請求書につける送付状の書き方やマナー、ルールとは？

請求書を送る際は必ず送付状を作成すること

企業や個人事業主の間において、お金のやり取りをするために作成するのが請求書です。実際のところ、請求書の形式に関する決まりは定められていません。
請求書がなかったとしても、取引が成立する場合もあります。ですが、口約束では証明するものがありません。やり取りを証明するために作成されるのが請求書なのです。
ビジネスの場において、取引先に向けて請求書など書類を送る際には、本題に加えて送付状を作成するのが当然のマナーだとされています。送付状は、送り状や添え状、カバーレターとも呼ばれるものです。

送付状には、宛先やこちら側の情報、お送りする書類の枚数などについて記載します。請求書はお金のやり取りが記載されている重要な書類なので、内容に漏れがあると深刻な問題にもなりかねません。郵送あるいはFAXで請求書を送る場合でも、送付状を添付するのがマナーです。
送付状に記載すべき内容は、以下の7点です。
1. 送付する年月日
2. 取引先の会社名やお名前
3. 自社の会社名や氏名
4. 頭語および結語
5. 挨拶文
6. 本題の始まりと終わりにそれぞれ「記」「以上」
7. 送付する書類の内容や枚数

送付状は企業・個人問わずに作成する

個人事業主の方は、取引先とのやり取りをすべて自分で行う必要があります。請求書の作成や送付も同様です。請求書をしっかりと作成しておくことで、取引先との契約の証明になったり、もし税務調査が入った際にも必要になったりします。
個人事業主の方にとって、取引先との間で信頼関係を作ることは何よりも重要です。確固たる信頼関係を作る第一歩とするためにも、ビジネスマナーをふまえて送付状を作成しなければなりません。

送付状を作成するうえで知っておきたい4つの基本ポイント

送付状の内容を作成する前に、基本となる4つのポイントを押さえておきましょう。
1. 送付状のサイズはA4で内容は用紙1枚におさめる
2. 封筒を開けた際に送付状が1番上にくるようにする
3. 一般的な封筒に入れるのであれば三つ折りにする
4. 封筒には「請求書在中」と表に書いておく
これらは、すべて取引先に対する心遣いであり、マナーです。

請求書を送るために作成する送付状のテンプレート

それでは、請求書に合わせて送る送付状について、テンプレートを用いて具体的に紹介していきます。

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年/月/日
（送り先の会社名）
（送り先の部署）
（送り先の担当者の名前）
（自社の住所）
（自社の会社名）
（自社の部署、担当の氏名）
（自社の電話番号）
（自社のFAX番号）
書類送付のご案内
拝啓　ますますご健勝のことと、お喜び申し上げます。
平素は格別のご高配をうけたまわり、厚く御礼申し上げます。
さて、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
＜書類送付＞
請求書：1通
以上
________________________________________
この内容であれば、FAXや郵送問わずに使用していただけます。

送付状に振込先を記載する場合について

基本的に、請求書に振込先を記載します。ですが、場合によっては送付状に記載することもあります。テンプレートの本題部分である「記」の下に、以下のように記載しましょう。

________________________________________
記
<振込先>
銀行名　　：
支店　　　：
口座の種類：
口座の番号：
口座の名義：
＜同封書類＞
請求書：1通
以上
________________________________________
このように振込先を送付状に記載することで、取引先に分かりやすく伝えられます。

送り先に合わせた送付状を作ると印象アップ

送付状は義務付けられているものではありませんが、ビジネスの場における気遣いやマナーとして作成されるのが一般的です。相手に合わせた送付状を作成することで、取引先との信頼関係作りに役立ってくれます。
たとえば、取引先の担当者が決まっており頻繁にやり取りされる方なのであれば、送付状に手書きメッセージを加えてみましょう。送付状にあらかじめ空欄を用意しておき、一旦プリントアウトしてから以下のような手書きメッセージを書き込みます。
● 先日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただきまして本当にありがとうございました。
● いつも大変お世話になっております。寒さが厳しくなってきたので、くれぐれもご自愛ください。

個人事業主の方宛に送る手書き送付状の作成例

取引先が個人事業主の方の場合は、文量を少し増やして作成してみましょう。印刷でも構いませんが、誠意を伝えるという部分では手書きのほうが効果的です。

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（取引している個人事業主の名前）
いつも大変お世話になっております。
この度、契約をいただきまして誠にありがとうございます。ご不明な点などがございましたら、お気軽にお問い合わせください。早急に対応いたします。
今月分の請求書をご送付いたしますので、ご査収くださいますようよろしくお願いいたします。
今後とも、より一層のご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
（自分の名前）
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企業の方向けに上記のテンプレートを作成しても構いません。ただし、会社名や所属している部署名も必ず記載しましょう。

支払いが滞ってしまった場合の対応方法

送付状と合わせて請求書を送ったものの、いつまで経っても支払いが行われない場合もあるでしょう。お金のやり取りはお互いの信頼関係に影響することなので、あまり頻繁に見られるトラブルではありません。
原因としては、取引先が支払日を失念していたり、何らかの理由でこちら側の請求書が届いていなかったりといったことが考えられます。場合によっては、取引先があえて意図して支払いを行っていないこともあります。
お金の話なので厳しく対応したくなるかもしれませんが、冷静にメールなどを用いて入金されていない旨を伝えましょう。それでも支払ってもらえなければ、内容証明を送り催促ではなく督促として振り込みを求めます。

再度請求書を送る際の送付状テンプレート例

メールで催促の旨を伝えるのもよいですが、請求書を改めて再送する方法も効果的です。再度請求書をお送りする場合は、最初に送った内容に加えて以下のような文章を加えた送付状を作成しましょう。

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代金お支払いの件
拝啓　益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご愛顧賜りまして誠にありがとうございます。
さて、（請求書を送った日付）にご請求申し上げました代金に関しまして、支払期日である（支払期日）を過ぎた現在までお振込いただいておりません。
つきましては、別紙のとおり請求書を再度送付いたします。（改めた支払期日）までに指定口座までお振込いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
本状と行き違いでお振込いただきました場合は、お許しいただけますようお願い申し上げます。
敬具
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請求書につける送付状は、自社と取引先の双方が確認する大切な書類です。取引先と円滑にやり取りするためにも、書き方のマナーをしっかり守って作成しましょう。