【お客様の声】請求書を一枚にまとめて、請求書にまつわる課題を一気に解決！

インボイスのサービス導入前の状況

• 請求書のフォーマットや発行方法が異なり確認作業に手間がかかっていた
• 支払方法が複数（口振・納付書・クレジットカード）あり管理が大変だった
• 店舗が小口現金で払ってしまう場合があり仕訳に手間がかかる場合があった

請求書が紙で届いたり、WEB請求だったりで、確認するだけでも大変！

以前より、通信料金や公共料金の請求書発送方法の違いに悩まされてきた同社。

最近では、インフラ提供事業者から使用者に対して発行する請求書をWEB請求に切替えることも増えてきており、同社も一部の請求がWEB請求になっていました。従来の紙の請求書が郵送されてくるのに加え、WEB請求でくるものが増えたために、請求書の確認作業に手間がかかるようになってしまったと財務経理グループの実務担当をされているIさんは悩んでいました。

「中には、請求書の鑑だけ郵送されてきて、詳細はWEB上でダウンロードしてデータで確認しなければならないものもあって、なぜ発行方法がこんなにも違うのかなって不思議でした」（Iさん）

支払業務の手間をなくすために実施したことが逆効果に・・・

通信でも公共料金でも、新たな契約をすると２ヶ月目くらいまでは納付書払いが続きます。これは初回の請求が来ないと口座振替手続きが出来ず、さらに手続きに時間がかかるためであり、多店舗展開している同社にとっては非常に面倒な作業になっていました。

「本社一括での口座振替だったので、どこの店舗の引落なのかが分からない状態で、会計処理をする前に請求金額と引落金額を照らし合わせて、店舗を特定しなければいけないという確認作業に時間がかかっていました」（Iさん）

この状況を解消するために、同社はクレジットカードを利用することを決め、通信料金や電気料金等それぞれクレジットカードを分けて契約して、カード払いを実施していたそうです。

しかし、クレジットカード利用による支払サイクルが後ろ倒しになったことで、新たな課題が発生。「今度は消込作業が大変になってしまいました」とIさんは頭を抱えていたそうです。

インボイスのサービスとの出会い

ちょうどクレジットカード払いをやめて口座振替に戻そうかと考えているときに、入社された社員よりインボイスのサービスを知ることに。その社員は、前職でインボイスのサービスを利用していたそうです。

ここで、社員が前職でインボイスのサービスを使っていたことは、インボイスのサービスを導入する上でどのくらい影響力があったのかを聞いてみました。

「現状の課題を解消する手段としてどんなサービスがあるのかということも分かりませんでしたし、サービスを探すのも大変でしたからとても助かりました。何より、実際にサービスを使っていた人からインボイスさんのサービスがどういうものかも分かりましたし『良いサービスだったよ』という感想も聞けていたので、今の課題は解消することが出来るだろうなというイメージを持つことが出来ましたので、とても影響は大きかったと思いますよ」（Iさん）

インボイスの提案

※左：通信関係の請求書取りまとめるサービス「Gi通信」 右：電気ガス水道の請求書を取りまとめるサービス「OneVoice公共」

インボイスのサービスを導入後

• 請求書が一本化されたことで請求処理業務の工程を削減することができた
• 各店舗の費用管理と把握が容易に出来るようになり仕訳に手間がかからなくなった
• 電子帳簿保存法対応のペーパレス化が実現できた

請求書の一本化で抱えていた課題を解決

「煩雑な各店舗の費用管理とその後の仕訳作業の手間、請求書の発行方法の違いによる確認作業が面倒だったことや、複数の支払方法による支払業務の煩わしさも『請求書を一枚に取りまとめる』だけで全て解決することが出来ました」（Iさん）

特に、店舗毎にグルーピングし利用料金を確認することが出来て、その情報をExcelでダウンロード出来るところが同社にとっては大きなポイントだったそうです。

『契約者毎に請求書が分かれていた』ため発行側のルール（発行方法や支払方法）に対応しなければいけないということはごく当たり前です、しかしその当たり前のことが、実は同社が抱える課題に繋がっていました。

インボイスのサービスを導入して良かったこと

財務経理グループのマネージャーであるKさんに、マネージャー視点でインボイスのサービスを導入したことで良かったことについて聞いてみました。

社内ペーパレス化に寄与するインボイスのサービス

「中小企業ではまだまだ浸透しきれていないペーパレス化は同社も例外ではありませんでした。インボイスさんのサービスを導入するだけで、あんなにあった沢山の紙の請求書が簡単にペーパレス化できました。ペーパレス化には欠かせないタイムスタンプ機能もあり、電子帳簿保存法の要件も満たせているのでとても助かります」（Kさん）

とインボイスのサービスを評価して頂いています。

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最後に

お二人に「インボイスのサービスを勧めるとしたらどんな企業ですか」という質問をさせて頂きました。

「弊社のような多店舗展開をしている企業にはお勧めかと思います。店舗毎に費用の管理をしていますし、店舗毎に仕訳しているので、店舗が多いととても大変な業務になりますから」（Kさん・Iさん）

請求書本来の役割は正しい請求先に正しい金額を請求することであり、店舗毎の費用管理や会計処理業務をやりやすくするためのものではありません。

同社は、インボイスの「Gi通信」と「OneVoice公共」の両サービスを導入することで、今まで抱えていた請求書にまつわる課題を一気に解決しました。

今後は、更なる業務効率化を目指し、業務自動化を視野に入れて業務改善に取り組んでいます。

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