請求書発行・送付を外注できる代行サービスとは？導入メリットや選び方を紹介

2023年10月、消費税にまつわる請求書の発行・保存などの新たなルールを定めた「インボイス制度」が施行されました。インボイス制度では、請求書の記載事項が変更されていることから、従来のフォーマットを変更しなければならず、経理業務の負担が懸念されています。

そのようななか請求書の発行・送付を外注できる代行サービスが注目されています。代行サービスでは、請求書にまつわる経理業務をすべて代行してもらえ、多くの企業が抱える経理に関する課題の解消が可能です。

本記事では、請求書発行・送付を外注できる代行サービスについて、導入メリットや選び方を解説します。

請求書発行・送付の外注できる代行サービスとは？

請求書の代行サービスとは、請求書にまつわる発行や送付、登録、管理などの業務を代行してくれるサービスです。請求書以外にも見積書や納品書、領収書などのほかの帳票も対象としているサービスも多く、さまざまな事業者が利用しています。

請求書代行サービスでは、インボイス制度の細かなルールに対応しており、法令にもとづいた公正な取引対応を実現しています。また、サービスのなかには取引先とのコミュニケーションも代行してもらえるものもあり、ミスによる取引先からの信用を失うリスクも軽減可能です。

このように請求書発行・送付の外注を実現した請求書代行サービスは、書類にまつわるさまざまなミスや手間が減らせる点で注目されています。

請求書発行・送付の外注で、代行サービスを導入した際のメリットとは？

請求書の発行や送付を外注するメリットは、経理業務の軽減以外にもさまざまあります。また、サービスによって得られるメリットが異なっており、もし自社にとって事業規模や事業内容、また課題・ニーズがあっていなければ、期待している効果が得られないおそれがあります。

このようなことから導入する際にはどのようなメリットが得られるかを知っておく必要があるでしょう。

ここでは、請求書発行・送付の外注で、代行サービスを導入した際のメリットを解説します。

①請求書に関する業務を軽減できる

請求書には発行や送付、管理などのさまざまな業務が生じており、代行サービスではこれらの面倒な業務をすべて請け負ってもらえます。

多くの人員を登用して経理対応をさせている企業であれば、経理業務の効率化だけでなく、大幅なコスト削減につながります。また、書類の作成や送付でアナログな対応を求められる場合においても無駄な業務負担の軽減も可能です。

②法令に則った対応ができる

インボイス制度が2023年よりスタートし、新たなルールへの対応が求められました。この制度は取引で多用する書類が対象であり、記載事項や計算、また保存方法などの細かなルールが定められています。

請求書代行サービスではインボイス制度にも対応しており、書類のフォーマットだけでなく、計算や保存なども対応してもらえます。また、法令に詳しい専門スタッフからのサポートも受けられ、公正な取引の実現が可能です。

③社内でのミスを防げる

経理業務を自社の社員に一任していると、負担の大きさや業務の適性によってミスが発生するおそれがあります。とくに、取引にまつわる業務は取引先も関係しているものも多く、小さなミスでも大きなトラブルに発展しかねません。

請求書代行サービスで外注すれば、専門のスタッフが業務の代行が可能なことから、自社でのミスを防ぐことが可能です。また、セキュリティも整っており、情報漏えいのリスクも抑えられるでしょう。

【選び方】請求書発行・送付の代行サービスで見るべき5つのポイントとは？

請求書代行サービスは対象とする業務や事業規模、業界などに応じて、さまざまな種類が存在しています。ただ、自社の抱える課題や実現したいニーズによって選ぶべきサービスが限られており、サービスを検討する際にはその見極めが大切です。

ただ、サービスを一つひとつ丁寧に見ることは現実的ではないため、ポイントで絞っておくと判断しやすくなるでしょう。

ここでは、請求書発行・送付の代行サービスで見るべきポイントについて、解説します。

①試用期間が設けられているか？

請求書代行サービスのなかには、一定期間を無料で利用できる「試用期間」が付帯しているサービスがあります。

試用期間は、実際の使い勝手や取引先とのコミュニケーションを見ながらサービスを検討できるため、検討する際には試用期間があるサービスを選びましょう。

②費用対効果が良いか？

請求書代行サービスの導入や利用にはコストがかかるため、現在発生しているコストと、実際に導入した際のコストカットとの兼ね合いは見ておくべきポイントです。また、社員の業務負担や取引先からの評価などのコストでは図れないものもあるため、このような点にも注意しましょう。

③軽減したい業務にあっているか？

請求書代行サービスでは、請求書の発行や送付、保存や管理などの対応している業務がサービスごとに異なります。

そのため、自社にとってどのような業務を軽減できれば良いかを事前に整理しておき、導入する際には対応しているサービスを中心に検討しましょう。なお、代行したい業務が一括で対応できるサービスであれば、導入コストや手間を最低限に抑えることが可能です。

④セキュリティ対策は万全か？

請求書代行サービスを利用する場合、取引に関する情報だけでなく、取引先や自社などの顧客情報も扱う可能性があります。

そのため、業者に業務を外注する場合には、その業者のセキュリティ面にも注目しておきましょう。確認する際には、そのサービスの実績や過去に生じた問題などを調べておくと安心できます。

⑤社内システムとの連携ができるか？

請求書代行サービスによっては、自社で導入している既存のシステムと連携が可能なものも存在します。とくに、経理システムや帳票管理システムと連携できる場合は、対応に必要な面倒な手間を省けます。

このようなことから、検討しているサービスがどのようなシステムと連携できるかは確認しておきましょう。

【厳選】これから導入する企業におすすめの請求書代行サービス

サービスのなかには他社では扱っていない課題の解決を図れるサービスが存在します。実際に、多くの企業が利用している人気のサービスであるため、これからサービスの導入を検討していれば、参考にしてください。

ここでは、これから導入する企業におすすめの請求書代行サービスを紹介します。

1. OneVoice明細
2. 楽楽明細
3. ＠トバス

①OneVoice明細

OneVoice明細は請求書の発行や郵送代行、ダウンロードの確認などのサービスや機能をすべて利用できるサービスです。

利用料金もリーズナブルであり、事務業務に充てている人件費を踏まえると大幅なコストカットが狙えます。また、プランも複数用意されているため、事業の規模やフェーズに応じた選択が可能です。

②楽楽明細

楽楽明細は、アナログ対応となる請求書発行・郵送業務などをすべて電子化できるサービスです。

クラウド型のシステムとなっているため、インターネット環境があれば、いつでもどこでも請求業務の確認ができます。また、導入や運用にともなうストレスも少なく、使いやすさやサポート面で人気を博しています。

③＠トバス

＠トバスは請求書の発行や送信に必要な業務を簡素化できるサービスです。

運用のサポート体制も充実しており、サービスを効率的に活用するためのサポートをしています。また、セキュリティも強固であるため、顧客や自社の機密情報の漏えいリスクを抑えられます。

まとめ｜煩雑になりがちな請求書業務の外注で、より経営面を強化！

本記事では、請求書発行・送付を外注できる代行サービスについて、導入メリットや選び方を解説しました。

請求書代行サービスは、インボイス制度で定めたルールに則った対応を外注業者に代行できる画期的なサービスです。しかし、その導入には自社の事業規模や事業内容、また解決したい課題や実現したいニーズなどを確認しておかないと、期待している効果が得られないおそれがあります。

このような事態を避けるためにも、本記事で解説した選び方を参考に、自社にあったサービスを導入するようにしましょう。