【文例あり】病院の請求書に添える送付状とは？基本構成と注意点を解説

病院では個人や企業の患者に対して、請求書を発行する際に郵送で渡す場合があります。郵送の際には、封筒の中身を簡易的に示すための送付状を同封するのがマナーとされています。

しかし、送付状は書き方や送り方などのマナーが細かいことから注意点を理解していないと、送り先にマナーがないと思われてしまったり、迷惑をかけたりしかねません。

本記事では、病院の請求書に添える送付状の書き方について基本構成や作り方の例を交えて解説します。

病院の請求書に添える送付状に記載する項目とは？

送付状とは、請求書や契約書などの書類や物品を送る際に同封する封筒の中身を簡易的に示した文書のことです。必ず同封するわけではありませんが、相手への気遣いやマナーなどの理由から同封することが一般的です。

送付状を作成する際は、以下の項目を記載しましょう。

【項目】

記載項目	概要
日付	送付する日付
宛先	送付先の会社名または氏名を記載 「様」などの敬称を使用する
差出人情報	当院の名称や個人名、電話番号などの情報を記載する
本件の表題	送付状の内容を簡潔に示した表題をつける
頭語	送付状の文章の最初に使う挨拶のこと 「拝啓」や「前略」などがある
挨拶文	送付先の企業や個人宛に今後の繁栄や健康を祈る文章のこと （例）「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」
本文	送付状の目的を簡潔に伝える
結語	「頭語」にあわせて記載する 頭語が「拝啓」の場合は「敬具」
記書き・以上	本文の後に「記」、書面の最後に「以上」を記載する

【文例】パターン①：個人宛に送る請求書の送付状

病院では個人の患者に対して、請求書を送る場合があります。個人宛に送る場合の送付状では、普段より利用していることへの感謝文を記載するとよいでしょう。

一方で、企業向けの文章を書いてしまうと違和感が生じたり、使いまわしていると思われたりしてしまうため、目的に合った文章を書くのがおすすめです。

ここでは、個人宛に送る請求書の送付状の文例を紹介します。

通常の場合

来院されている個人に対して請求書を送る場合の送付状例は、以下のとおりです。

来院したことへの感謝や利用した日にちを添えて、請求書を同封している旨を伝えましょう。

20XX年XX月XX日 〇〇〇〇様 〇〇病院 〒XXX-XXXX 　（住所） 電話番号：XXX-XXXX-XXXX FAX：XXX-XXXX-XXXX 請求書送付について 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は当院の診療サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。このたびは、〇年〇月〇日にご利用いただきました診療費につきまして、請求書を同封いたしました。 ご不安な点やお困りのことがございましたら、どうぞお気軽に当院までご相談ください。 私どもスタッフ一同、〇〇様の健康を心よりお祈りしております。 敬具 記 〇〇年〇〇月〇〇日分請求書：1部 以上

送付が遅れた場合

予定していた送付日より大幅に遅れてしまった際の送付状例は、以下のとおりです。

通常の場合と異なり、お詫びの言葉を丁寧に入れるようにしましょう。

20XX年XX月XX日 〇〇〇〇様 〇〇病院 〒XXX-XXXX 　（住所） 電話番号：XXX-XXXX-XXXX FAX：XXX-XXXX-XXXX 請求書送付について 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は当院の診療サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 このたびは、諸事情により請求書の発行が遅延してしまいましたこと、申し訳ありません。心よりお詫び申し上げます。〇年〇月〇日にご利用いただきました診療費につきまして、請求書を同封いたしました。 ご不安な点やお困りのことがございましたら、どうぞお気軽に当院までご相談ください。 私どもスタッフ一同、〇〇様の健康を心よりお祈りしております。 敬具 記 〇〇年〇〇月〇〇日分請求書：1部 以上

【文例】パターン②：企業宛に送る請求書の送付状

病院によっては、企業から従業員の健康診断などを請け負うことがあります。その際に送る請求書にも送付状をつけましょう。

企業に向けての送付状は、宛先の記載方法や本文の書き方などが個人宛と異なります。送付状の記載方法を誤るとマナーがないと思われてしまうかもしれません。

ここでは、企業宛に送る請求書の送付状の文例を紹介します。

通常の場合

企業宛に送る際の送付状の例は、以下のとおりです。

個人宛と違い、企業宛は「貴社」といった表現を使用します。また、企業に送る際に失礼にならない文章でないか気をつけましょう。

20XX年XX月XX日 〇〇〇〇様 〇〇病院 〒XXX-XXXX 　（住所） 電話番号：XXX-XXXX-XXXX FAX：XXX-XXXX-XXXX 請求書送付について 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、このたびは貴社従業員の健康診断の実施に関しまして、下記のとおり請求書を送付いたしました。 ご不安な点やお困りのことがございましたら、どうぞお気軽に当院までご相談ください。 私どもスタッフ一同、〇〇様の健康を心よりお祈りしております。 敬具 記 〇〇年〇〇月〇〇日分請求書：1部 以上

送付が遅れた場合

企業に送る送付状が予定よりも大幅に遅れてしまった際の文例は、以下のとおりです。

通常の場合と異なり、お詫びについてのメッセージを記載しておきましょう。

20XX年XX月XX日 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 〇〇病院 〒XXX-XXXX 　（住所） 電話番号：XXX-XXXX-XXXX FAX：XXX-XXXX-XXXX 請求書送付について 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 このたびは、健康診断の実施後の請求書発行が大変遅延いたしてしまい、申し訳ありません。深くお詫び申し上げます。貴社従業員の健康診断の実施に関しまして、下記のとおり請求書を送付いたしました。 ご不安な点やお困りのことがございましたら、どうぞお気軽に当院までご相談ください。 私どもスタッフ一同、〇〇様の健康を心よりお祈りしております。 敬具 記 〇〇年〇〇月請求書：1部 以上

【文例】パターン③：再発行が必要な場合の送付状

請求書などの書類を一度送った後に、再発行が必要になるケースがあります。

たとえば、受け取り手側が請求書を紛失してしまった場合が考えられます。また、送った請求書の内容に誤りがあった場合は、訂正した書類を再度送る必要があるでしょう。

以下は、「受け取り手側が請求書を紛失してしまった場合」の文例です。

20XX年YY月ZZ日 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 〇〇病院 〒XXX-XXXX 　（住所） 電話番号：XXX-XXXX-XXXX FAX：XXX-XXXX-XXXX 請求書送付について 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素より当院をご利用いただき、誠にありがとうございます。 先日いただきました請求書の再発行のご依頼に基づき、下記の通り請求書を再発行いたしましたので、お送りいたしました。 万が一、元の請求書が見つかった場合でも、そちらはご使用にならないようお願いいたします。 敬具 記 〇〇年〇〇月〇〇日分請求書：1部 以上

病院が請求書の送付状を送る際の注意点

請求書などの書類と一緒に送る送付状には、いくつか気をつけたいポイントがあります。注意点を知らない状態では、送付先にマナーがないと思われてしまうため注意が必要です。

ここでは、病院が請求書の送付状を送る際の注意点について解説します。

書類の順番を気をつける

封筒に書類を入れる際には、送付状を一番上にしましょう。

送付状は、送付した要件や封筒の中身に何が入っているかを伝える目的で同封されます。そのため、マナーとしても受け取り手側が最初に目につく場所に用意します。

また、2枚目以降の書類は、送付状に記載されている順番にしましょう。

使用する言葉に気をつける

病院では病気や治療に関わるため、患者に対しては不快感や不安を与えない言葉選びが必要です。とくに、忌み言葉や重ね言葉のようなネガティブに捉えられる可能性がある言葉の使用は避けましょう。

忌み言葉とは以下のような不吉な言葉で、不幸な内容を想像させてしまうため、使用を控えましょう。

【忌み言葉の例】

• 壊れる
• 別れる
• 戻る
• 死亡する

重ね言葉とは同じ言葉を連続して使用する言葉で、不幸がさらに重なるといった意味を想像させるため使用しない方が無難でしょう。

【重ね言葉の例】

• いろいろ
• 重ね重ね
• たびたび
• しばしば

まとめ｜病院の請求書に添える送付状を覚えて事務作業をスムーズに！

本記事では、病院の請求書に添える送付状の書き方について、基本構成や作り方の例を交えて解説しました。

送付状は、送られた書類の内容を簡易的に伝える重要な書類です。必ず送らなければならないものではありませんがビジネスマナーでは、同封するのが一般的です。受け取り手側が封筒の中身を理解するためにも、書き方や送り方などのマナーを意識して作成しましょう。

もし、どのように作成してよいかわからない場合は、本記事を見返して文例を活用するのがおすすめです。