う基本用語や、日付・通貨・支払条件、添付ファイル、振込先変更時の注意点も解説します。

【基本】請求書を英語で送るメールの書き方

請求書の送付メールは、次の順番で書くと相手が必要な情報を確認しやすくなります。

以下の例文にある角括弧［ ］または [ ] の部分は、実際の取引内容へ置き換えてください。

メール本文へ記載する金額、日付、支払方法は、添付する請求書の内容と必ずそろえます。

例文1｜請求書を送付する

日本語訳

「Attached is …」で添付した書類を示し、「payable by …」で支払期限を伝えています。

クレジットカードなど銀行振込以外の方法で合意している場合は、支払方法の部分を書き換えてください。

請求書を受け取ったこと自体の返信も必要な場合は、次の一文を追加できます。

ここでの「receipt」は「受領」という意味であり、入金確認を意味するものではありません。

状況別｜請求書で使える英語メール例文6選

請求書の発行依頼は買手から売手へ、請求書の送付や入金確認は主に売手から買手へ送ります。

まず、自分がどちらの立場なのか、相手にどの行動を求めるのかを整理して例文を選びましょう。

例文2｜請求書の発行を依頼する

請求書が届いていない場合は、対象となる注文・サービスと送付先、請求書を送ってほしい期限を具体的に伝えます。

日本語訳

自社が発行した発注書の番号を伝える場合は「PO Number（Purchase Order Number）」を使えます。

売手側の受注番号と買手側の発注番号が異なる場合は、どちらの番号なのか明示しましょう。

なお、この例文の日付は「請求書を送ってほしい日」です。請求書に記載される支払期限とは別なので注意してください。

例文3｜支払期限前にリマインドする

支払期限前のメールでは、「overdue（期限超過）」とは書かず、対象の請求書と支払期限を案内します。

日本語訳

メールを送る前に、自社の入金記録や相手からの送金連絡がないか確認しておきましょう。

例文4｜支払期限後に支払状況を確認する

支払期限を過ぎても入金を確認できない場合は、未入金という現在の状況を伝え、支払予定日を尋ねます。

すでに送金手続き済みで、まだ着金していない可能性も考慮した文面にしましょう。

日本語訳

一部だけ入金されている場合は、請求総額ではなく現在の未払残高を記載します。

初回の確認メールで、契約にない遅延料金や取引停止条件などを突然追加することは避け、まず支払い状況を確認しましょう。

例文5｜請求内容の修正を依頼する

受け取った請求書の金額や宛名などが合意内容と異なる場合は、修正してほしい箇所と根拠を具体的に伝えます。

日本語訳

修正依頼を送る前に、追加発注、送料、税額、実費などの変更合意がなかったか確認します。

会社名の変更だけをお願いする場合は、次のように書けます。

請求書の修正を依頼したからといって、支払期限が自動的に延長されるわけではありません。支払いへ影響する場合は、期限についても相手と確認しましょう。

例文6｜入金を確認したことを伝える

自社の銀行口座等で実際に着金を確認できた後に送るメールです。

相手から「送金しました」という連絡を受けただけの状態と、実際の入金確認を区別しましょう。

日本語訳

全額入金済みであることを明確にしたい場合は、次の表現も使えます。

請求書のやり取りで使う基本英語

Invoice・Bill・Receiptの違い

「Invoice」と「Bill」は、どちらも商品・サービスの代金を請求する書類・金額を表すことがあります。

ただし、使われる場面には傾向があります。

金額・支払条件に関する英語

「Due Date」と「Payment Terms」は違う

「Due Date」は具体的な支払日、「Payment Terms」は支払いに関する条件です。

「Net 30」は一般に請求書発行日から30日後を支払期限とする意味で使われますが、契約で別の起算日を定める場合もあります。

認識違いを避けるには、Payment Termsと具体的なDue Dateの両方を記載すると分かりやすいでしょう。

「EOM（End of Month）」は月末を意味します。どの月末なのか曖昧になりそうな場合は、具体的な年月日も併記してください。

英語の請求書メールで確認する5つのポイント

①日付は月名を書いて誤読を防ぐ

日付を数字だけで書くと、国によって月と日の順番が異なるため、読み違えが起こる可能性があります。

支払期限の読み違えは実際の入金遅延につながるため、次のように月を英字で書く方法がおすすめです。

発行日と支払期限は同じ日付形式へ統一しましょう。

②金額には通貨を明記する

海外取引では、単に「1,000」と書くだけでは何の通貨なのか分かりません。

次のように通貨コードを明記すると確実です。

「$」だけでは米ドル・豪ドルなどを区別できない場合があるため、国際取引ではISO通貨コードを使うと認識違いを防ぎやすくなります。

③件名と本文で求める行動をそろえる

件名だけで、相手にしてほしいことが分かるようにすると処理されやすくなります。

「Payment Confirmation」だけでは、相手へ確認を求めているのか、自社が入金を確認済みなのか分かりにくい場合があります。

④宛名・結びは相手との関係に合わせる

担当者が分かる場合は、「Dear [Name],」と書けます。

部署宛てであれば、相手の役割に応じて次のような表現も使えます。

結びは「Best regards,」「Kind regards,」などの後に、自分の名前・会社名を記載します。

日本語の「お世話になっております」を毎回直訳する必要はありません。メールの目的をそのまま簡潔に伝える書き出しでも問題ありません。

⑤添付ファイル・宛先を送信前に照合する

相手からファイル形式の指定がなければ、請求書をPDFで送るとレイアウトを固定しやすくなります。

ファイル名には、請求書番号や発行元が分かる情報を入れると管理しやすくなります。

取引先指定の請求システムやポータルがある場合は、その提出方法に従います。

送信前には、次の項目を請求書とメール本文で照合しましょう。

振込先変更の英語メールには注意する

請求書関連のメールでは、銀行口座の変更を知らせる連絡が届くことがあります。

しかし、取引先・経営者・従業員などになりすまして振込先を変更させる「ビジネスメール詐欺」もあるため、メールだけで振込先を変更するのは避けましょう。

口座変更の連絡を受けた場合は、以前から把握している担当者の電話番号などを使い、取引先へ事実確認します。

振込先マスターを変更する場合は、社内の承認手続きも通し、変更日・確認者・確認方法を記録しておくと安全です。

英語のInvoiceと日本のインボイス制度は別物

英語の「invoice」は、一般的に商品・サービスの代金を請求する文書を指します。

一方、日本の消費税制度でいう「インボイス」は「適格請求書」を意味します。

適格請求書は、適格請求書発行事業者が発行し、登録番号、取引年月日、税率別の対価額・税額など法律上定められた事項を満たす必要があります。

英文書類のタイトルに「INVOICE」と書いてあるという理由だけで、日本の消費税法上の適格請求書になるわけではありません。

国内の課税取引について適格請求書として使用する場合は、制度上必要な記載事項を別途確認しましょう。

Q&A｜請求書のビジネス英語でよくある質問

請求書を再送するときは英語でどう書きますか？

同じ請求書をそのまま再送する場合は、次のように書けます。

再送によって請求が追加されたと誤解されないよう、「元の請求書の再送」であることを伝えると安心です。

金額・宛名等を修正した請求書なら「Revised Invoice」とし、旧版との関係と変更内容が分かるようにしましょう。

支払状況を丁寧に尋ねるにはどう書けばよいですか？

次の表現を使えます。

支払期限を過ぎている場合は、対象の請求書番号、未払残高、支払期限を記載し、予定日も尋ねると具体的です。

メールを送る前に、自社側で未照合の入金や相手からの送金連絡がないか確認しましょう。

InvoiceとBillのどちらを使えばよいですか？

企業間で正式な請求書を送る場合は「Invoice」を使うと分かりやすいでしょう。

「Bill」も商品・サービスの代金を請求する書類・金額を表し、レストラン、ホテル、公共料金などでもよく使われます。

ただし、「Billは必ず個人向け、Invoiceは必ず法人向け」という厳密な区別ではありません。

英語の請求書メールで「お世話になっております」はどう書きますか？

日本語の「お世話になっております」に完全に対応する決まった表現はありません。

「I hope this email finds you well.」などを使うこともできますが、毎回入れる必要はなく、請求書メールでは「Attached is invoice …」のように目的から書き始めても問題ありません。

請求書は英語と日本語のどちらで保存しますか？

取引で実際に交付・受領した英文請求書は、そのデータ・書類を保存します。

保存期間や電子取引データの保存方法は、日本の法人税法・所得税法・電子帳簿保存法等、自社に適用される法令を確認してください。

海外向けだから日本語へ翻訳した請求書だけを保存すればよい、というルールではありません。

まとめ｜英語の請求書メールは「相手にしてほしいこと」を明確にしよう

英語で請求書をやり取りするときは、まず請求書番号を明記し、「請求書を送る」「発行してもらう」「支払いを確認する」「修正を依頼する」など、相手に求める行動を明確にします。

請求書の送付メールでは、請求金額だけでなく、USD・JPYなどの通貨、具体的な支払期限、支払方法を記載すると認識違いを防ぎやすくなります。

支払期限前のリマインド、期限後の確認、実際に入金を確認した後の連絡は、それぞれ状況が異なるため文面を使い分けましょう。

英語の「Invoice」は一般的な請求書を意味し、日本のインボイス制度における適格請求書と同じ意味ではありません。また、「Bill」も請求書・料金請求を表すため、法人向け・個人向けだけで機械的に使い分けないことが重要です。

メール例文を利用する場合は、宛名、請求書番号、金額、通貨、支払期限、支払方法を実際の請求書と照合します。

また、メールで振込先変更の連絡を受けた場合は、ビジネスメール詐欺にも注意が必要です。以前から確認済みの電話番号などメール以外の方法で取引先へ確認してから、振込先を変更しましょう。

英語そのものを難しく考えすぎず、「どの請求書について、いくらを、いつまでに、どうしてほしいのか」が相手に伝わることを優先すると、請求業務をスムーズに進めやすくなります。

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参考資料