【コピペOK】請求書電子化の案内メールの文例｜社外にPDF化する際の依頼方法も解説。
更新日：2024.12.27
ー 目次 ー
請求書を電子化すればコスト削減や決済のハイスピード化など多くのメリットが得られます。しかし、請求書電子化を取引先に伝えたときに、難色を示されてしまうケースもあるものです。
本記事では請求書電子化の意義、また取引先に送付する案内文の文例や作成のポイントなどを説明します。
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請求書の電子化の案内文で伝えるべきポイント
請求書の電子化にあたっては取引先に手法などを詳しく伝え、了承を得なければなりません。取引先に伝えないまま電子化を開始すると、相手方が対応できずに取引が滞ってしまう可能性も考えられます。
具体的には、以下のようなポイントを意識して案内を行うことが肝心です。
1. 請求書の電子化で得られる取引先のメリットを伝える
請求書の電子化は、自社と取引先の双方に大きなメリットをもたらします。請求書電子化に関する案内文を送付するときには、相手が得られるメリットを伝えましょう。
請求書の電子化には、紙の書類のやり取りを廃するという意味合いがあります。請求書発行や送付にあたってのタイムラグがなくなり、紙の書類の開封作業や封入作業が不要となるのは大きなメリットです。また、書類の保管が不要となる点や、請求書の共有がしやすくなる点も電子化ならではの魅力です。
これらのメリットを十分に伝えて取引先に納得してもらえば、スムーズに電子化への移行を進めてもらえる可能性が高まります。
請求書の電子化に伴う案内は文書で行うのがベストです。
対面や電話など、口頭で伝えただけでは電子化の十分な内容を理解してもらえません。内容が誤って伝わり、お互いの認識の違いからトラブルに発展する可能性も考えられます。
請求書の電子化の案内は、必ず紙の文書やメールなど、記録に残る方法で行いましょう。
2. 請求書を電子化する理由を明確に伝える
請求書電子化にあたっては、各取引先に対して電子化をする理由を十分に伝えることが肝心です。
多くの企業が請求書電子化に踏み切る理由は、電子帳簿保存法やインボイス制度の導入が現在急速に進められているためです。
電子帳簿保存法やインボイス制度には、請求書電子化による業務効率アップを後押しする意味合いがあります。導入にあたっては多くのステップが必要となりますが、軌道に乗れば企業の業務効率は飛躍的に高まります。
まずは電子帳簿保存法やインボイス制度の十分な理解から始めましょう。制度の内容を把握すれば、請求書電子化が必要となる理由が見えてくるものです。
請求書の電子化の案内文の作成方法
請求書電子化にあたって取引先に送付する案内文には、以下のような項目を盛り込みましょう。
● 時候の挨拶
● 電子化を行う理由、または電子化のメリット
● 請求書電子化の詳細
● システムの説明
● 問い合わせ先の情報
案内文の文例
具体的には以下のような文面で案内文を作成しましょう。
拝啓 ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、弊社からお送りしております請求書について、郵便物の配達遅延および紛失の対策、また、2021年の秋から郵便法改正で郵便局のサービス縮小（土曜配達の廃止、翌日配達の廃止、普通郵便の配達頻度が週6日以上から週5日以上に減少）による影響への懸念を受けて、お客様へより早く、確実にお届けするため、インターネット上でご請求情報を確認できるサービス「○○」を利用し、請求書のWeb発行を開始させていただくこととなりました。
これまで送付していた請求書と同様の弊社の社印がついた請求書をWeb上からダウンロードしていただけます。
【概要】
ご利用月の翌月初よりお客様にてインターネット上で、ご請求情報を簡単にご確認いただけるサービスです。従来の郵送での送付と比較し、下記のようなメリットがございます。
● 請求書の到着スピードが、1～2日ほど速くなります
● 過去○年分の請求情報をいつでも確認、ダウンロードいただけます
【ご利用開始月】
○年○月ご請求分よりインターネット上での確認が可能となります。
【お手続き】
お手数をお掛けしますが、お客様専用のログイン環境を発行するため、○○をご参照の上、お手続きをお願いできますでしょうか。
【ご注意】
誠に勝手ではございますが、この度の請求書の電子化により、これまで実施しておりました紙での請求書の郵送は廃止いたします。
お客様には大変お手数をお掛け致しまして恐縮でございますが、ご理解とご協力をどうぞよろしくお願い申し上げます。
請求書の電子化を進める上で取り組むべきこと4つ
請求書の電子化を行う際には、社内ルール構築など体制を整えることから始めましょう。また、問い合わせがあったときの対処や、電子化を行わない企業に紙の請求書で対応することも重要です。
以下のようなポイントに絞って準備を進めれば、効率よく電子化を実現することができます。
1. 社内体制を整える
請求書の電子化をスムーズに進めるためには、社内の体制を整えることが何より大切です。
まずは、社内で電子請求書の扱いに関するフローやルールを構築しましょう。
電子請求書の運用では、法律や制度を十分に理解し、遵守する必要があります。特に、電子帳簿保存法やインボイス制度を意識しながら電子化を進めることが重要です。
社内で制度を十分に理解した上で新体制への仕組み作りをしておけば、取引先に打診するフェーズもスムーズに進みやすくなるものです。
2. 問い合わせ窓口の体制を構築する
電子化に移行したのちには、取引先から問い合わせが寄せられることがあります。従来の紙の請求書を使って取引をしていた企業や個人にとって、請求書電子化への移行はハードルが高いものです。問い合わせに丁寧に対応しなかった場合、取引に影響が及んでしまう事も考えられます。
電子化への移行の際には、どのようにやり取りをするのか、請求書をどう保管すべきか、税務監査にはどう対応するのかなどの質問が寄せられる可能性があります。専用のサポート窓口を作るなどの工夫をし、それぞれの質問の内容を確認して都度丁寧に対応しましょう。
3. 取引先の業務ルールによっては従来通りの方法で対応する
社内の方針や業務ルールの関係上、請求書の電子化に対応しない取引先もあるものです。
こういった取引先に対して電子化の無理強いはできません。取引先が電子化への移行を行わない場合には、これまで通り紙の請求書を送付するなどの対応が必要となります。
4. 段階的に電子データに移行するという方法も
一気に電子化をせず、段階的に電子化を進めていくという方法も考えられます。
現在は多くの企業が電子化へ急速に舵を切っている状態です。その一方で電子化を行わずこれまで通り紙の請求書を扱うという企業もあります。
電子化を行わない企業には、紙の請求書とメールなどによる電子請求書の両方を送付してもいいか打診してみましょう。しばらくは紙の請求書でやり取りをしたいという企業も、今後の情勢を見ながら段階的に電子化に移行していく可能性は十分考えられます。電子請求書と紙の請求書の両方で暫くの間対応していれば、電子化に対して好意的な考えを持ってもらえるかもしれません。
適切な案内文を作成し、スムーズに請求書の電子化を取り入れよう
請求書の電子化は自社と取引先の双方にメリットをもたらします。しかし、電子化に移行する際にはシステム導入や業務ルールの整備などの手間がかかってしまいます。
電子化にあたって取引先への周知を行うことも重要なポイントです。詳しい運用方法を伝え了承を得ておけば、トラブルなくスムーズな取引を続けていけるでしょう。
使いやすい電子請求書システムを導入するなどの工夫を行い、効率よく電子化を進めていきましょう。
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