検収とは？請求書との違いや日付・書き方のルールを解説

取引で受注者に依頼した取引内容が適切に納品されていない場合、受注者に対して対応してもらう必要があります。「検収」は発注者がおこなうべき工程であり、公正な取引の実現に欠かせない大切なポイントです。

また、検収の内容を証明する「検収書」は取引では頻繁に発行する書類であり、ビジネスに携わる者としては最低限知っておきたい知識といえます。取引先とのスムーズな取引を実現するためにも、本記事で紹介するポイントをおさえておきましょう。

本記事では、検収について、請求書との違いや日付・書き方のルールを解説します。

検収とは？検収書や請求書、納品書との違いについても解説

「検収」とは、取引における商品・サービスの成果物が、発注内容と問題がないことを検査・確認することです。検収は発注者がおこなうものであり、商品・サービスの種類や数量、品質などを一定の基準をもとに検査・確認します。

取引においては「検収」のほかに使用する用語がいくつか存在し、それに対応した書類を作成しなければなりません。そのため、ビジネスマナーとしてそれぞれの違いについて知っておくことが大切です。

ここでは、検収書や請求書、納品書の違いについて、解説します。

検収書とは、発注内容に問題がないことを示す書類

「検収書」とは、発注内容に問題がないことを示す書類です。受注者が納品した成果物に対して、不備がなかったことを証明する役割を担っており、取引においては頻繁に利用する書類となっています。

ある取引においては検収書の発行・受取をもって取引の完了とするものもあり、ビジネスシーンで重要な書類といえるでしょう。

なお、検収書は支払通知書とセットで請求書の代わりに使用するケースも存在します。

請求書とは、取引が完了した際に取引先に支払いを依頼する書類

「請求書」とは、取引における商品・サービスの提供が完了した際に対価を支払ってもらうために受注者側が発行する書類です。対価の支払いを依頼する点で、取引においてはもっとも大切な書類といえます。

2023年10月からスタートしたインボイス制度の対象となる書類でもあり、記載事項や発行タイミングなどの細かなルールを知っておくことが求められます。

関連記事：請求書とは？必要な理由や確認すべきポイントを解説

納品書とは、受注内容を納品したことを示す書類

「納品書」とは受注内容を納品したことを示す書類であり、受注者が発注者に対して発行します。請求書とはその役割が異なっており、納品書は商品・サービスに相違がないかがおもな役割となります。検収書とは発行者や発行するタイミングが異なるものの、その役割は類似した書類といえるでしょう。

なお、類似した書類で「注文書」が存在しますが、取引においては大きな相違点はありません。

検収書の書き方とは？サンプルをもとに記載事項を紹介！

検収書の書き方は法律上の明確なルールが存在しない一方で、商慣習上で必要な記載事項は決まっています。ただ、取引先によって記載すべき事項が変更されることもあるため、これから検収書を作成する場合には取引先に相談しておくとよいでしょう。

一般的な検収書の記載事項は以下のとおりです。

• タイトル
• 受注者の宛先
• 発注者情報
• 書類番号
• 検収日
• 検収担当者の情報・印
• 商品・サービスの詳細
• 備考

なお、上記にしたがったテンプレートもあるため、あわせて参考にしてください。

発行日：20XX年XX月XX日 検収書 〇〇株式会社　御中 自社名　　　　　 担当者名　　　　 自社住所　　　　 件名：〇〇の検収について 下記のとおりで検収いたしました。 検収日 20XX年XX月XX日 検収担当者名・印 XX　XX　　　　　　印 合計金額 XXX,XXX円（税込） 商品・サービス名 数量 単位 単価 金額 サンプル X 式 XX,XXX円 XX,XXX円 サンプル X 式 XX,XXX円 XX,XXX円 サンプル X 式 XX,XXX円 XX,XXX円 小計 XXX,XXX円 消費税 X,XXX円 合計 XXX,XXX円 備考

検収する際の注意点とは？日付や発行タイミングなどのルールを確認

取引では取引先との認識相異が原因で、依頼した商品・サービスが納品されない可能性があります。このような状態で取引を完了させないために、発注者は検収をおこないます。

ただ、検収でおこなうべき対応のなかには法律上のルールを守らないとならないこともあるため、あらかじめルールや注意点を把握しておくことが大切です。

ここでは、検収する際の注意点について、解説します。

①検収は、納品されたらすぐに対応する

納品した内容に相違があった場合、取引先に早急に再納品してもらう必要があります。そのため、検収は受注者から商品やサービスが納品されたら早急に対応することが大切です。

検収をする際には事前に点検項目を定めたチェックシートがあれば、スムーズに対応することが可能でしょう。

なお、検収した日付については検収書に記載し、取引先に明示しておくことが大切です。

②法人の場合は7年間保存する

検収書は法律によって保存しなければなりません。また、保存すべき期間も定められており、個人事業主・法人によって以下のように異なります。

• 法人：7年間
• 個人事業主：5年間

なお、法人のなかでも欠損金の兼ね合いで保存期間が10年間となるルールも存在するため、注意が必要です。

書類の作成は帳票代行サービスを使えば、効率的！

検収書をはじめとして、取引においてさまざまな書類を作成しなければなりません。それぞれで記載すべき事項や保存などの細かなルールがあり、自社のリソースで対応する場合に必要以上のコストを負担するおそれもあります。

このような課題を抱えていれば、書類の作成を帳票代行サービスに依頼することがおすすめです。

帳票代行サービスでは最新の法令に則った対応をスムーズにおこなってくれます。また、手間のかかる郵送や連絡などの業務の代行も可能であり、自社の経理業務を自動化することが可能です。

もし自社の経理業務に課題を抱えていれば、サービスの導入も検討するとよいでしょう。シェアの高い代表的なサービスについては、以下のようなものがあげられます。

• One Voice明細

• 楽楽明細

• 奉行Edge 発行請求書DXクラウド

まとめ｜検収のルールを把握しておき、スムーズな取引を！

本記事では、検収について、請求書との違いや日付・書き方のルールを解説しました。

検収は取引をおこなううえで、取引先との信頼を担保するための大切な工程です。そのため、検収のルールや注意点をおさえておかないと、取引先とのトラブルに発展するおそれがあります。

このようなトラブルを回避するためにも、取引に必要な基本的な知識はおさえておくようにしましょう。また、自社のリソースを最大化するうえでは、書類の発行や管理にあたって帳票代行サービスの利用もあわせて検討しておくことがおすすめです。