電子帳簿保存法の保存期間をかんたん解説｜対象書類と注意点まとめ【永久保存版】

電子帳簿保存法の保存期間について正しく理解していますか？本記事では、電子保存が求められる書類の種類や、法令で定められた保存期間のルールについて詳しく解説します。電子帳簿保存法に基づく対象書類ごとの保存期間や、紙ベースの書類との違いも分かりやすく整理しました。また、電子データの保存義務や違反時のリスク、保存期間終了後のデータ管理方法についても紹介します。この記事を読むことで、電子帳簿保存法の保存期間に関する疑問を解決し、適切なデータ管理をするためのポイントが理解できます。電子取引データや決算書類の保存義務に備え、税務リスクを回避するための知識を身につけましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法の目的と概要

電子帳簿保存法（電帳法）は、企業や個人事業主が税務に関する書類を電子データで保存できるようにするための法律です。1998年の制定以来、デジタル技術の進化に伴い改正が繰り返され、現在では電子取引に関するデータ保存の義務化など、多岐にわたるルールが定められています。

本法律の主な目的は、紙での保存が一般的だった帳簿や書類を電子化することで、業務の効率化や経理・税務における透明性の向上を図ることにあります。また、税務署による査察や確認がスムーズに行えるよう、電子データの保存要件も厳密に定められています。

特に近年の改正では、電子取引のデータ保存が義務化され、請求書や領収書を電子データのまま適切に管理する必要があるため、企業や事業者は新しい規則に対応する必要があります。

電子帳簿保存法の適用対象

電子帳簿保存法は、すべての法人および個人事業主が対象となります。特に以下のような事業者にとっては、実務への影響が大きい法律です。

対象者	具体例
法人企業	上場企業、中小企業、スタートアップなど
個人事業主	フリーランス、個人経営の店舗など
会計・経理担当者	企業の経理部門、税理士、会計士
電子取引を行う事業者	インターネットショップ運営者、クラウドサービス提供者

このように、多くの企業や個人事業主に適用される法律であるため、適切な対応が求められます。特に、電子取引による請求書・領収書のやり取りを行う事業者は、本法律に準拠した保存方法を導入する必要があります。

また、電子帳簿保存法は任意適用と義務適用に分かれており、帳簿や決算書類の電子保存は任意ですが、電子データによる取引記録（電子取引データ）は法的に義務付けられています。これにより、電子取引を行った場合は紙での保存を行わずに、適切な電子保存が必要になります。

　

電子帳簿保存法の保存期間とは

電子帳簿保存法における保存期間は、法令で定められた期間内に帳簿や書類を適切に保存するための重要なルールです。ここでは、電子保存が求められる書類の種類や、それぞれの保存期間について詳しく解説します。紙ベースと電子データで保存期間の違いがある点にも注意が必要です。

電子保存が求められる書類の種類

電子帳簿保存法では、一定の書類や帳簿を電子的に保存することが求められています。電子保存の対象となる主な書類は以下の3つのカテゴリーに分類されます。

書類の種類	具体的な例
国税関係帳簿	総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳 など
決算関係書類	貸借対照表、損益計算書、決算報告書 など
取引関係書類	請求書、領収書、契約書 など
電子取引データ	インターネット上で受け取る請求書・領収書 など

法令で定められた保存期間の基本ルール

電子帳簿保存法では、書類の種類ごとに保存期間が定められています。基本的には、税法や会社法などの法令で定められた保存義務期間を遵守する必要があります。

主な保存期間のルールは以下の通りです。

書類の種類	保存期間	根拠法令
国税関係帳簿	7年間	法人税法、所得税法 など
決算関係書類	7年間	法人税法、会社法 など
取引関係書類	7年間（例外あり）	法人税法 など
電子取引データ	7年間	電子帳簿保存法

ただし、青色申告事業者などで特例が適用される場合、保存期間が異なる場合があるため注意が必要です。

紙ベースの書類との保存期間の違い

電子帳簿保存法が適用される前は、帳簿や取引書類は紙ベースでの保存が基本でした。しかし、電子保存が認められたことにより、保存期間に関するルールに若干の違いが生じています。

保存形式	保存期間	注意点
紙ベースの書類	7年間（税務関係）	物理的な保管スペースが必要
電子保存（スキャナ保存）	7年間（税務関係）	要件を満たした保存が必要
電子取引データ	7年間（税務関係）	電子的な検索要件を満たす必要あり

電子帳簿保存法では、電子取引で受領した書類は紙に印刷して保存することが認められず、電子データのまま保存する必要があります。そのため、適切な保管方法を採用することが求められます。

また、青色申告特別控除を適用するための保存要件などもあるため、企業や個人事業主は法令を正しく理解し、適切に対応することが重要です。

電子帳簿保存法で定められた対象書類と保存期間

電子帳簿保存法では、保存が求められる書類ごとに保存期間が定められています。主に対象となるのは、国税関係帳簿、決算関係書類、取引関係書類、電子取引データの4つのカテゴリーです。それぞれの書類について、法令に基づく保存期間を詳しく解説します。

国税関係帳簿の保存期間

国税関係帳簿とは、法人や個人事業者が税務申告や会計処理を行うために必要な帳簿類を指します。帳簿の適正な保存は、税務調査時の証拠資料として重要な役割を果たします。

帳簿の種類	保存期間	保存方法
仕訳帳	7年間	電子保存または紙保存
総勘定元帳	7年間	電子保存または紙保存
補助元帳	7年間	電子保存または紙保存
現金出納帳	7年間	電子保存または紙保存

法人税法や所得税法では、国税関係帳簿の保存期間は原則7年間と定められています。ただし、青色申告承認を受けた事業者の場合、欠損金の繰越控除を適用する場合は最長10年間の保存が必要となるケースもあります。

決算関係書類の保存期間

決算関係書類は、企業の経営状況を示す重要な書類のため、長期間の保存が求められます。特に、税務申告に関連する書類については法令で厳格なルールが定められています。

書類の種類	保存期間	保存方法
貸借対照表	7年間	電子保存または紙保存
損益計算書	7年間	電子保存または紙保存
株主総会議事録	10年間	電子保存または紙保存
勘定科目明細書	7年間	電子保存または紙保存

特に、法人税や所得税の申告に関連する書類（決算書、財務諸表など）は、税務調査で求められることが多いため、法定期間終了後も適切に管理することが望まれます。

取引関係書類の保存期間

事業活動において発生する取引関係書類も、一定期間の保存が義務付けられています。これには、請求書、領収書、契約書などが含まれます。

書類の種類	保存期間	保存方法
請求書	7年間	電子保存または紙保存
領収書	7年間	電子保存または紙保存
契約書	7年間	電子保存または紙保存
納品書	7年間	電子保存または紙保存

取引関係書類は、税務調査だけでなく訴訟時の証拠資料としても重要な役割を果たすため、適切に管理しましょう。

電子取引データの保存期間

電子帳簿保存法では、電子取引に関するデータの保存も義務付けられています。メールで送受信した請求書やWeb発行の領収書など、電子的にやり取りされたデータは、適切に保存する必要があります。

データの種類	保存期間	保存方法
電子請求書	7年間	電子保存（要検索機能の確保）
電子領収書	7年間	電子保存（要検索機能の確保）
電子契約書	7年間	電子保存（要検索機能の確保）
電子納品書	7年間	電子保存（要検索機能の確保）

特に電子取引に関するデータは、「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要となるため、タイムスタンプの付与や適切な管理システムを導入することが推奨されます。

電子帳簿保存法の保存に関する注意点

電子保存の要件と必要な対応

電子帳簿保存法では、デジタル化された書類を適切に保存するために、一定の要件が定められています。これらの要件を満たさない場合、法的に認められない可能性があるため、正確な理解と適切な対応が求められます。

電子保存の基本要件

電子帳簿保存法に準拠するための基本的な要件は以下の通りです。

要件	概要
真実性の確保	タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の管理などにより、データの改ざん防止を図る。
可視性の確保	適切な検索機能を備え、必要な書類を迅速に閲覧できる状態にする。
関係書類の備え付け	電子データと関連する書類（取引先との請求書等）を統一して管理する。

電子取引データの保存に関する特別要件

電子取引データの保存については、特に以下の点に注意が必要です。

• 電子取引データは紙に出力して保存するのではなく、電子のまま保存する。
• 保存データには検索機能が備わっていること（取引年月日、取引金額、取引先で検索可能）。
• 一定の形式で保存し、訂正や削除の事実が確認できる仕組みにする。

保存期間遵守のためのポイント

電子帳簿保存法で定められた保存期間を守るためには、適切な管理体制を構築することが不可欠です。以下のポイントを押さえることで、保存期間を確実に遵守することができます。

保存データの管理体制の整備

電子データを適切に保存するためには、組織内で明確なルールを定めることが重要です。以下のような管理体制を整備しましょう。

• 定期的なバックアップを実施する。
• 保存期間ごとにフォルダ分けを行い、削除時期を明確にする。
• 保存方法を統一し、社内ガイドラインを作成する。

保存期間の異なるデータの管理

異なる保存期間のデータが混在している場合、適切な管理を行わないと削除すべき書類が残ってしまう、または誤って削除されてしまう可能性があります。

これを防ぐためには、保存期限ごとに分類し、閲覧者や管理者を限定する仕組みを導入するのが有効です。例えば、以下のような対応が考えられます。

• 保存期限別のフォルダを作成し、アクセス権限を設定する。
• 削除前に確認を行うワークフローを導入する。
• 帳簿ごとに保存期間を明確に記録し、検索しやすくする。

保存期間経過後のデータ管理と削除ルール

保存期間が経過した電子データについては、適切な管理と削除ルールを設けることが重要です。データの不用意な削除によるトラブルを避けるため、慎重な取り扱いが求められます。

データ削除前の確認事項

データを削除する際には、以下の点について慎重に確認する必要があります。

• 保存期限を過ぎたデータであることを確認する。
• 税務調査が行われる可能性がないかを確認する。
• 削除後の復元が可能かどうかを確認する。

削除手続きのルール化

電子データの削除に関しては、担当者の判断で行うのではなく、組織として一定のルールを策定することが望ましいです。以下のようなルールを策定すると、データ管理の透明性が向上します。

• 削除前に最終確認を行うチェックリストを運用する。
• 削除作業を複数人で実施し、意図しない誤削除を防ぐ。
• 削除後にログを記録し、いつ・誰が削除したかを追跡可能にする。

保存期間が終了したデータは削除することが可能ですが、税務監査などで遡って確認を求められるケースもあるため、適切な管理を行うことが不可欠です。特に重要な書類については、削除前に税理士や社内のコンプライアンス担当と協議することを推奨します。

電子帳簿保存法の保存期間に関するよくある質問

電子取引データの保存は義務か

電子帳簿保存法では、電子取引で授受したデータ（例：メールで受け取った請求書やPDF形式の領収書など）を電子のまま保存することが義務付けられています。これは、2022年1月の改正により厳格化され、紙に印刷して保存することが原則認められなくなったためです。

ただし、一定の猶予措置が適用される場合があり、経過措置として紙保存が認められるケースもあります。しかし、基本的には電子取引データの電子保存は義務であるため、適切な対応を行いましょう。

保存期間が異なる書類を管理する際には、システムやフォルダを適切に分類し、自動削除の設定やアーカイブ機能を活用することで、ミスなく運用することが重要です。また、税務調査の際に適切に提示できるように整理しておくことも推奨されます。

保存期間を過ぎたデータを削除してもよいか

電子帳簿保存法で定められた保存期間が経過したデータについては、削除が可能です。ただし、税務調査などの可能性を考慮し、保存期間直後ではなく、一定の余裕をもって削除することが望ましいです。

また、削除前には以下のポイントを確認しておくと安心です。

• 税務調査の終了を待ってから削除する（該当期間の調査が完了していることを確認）
• バックアップを取得しておく（万が一の問合せや訴訟リスクに備え）
• 削除手続きの記録を残す（どのデータを、いつ、どのように削除したか）

企業のコンプライアンス上、データの削除管理を適切に行うことが重要です。

電子保存義務に対応しない場合のリスクと罰則例

電子帳簿保存法に基づく電子保存義務に違反すると、税務上のリスクを負う可能性があります。具体的なリスクとして、以下が挙げられます。

• 税務調査時に必要書類と認められず、経費としての認定がされない可能性
• 過少申告加算税や重加算税の対象となる
• 青色申告の承認取消などの行政処分を受ける可能性

特に、電子取引データの保存義務を怠った場合、帳簿不備とみなされる可能性があるため、適切な対応が求められます。

また、法令違反を指摘された場合には、罰則が適用されることもあります。例えば、故意に保存すべきデータを廃棄し、税務調査を妨害した場合には、重加算税の対象となることがあります。

このようなリスクを回避するためにも、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステム導入や運用ルールの整備を進めることが必要です。

まとめ

電子帳簿保存法は、企業の帳簿や書類の電子保存を認める法律であり、適用対象や保存期間が明確に定められています。保存期間は書類の種類ごとに異なり、国税関係帳簿や決算関係書類は7年間、電子取引データも原則7年間の保存が求められます。

また、電子保存には要件があり、適切なシステムや運用ルールを整備することが重要です。保存期間満了後のデータ削除については、法令に従った管理を行い、不要なデータを適切に処理する必要があります。

電子保存義務を遵守しない場合、税務調査での不利益や罰則の対象となる可能性があるため、法令に則った対応を徹底することが求められます。正しい運用を心がけ、税務調査の際にも適切に対処できる体制を整えましょう。