役員が使用した費用は経費精算できる？仕訳方法や勘定科目について解説。

本記事では、役員や社長の立て替え金を経費として計上するための条件、具体的な仕訳方法、勘定科目、そして経費精算の手順などを詳しく解説します。さらに、立替経費の運用に関する注意点や、精算ミスを減らすための方法も紹介します。

役員や社長の経費精算は、会社の資金管理において重要な業務です。本記事を参考に、適切な処理を行いましょう。

• 役員や社長の立て替え金が経費で落とせる条件
• 交際費、海外渡航費用、健康診断費用を経費計上する際の注意点
• 役員の経費精算の仕訳事例
• 立替経費を精算する手順
• 立替経費の運用に関する注意点
• 立替経費の精算でミスを減らす方法

役員や社長が立て替えた費用は経費として落とせる？

役員や社長が業務で必要な費用を一時的に立て替えるケースはよくあるでしょう。これらの立て替え金は、適切な処理を行えば経費として計上し、法人税の負担を軽減することができます。しかし、すべての立て替え金が経費として認められるわけではありません。経費として計上するには、いくつかの条件を満たす必要があります。

基本的には、役員や社長の業務遂行に直接必要な費用であれば、経費として認められます。例えば、会議費、出張旅費、事務用品費などが該当します。ただし、プライベートな目的で使用した費用や、高額すぎる費用などは、経費として認められない可能性があります。

役員や社長の立て替え金が経費で落とせるか注意すべき項目

役員や社長の立て替え金が経費として認められるかどうか、注意すべき項目を具体的に見ていきましょう。

交際費や接待費用

交際費や接待費用は、取引先との関係を良好に保つために必要な費用ですが、経費として認められるためには、以下の条件を満たす必要があります。

海外渡航費用

海外渡航費用は、海外出張や視察など、業務に必要な渡航であれば、経費として認められます。しかし、観光目的の旅行や、高額な宿泊費などは、経費として認められない可能性があります。

海外渡航費用を経費として計上するには、以下の点に注意する必要があります。

健康診断費用

役員や社長が受ける健康診断費用は、福利厚生費として経費計上することができます。ただし、以下の条件を満たす必要があります。

この章では、立替経費を精算する3つの手順について解説します。

• 経費申請書を確認する
• 経費の仕訳を行う
• 従業員へ精算金を支払う

経費申請書のフォーマットは会社によって異なるものの、精算手順は基本的に変わりません。ここでは、立替経費の精算方法を詳しく見ていきましょう。

経費申請書を確認する

従業員が作成した経費申請書を上長が承認すると、経理部に回ってきます。経理担当者は、記入漏れや計算ミス、経費の内容など書類に不備がないか再度確認しましょう。経費の中に交通費が含まれている場合は「最短ルートで申請しているか」「定期区分は除いているか」などの細かいチェックも必要です。

経費の仕訳を行う

経費申請書の内容に問題がなければ、経費の仕訳を行います。従業員側の勘定項目は交通費や消耗品費など、立て替えた費用に該当するものを選択しましょう。会社側は、立替金もしくは未払金の勘定項目を用います。

なお、会社の社長や役員が経費を立て替えた場合は、役員借入金または短期借入金で仕訳するルールです。現金で経費精算した場合、借方は役員借入金（短期借入金）、貸方は現金として処理します。ただし、業務上必要性があるものと判断された費用は経費として計上可能です。

従業員へ精算金を支払う

精算金は給料日や毎月の指定日に支払うのが一般的です。中には、同月内の処理として月末に精算する会社も存在します。立替経費の支払い方法は会社によって異なるので、事前に確認しておきましょう。立替経費の精算金は基本的に課税対象外なので、給与明細にも非課税である旨を記載しておくことが重要です。

また、交通費や消耗品費など立替経費が少額のときは、小口現金から支払うこともあります。ただし、人的ミスによって残高が合わなくなってしまうケースもあるため注意が必要です。誤差をなくすために小口現金の管理に担当者を設けている場合は、利用するたびに報告の手間が発生します。

立替経費の運用に関する3つの注意点

この章では、立替経費の運用に関する3つの注意点を解説します。

• 立替期間は1ヶ月が目安で年度内に精算する
• 立替限度額を決めておく
• 立替経費のルールは就業規則に明記しておく

立替経費は一時的であるものの従業員のお金で支払うため、後でトラブルに発展する可能性があります。ここでは、注意点について詳しく見ていきましょう。

立替期間は1ヶ月が目安で年度内に精算する

立替期間に法的な決まりはありませんが、長くなるほど従業員の負担が大きくなります。トラブルを防ぐためにも、立替期間を決めておくことが大切です。会社によって異なりますが、立替期間は1ヶ月が目安となります。

従業員が経費を立て替えてから時間が経ちすぎると、内容や金額が不明瞭になってしまうことがあるため注意が必要です。また、毎月締日を設けることで会計処理がスムーズになるだけでなく、従業員の高額な立替も防げるようになります。

立替限度額を決めておく

従業員に経費を立て替えてもらうときは、期間だけでなく金額にも注意が必要です。特に出張費など高額な経費立替は、従業員の負担が大きくなる可能性があります。経費を立て替えてから精算するまで期間が空くからです。事前に立替限度額を決めておくことで、従業員の金銭的な負担を軽減できます。

基本的に立替経費は課税対象外ですが、あまりに高額な場合は所得税の対象となる可能性もあります。経費が多くかかりそうなときは、法人カードの使用や仮払いなどを検討しましょう。

立替経費のルールは就業規則に明記しておく

就業規則に立替経費のルールを明記し、従業員に順守してもらいましょう。全員が同じ方法で精算申請することで、経理の処理スピードが早くなります。立替経費のルールを策定する際は期間や限度額に加えて、領収書がない場合の対策についても決めておくのがおすすめです。

電車やバスなどの交通費は、一般的に領収書が発行されません。立替経費で起こりうるケースも想定したうえで、ルールを策定することが大切です。あらかじめ細かい部分まで決めておくと、スムーズに精算できるようになります。

立替経費の精算でミスを減らす3つの方法

この章では、立替経費の精算でミスを減らす3つの方法を解説します。

• 法人用クレジットカードを使用する
• 経費精算システムを導入する
• 外注サービスを活用する

立替経費は節税につながることもあるため、正しく処理することが大切です。ここでは、自社で取り入れられる方法がないか、確認しながら見ていきましょう。

法人用クレジットカードを使用する

法人カードを使用することで、立替経費の精算が少なくなります。精算ミスを防ぐためには、立替経費が発生する頻度や経理が対応する業務自体を減らすことが大切です。従業員が出張に行く際に法人クレジットカードを渡しておけば、現地での支出に対応できるようになります。

また、利用明細を確認できるため、万が一不正利用があっても気づきやすいです。経費精算システムを導入すれば、利用明細の取り込み・仕訳が自動化されます。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入することで、小口現金の管理や立替経費の精算などの負担が軽減されます。経費の精算業務が自動化されるため、手入力で起こりやすいタイプミスや仕訳ミスなども少なくなるでしょう。ただし、経費精算システムにはオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれメリット・デメリットが異なります。

オンプレミス型は、自社のサーバーに経理精算システムをインストールして利用するタイプです。社外のインターネットからはアクセスできないため、クラウド型よりもセキュリティ面で優れています。導入や保守に費用はかかるものの、月額料金が発生しないことも特徴です。しかし、システムが自社のサーバー上にあるため、保守やアップデートを行う専任の管理者が必要になります。

一方で、クラウド型はインストールが不要で、社外からでもアクセスできるタイプです。クラウド上にシステムが存在するため、スマートフォンやノートパソコンなどの端末があれば場所問わず利用できます。また、データのバックアップが自動で行われるので、データが損失する心配もありません。

ただし、月額費用がかかることやオンプレミス型よりもセキュリティが劣ることがデメリットです。経費精算システムを導入するときは、コストや運用方法などを考慮したうえで選択しましょう。

外注サービスを活用する

外部に業務を委託することで、経理部による精算ミスが少なくなります。また、経理の負担を軽減するだけでなく、より重要な業務に社内リソースを割り当てることも可能です。委託費はかかりますが、経理部で対応するより業務効率が向上するケースもあります。

ただし、少額の立替経費をその都度精算したい場合は費用対効果が期待できません。社内のリソースや業務フローなどを考慮したうえで、外注サービスを利用するかどうか検討しましょう。

法人カードやシステムを活用して立替経費の精算ミスを減らそう

立替経費とは、会社の代わりに従業員が支払った費用のことです。本来は会社が支払うべき経費なので、後日精算する必要があります。従業員がお金を立て替える期限や限度額は、法律で決まっていません。しかし、立替経費の金額が大きくなると、従業員に大きな負担をかけてしまう恐れがあります。

トラブルを防ぐためにも、社内で立替期間や立替限度額などのルールをしっかり定めましょう。ルールを設けることで、従業員の負担を抑えるだけでなく、経理の会計処理がスムーズになります。社内全体に周知するために、立替経費のルールを就業規則に明記しておくことも大切です。

経理の負担を軽減したり、業務効率を上げたりしたい場合は、法人カードや経理精算システムの使用を検討しましょう。精算の業務自体が少なくなるので、ミスが起きる頻度を減らすことができます。