請求書の正しい折り方！二つ折り・三つ折り方法や封筒の入れ方も解説

請求書のやり取りをデジタルで行うのが主流となってきている昨今では、請求書の折り方を把握している人が年々減少しています。

とはいえ郵送で請求書を送るケースもゼロではなく「封筒に入れるとき、決まった折り方はあるの？」と迷うこともあるかもしれません。

請求書の折り方一つで取引先からの印象が左右されることがあるため、請求書を正しく郵送し、先方に好印象を与えられるようにしましょう。

この記事では、請求書の正しい折り方や封入方法の解説にくわえ、郵送時の押さえておくべきポイントも紹介します。

請求書の折り方3パターン

請求書の折り方は、三つ折りが通例です。ただし、封筒や用紙のサイズによっては四つ折りや二つ折りになる場合もあります。

それぞれの方法を見ていきましょう。

三つ折りの場合

三つ折りの場合は、最初に下、次に上を折ります。開いたときに最初に目につく文字が「請求書」となるように折りましょう。

縦書きの送付状を同封する際も同様に、最初に「拝啓」が見えるように折る必要があります。

四つ折りの場合

請求書を四つ折りする際は、下から半分に折り上げ、もう一度下から半分に折り上げます。

二つ折りの場合

A5サイズのような小さめの請求書は、二つ折りにしても問題ありません。

二つ折りにする場合は、開いたときに「請求書」の文字が目に入りやすいよう、封筒が横長か縦長かで折る向きを変えましょう。

A4サイズの請求書は、二つ折りにすると封筒に入りきらない場合が多いため、三つ折り・四つ折りを使い分けましょう。

請求書の封筒の入れ方や向き

請求書を封筒に入れる際の向きは、三つ折りも四つ折りも同じです。自身の前に封筒を裏返して置き、請求書の上辺が右側にくるように封入します。

向きが分からなくなったら、相手の立場になって考えると向きや入れ方を把握しやすいです。「開封して請求書を取り出してから請求書を開く」という動作がスムーズに出来るように封入しましょう。

窓付き封筒の場合は、請求書の宛名が見えるように折り、窓部分から取引先の名称や住所が見えるように封筒に入れてください。

請求書を封筒で送るときの4つの注意点

請求書を封筒で送るときは、注意事項が4つあります。

• 取引先の社名や住所に折り目が付かないようにする
• 折り目を不要に増やさない
• 送り状を同封する
• 封筒の色は白か薄い青色にする

ビジネスマナーが見られる部分となるので、取引先からの信頼を損ねないためにも把握しておきましょう。

取引先の社名や住所に折り目が付かないようにする

請求書を三つ折りなどで折る場合、取引先の社名や住所に折り目が付いていると、相手方に失礼にあたります。また、自社の印鑑を押すときも、印影と折り目が重なると見えにくくなってしまいます。

取引先の情報に折り目が付かないように心がけしましょう。

折り目を不要に増やさない

請求書の折り目が一度で決まらずに何度も折り直すことや、基本の三つ折り・四つ折りを超えた回数で折るのは控えてください。請求書は折り目の回数が増えるほど、見た目が悪くなり、読みづらくなってしまいます。

折り目が増えると取引先が請求額を正しく読み取れず、報酬が誤った金額で入金されるなどのトラブルになる可能性が高まります。請求書を折ることに失敗した際は、毎回印刷し直すようにしましょう。

送り状を同封する

送り状は、取引先に請求書を送付する際に同封するのがマナーです。「拝啓」から始まる挨拶文と請求書を同封している旨を記載しましょう。

封筒には、1枚目が送り状、2枚目が請求書となるように入れてください。

封筒の色は白か薄い青色にする

請求書を送付するときは「請求書在中」のスタンプを封筒に押すのが一般的です。茶封筒では文字を瞬時に認識できない可能性があるため、目立たせるためにも白や薄い青色の封筒が好ましいです。

ただし、茶封筒がビジネスマナーで禁止されているわけではありません。宛名や「請求書在中」スタンプがはっきりと視認できれば、使用可能です。

請求書を郵送する際の3つのポイント

請求書を郵送する際も、気をつけるべきポイントが3つあります。

• 封筒に「請求書在中」と記載する
• 郵便物のサイズに合った切手を貼る
• 普通郵便で郵送する

具体的にみていきましょう。

封筒に「請求書在中」と記載する

必須ではありませんが、封筒に「請求書在中」と記載しておくと取引先が重要な書類だと認識しやすくなります。

取引先の対応漏れ防止にもつながり、トラブルの発生を抑制できます。

記載するときは、宛名等の文字色が黒であることが一般的なため、赤色での記載が望ましいでしょう。赤インクであれば、記載方法は判子と手書きのどちらでも問題ありません。

また、重要書類と判断しやすいよう、住所や切手などに近い位置に記載し、他の文字と重ならないように注意しましょう。

郵便物のサイズに合った切手を貼る

封筒のサイズや厚み、重さによって、適切な切手を貼付しましょう。

切手代が不足すると、取引先が不足分を負担することになるか、自社に差し戻しされてしまいます。どちらの場合も取引先に迷惑がかかってしまう可能性が高いため、入念な確認が必要です。

また、2024年10月1日から切手代が値上がりしています。価格改定の直後は間違いが多発しやすいため、料金不足にならないように気をつけましょう。

自身の判断が難しい場合は、郵便局の窓口から郵送依頼するのがおすすめです。

普通郵便で郵送する

請求書を入れた封筒は「信書」扱いになり、ゆうパックやメール便では送付ができないため、普通郵便で送りましょう。信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです。請求書や納品書、ダイレクトメールなどが該当します。

普通郵便以外で送付してしまうと、法令違反になり、3年以下の懲役または300万円以下の罰金に処される可能性もあります。

請求書を封筒に入れるときの折り方まとめ

本記事では、請求書を封筒に入れるときの折り方や注意点について解説しました。

請求書を折る際は、封筒のサイズによって折り方が異なりますが、三つ折りか四つ折りが一般的となっています。折り目が取引先の情報に重なると、請求額とは異なる金額で入金されるなどのトラブルにつながるため、注意しなければなりません。

取引先からの信頼を損ねないためにも、ビジネスマナーの一環として請求書の折り方を正しく理解しておきましょう。