更新日:2024.05.13
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これまで、タイムスタンプの発行はパソコンを通じて行うのが一般的でした。
しかし、最近はタイムスタンプの付与に対応したスマートフォンアプリも数多くリリースされています。
本記事は、タイムスタンプに対応したスマートフォンアプリのメリットや、代表的なアプリの特徴をご紹介します。
従来はオフィスのパソコンを通じて発行するのが一般的で、オフィス以外の場所からはタイムスタンプを付与できませんでした。
しかし新型コロナウイルスの影響でテレワークが普及している現代では、タイムスタンプを付与するためにわざわざ出社するのは手間がかかってしまいます。
そこで近年注目を集めているのが、タイムスタンプ対応のスマートフォンアプリです。
タイムスタンプ対応のスマートフォンアプリを利用すれば、オフィスにいなくてもタイムスタンプを発行できます。
アプリはスマートフォンにダウンロードするだけで利用できるので、余計な手間をかけずに業務効率化を目指すことができます。
タイムスタンプ対応のスマートフォンアプリには、以下の種類があります。
・電子帳簿保存専用アプリ
・請求書受領アプリ
・経費精算アプリ
電子帳簿保存専用アプリとは、電子帳簿保存法に基づく電子データの保存に特化したアプリのことです。
領収書や契約書、請求書、見積書などあらゆる国税関係書類を電子帳簿保存法に則った方法で保存・管理できます。
タイムスタンプ対応のスマートフォンアプリでは、対象ファイルごとにタイムスタンプを埋め込んだ上で保存が可能です。
請求書受領アプリは、取引先から送付された請求書等の書類を受領し、電子保存するアプリで、請求書の受領から承認、仕分け、振込、管理などをすべて自動化できます。
経費精算アプリは、領収書の読み取りや自動仕分け、自動データ入力などに対応しており、経費精算にまつわる業務を効率化できます。
どのタイムスタンプ対応アプリを選ぶかは自社のニーズや業務内容によって異なりますので、複数のアプリを比較・検討し、適切なアプリの導入を検討しましょう。
スキャナやスマートフォンのカメラでスキャンした領収書や請求書は、自動でデータ化されアップロードと同時にタイムスタンプが付与される仕組みになっています。
そのため電子帳簿保存法で求められる真実性の確保を簡単に満たすことが可能です。スマートフォンアプリはiOS、Androidの両方に対応しています。
最近はOCRの精度も向上しつつありますが、手書きの領収書などでは判読ミスが発生しやすく、データの誤入力につながってしまいます。
TOKIUM経費精算なら、スキャンした領収書を専任オペレーターが代行入力するため、OCRでは不可能な99.9%の高精度な読み取りを行うことが可能です。
スキャンしたデータはタイムスタンプを付与した上で電子保存できるので、紙の原本で管理・保管する必要がなく、業務効率化や省スペース化ができます。
タイムスタンプ機能も搭載されており、スタンプが付与されているかをアイコンでチェックできるところもConcur Expenseならではの特徴です。
付与されていない場合はエラーが表示されるので、タイムスタンプの発行忘れのミスも防止できます。
e-文書対応ツールでは、認定タイムスタンプ付与、画像要件チェック、タイムスタンプ一括検証の3つの機能がセットになっており、電子帳簿保存法で定められた要件を漏らさずクリアできるところが特徴です。
なお、認定タイムスタンプはPDFにタイムスタンプを付与するPAdES方式と、ファイル形式に制限がないXAdES方式の2つに対応しているため、要件に合わせて柔軟に対応できます。
スキャナ保存アプリはkintoneで利用できる拡張機能の一つで、認定タイムスタンプの付与、検索機能、一括検証機能などを利用できます。
手順は、JPEG形式またはPDF形式でスキャンしたファイルを、スキャナ保存アプリに登録するだけです。
日付や金額などの主要項目を入力した後、管理者がチェック完了処理を行えば、タイムスタンプ付与と画像情報の自動登録が実行される仕組みになっています。
【まとめ】
最近は手軽にタイムスタンプを付与したり、一括検証を行ったりできるタイムスタンプ対応のアプリも数多くリリースされていますので、業務効率化を目指しているのなら、ぜひ導入を検討してみましょう。