注文請書は電子帳簿保存法の対象？電子化の保存ルールを解説

更新日：2025.06.26

ー目次ー

注文請書をPDFやメールでやり取りする機会が増えるなか、電子化した場合の保存方法や印紙税の取り扱いに悩む事業者は少なくありません。

電子帳簿保存法への対応が制度として義務化されるなかで、多くの事業者が体制整備や制度理解に課題を抱えています。保存要件を満たさないまま運用してしまうと、税務調査での指摘につながる可能性があります。

インボイス制度施行後、電子取引の義務化への関心が高まるなか、注文請書を適切に保存するためには、紙と電子の違いや、電子帳簿保存法に沿った要件を正確に理解しておくことが不可欠です。

本記事では、注文請書が電子帳簿保存法の保存対象となるかについて、電子データ保存時の要件や保存期間、スキャナ保存の注意点を交えて解説します。

【重要】注文請書は、電子帳簿保存法の保存対象

電子帳簿保存法では注文請書は「取引関係書類」に分類され、保存義務のある国税関係書類として取り扱われます。これは注文請書が請求書や納品書と同様に、取引の証拠として重要な意味を持つ書類であるためです

電子帳簿保存法では、書類のやり取り方法によって保存方法が異なります。

注文請書をメールやPDFなどでやり取りした場合は「電子取引」に該当し、電子データのままで保存しなければなりません。紙に印刷して保存するだけでは、法令違反となるため注意が必要です。

一方で、注文請書を紙でやり取りした場合は、従来どおりの紙保存または、要件を満たしたスキャナ保存のいずれかを選択できます。ただし、保存期間中は税務調査などに備えて、帳票を速やかに提示できるよう整理・保管しておく必要があります。

注文請書は、受取方法によって保存方法が異なります。PDFやメール添付ファイルなど電子データで受領した場合は電子取引保存で、紙で受領した場合は紙保存またはスキャナ保存での対応が必要です。

受領した方法にあわせた保存をおこなわなければ、電子保存帳簿法に違反していると判断され、青色申告の取り消しや追徴課税がおこなわれるおそれがあるため注意しましょう。

ここでは、電子帳簿保存法における注文書の2つの保存方法を解説します。

注文請書をPDFやメール添付などで受け取った場合は「電子取引」に該当します。この場合、電子帳簿保存法にもとづき電子データのまま保存しなければいけません。

PDFや添付ファイルで受け取った場合は、ファイルをダウンロードし、決められた保存フォルダやシステムに保存します。メールの本文に取引情報がある場合は、メール本文もPDFかやスクリーンショットで保存しましょう。

保存する際は「取引年月日」「金額」「取引先名」などの情報で検索できる状態にしておく必要があります。

注文請書を紙で受け取った場合は、これまでどおり紙のまま保存する方法と、スキャナ保存の2つから選択できます。

電子帳簿保存法に対応させる際は、スキャナ保存を選択しましょう。スキャナ保存をおこなうことで、書類を電子データで保存できるため、保存ミスや管理コストを軽減できます。

しかし、スキャナ保存を選択する場合、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たす必要があるため注意しましょう。

注文請書をPDFやメールなどの電子データで保存する場合、電子帳簿保存法では「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。これらの要件は、保存されたデータが改ざんされておらず、正しく閲覧・提出できる状態であることを証明するためのものです。

ここでは、注文請書を電子データ保存する場合に満たすべき2つの保存要件について解説します。

電子帳簿保存法では、保存データが改ざんされていないことを担保するために、以下のような対策が求められます。

タイムスタンプの付与	・電子データの改ざん防止策・受領や作成から最長2カ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与する
訂正削除の履歴管理	・データの真実性を確保するため・誰が、いつ、どのような内容で変更したかを記録し、経過が把握できる

電子データは、必要に応じてすぐに内容を見られるようにしておくことが必要です。電子帳簿保存法では、以下の要件を守ることが義務付けられています。

検索機能の確保	少なくとも2つ以上の項目（「取引年月日」「金額」「取引先名」など）で検索できる
即時出力が可能な状態で保存	すぐに画面表示またはプリントアウトが可能な状態でデータを提示する
データの判読性を確保	文字が明瞭に判読できる画質・フォーマットである