電子帳簿保存法対応で見積書の保存はこう変わる！いつまで・どうやって保存するのか最新ガイド

更新日：2025.03.03

ー目次ー

電子帳簿保存法の改正により、見積書の保存ルールも大きく変わりました。本記事では、電子帳簿保存法の基本から見積書の保存方法、注意点までを詳しく解説します。特に、見積書が電子保存の対象となるのか、保存期間はどのくらいか、紙と電子のどちらで保存すべきかといった疑問に答えます。

さらに、見積書を電子保存するメリット・デメリット、具体的な保存方法、社内ルールの策定方法などもわかりやすく整理しました。クラウドサービスの活用やPDF保存のポイント、タイムスタンプ設定が必要かどうかといった実務の観点も網羅しています。

本記事を読めば、電子帳簿保存法に対応しながら適切に見積書を保存し、税務調査にもスムーズに対応できる方法がわかります。2024年の改正内容を踏まえ、最新の保存ルールを確実に押さえましょう。

電子帳簿保存法とは何か基本を押さえよう

電子帳簿保存法の概要と目的

電子帳簿保存法とは、企業や個人事業主が税務関係書類を電子データで保存できるように定めた法律です。この法律は、紙の帳簿や書類を電子化することを可能にし、業務の効率化やコスト削減を促進する役割を果たします。

もともとは1998年に施行され、以降の改正を経て要件が緩和され、電子保存に対応できる範囲も広がっています。特に、近年のデジタル化の推進や業務効率化の観点から、2024年の改正も含めた法改正が進んでいます。

電子帳簿保存法の対象となる書類

電子帳簿保存法で保存が認められる書類には、以下の3種類があります。

種類	具体例	保存方法
電子帳簿等	会計ソフトで作成した帳簿データ	真実性・可視性を確保した電子保存
スキャナ保存	領収書・請求書・契約書など	スキャナで読み取って電子保存
電子取引	メールやクラウド経由で受領した請求書・見積書	データのまま保存（紙での保存不可）

このうち、見積書については「電子取引」に該当するケースがあり、適切に電子データとして保存する必要があります。

見積書も対象になるのか電子保存の対象範囲

電子帳簿保存法では、見積書が電子保存の対象となるのかを理解することが重要です。見積書は商取引の開始段階でやり取りされる書類であり、税法上の保存義務が生じるケースもあります。

見積書は電子保存が可能なのか

見積書は、発行・受領の方法によって保存ルールが異なります。

紙で発行・受領した場合： 紙のまま保存、またはスキャナ保存が可能
電子データ（メールやクラウド）で受領した場合： そのまま電子保存し、紙での保存は不可

これらの基準を満たす形で保存を行うことで、適法に運用できます。

見積書が保存義務のある書類となるケース

見積書は、常に保存義務があるわけではありませんが、税務調査などで関連書類として求められることがあります。また、見積書が契約根拠となり、最終的に請求書や取引記録と結びつく場合、適切な保存が求められます。

2024年改正による影響

電子帳簿保存法は、2024年1月の改正により、企業の対応が大きく変わります。特に、電子取引データに関する保存義務が強化され、事前承認制の廃止や保存要件の簡素化が実施されました。

主な改正ポイント

改正項目	変更内容
電子取引データの保存	すべての電子取引データを電子で保存する義務が強化
税務署への事前承認	帳簿・スキャナ保存に関する事前承認制度を廃止
検索要件	要件を簡素化し、中小企業の負担を軽減

見積書への影響

2024年改正では、電子取引データの保存義務が強化され、見積書も電子データでやり取りする場合は、適切な保存が求められるようになりました。具体的には、以下の点に注意が必要です。

見積書のメール送受信やクラウドでの管理は、そのまま電子保存することが必須
改ざん防止措置（タイムスタンプやシステムログの確保）を実施する必要がある
適切な検索機能を確保し、税務調査時に対応できるようにする

これらの点を押さえることで、見積書の保存に関する法改正へスムーズに適応できます。

電子帳簿保存法における見積書の保存ルール

見積書の保存期間はいつまでか

電子帳簿保存法において、見積書の保存期間は税法に基づいた期間が適用されます。一般的には、法人税法や所得税法に従い、原則として7年間の保存が義務付けられています。

具体的な保存期間のルールは以下のとおりです。

保存対象	保存期間
法人の場合（法人税法）	7年間
個人事業主（所得税法）	5年間（青色申告の場合は7年間）
消費税関連の帳簿や書類	7年間（基準期間の課税売上高が5000万円以下の場合は5年間）

ただし、欠損金の繰越控除を適用する場合など、特定の要件によって保存期間が延長されるケースもあります。そのため、税務処理上の要件を確認しつつ正しく保存することが重要です。

紙と電子データどの形式で保存するべきか

見積書の保存形式には、紙のまま保存する方法と電子データで保存する方法の2種類があります。電子帳簿保存法の改正により、電子取引で受領したデータは電子保存が原則となりましたが、それ以外のケースでは選択の余地があります。

紙での保存

従来どおり紙で保存する場合、業務フローの変更が不要というメリットがありますが、書類の管理スペースが必要になり、紛失のリスクもあります。

電子データとして保存

電子帳簿保存法に対応するためには、見積書を電子データのまま保存することが推奨されます。特に、取引先から電子データ（PDFやExcelなど）で見積書を受領した場合は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存するのが原則となります。

見積書をスキャナ保存する際の要件

紙の見積書を電子化する場合、単にスキャンして保存するだけでは電子帳簿保存法の要件を満たしません。以下の要件をクリアする必要があります。

スキャン後のデータは、解像度200dpi 以上かつカラーorグレースケールで保存する
見積書の内容が改ざんされていないことが確認できるよう、タイムスタンプを付与するか、訂正・削除履歴の記録が可能なシステムを利用する
スキャン後の画像が原本と同等に視認できること
取引年月日、金額、取引先名などの検索機能を確保する

これらの要件を満たすために、電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存システムやクラウドサービスを活用すると効率的です。

電子取引データとして保存する際の注意点

取引先から電子データ（PDFやExcelファイルなど）で見積書を受領した場合、電子帳簿保存法に基づき、一定の要件を満たして保存することが求められます。

保存時の要件

見積書のデータを削除・改ざんできない仕組み（クラウドストレージなど）を活用する
見積書の発行・受領日、取引先名、金額などの情報を検索できる状態で保存する
税務調査時にすぐに確認できる形で管理する

注意すべきポイント

見積書の電子取引データとしての保存時には、以下の点に注意が必要です。

見積書がメールで送られてきた場合、そのメールごと保存するだけでは不十分なケースがあります。電子帳簿保存法の要件を満たすには、見積書のデータに適切な管理処理（タイムスタンプ付与や訂正履歴の記録）ができるシステムを導入することが望まれます。

また、契約に至らなかった見積書についても、取引行為の証跡として保存が推奨されるため、発行・受領の流れを整理しつつ、適切な保存ルールを社内で策定することが重要です。

見積書の電子保存を進めるメリットとデメリット

紙保存と電子保存の具体的な費用比較

見積書の保存方法として、従来の紙保存と電子保存があります。それぞれの方法にはコスト面で大きな違いがあります。

保存方法	主なコスト	具体的な費用内容
紙保存	高い	紙代、印刷代、ファイリング費用、保管場所の賃料、人件費
電子保存	低い	クラウドサービス利用料、スキャニング費用（初期のみ）、データ管理ソフトの導入費

紙で保存する場合、印刷代や紙代などのコストがかかり、さらに長期間の保存には保管スペースが必要になります。一方、電子保存ならば、クラウドストレージの利用料のみで済み、物理的なスペースも不要になります。

見積書を電子保存するメリット省スペースと検索性向上

電子帳簿保存法に対応し、見積書を電子保存することで多くのメリットを享受できます。

物理的な保存スペースが不要になる

紙の見積書を保管する場合、キャビネットや倉庫などの物理的なスペースが必要になります。しかし、電子化することで、クラウドや社内サーバーにデータを保存でき、オフィスの省スペース化が可能になります。

検索性が向上し業務効率がアップ

紙の見積書の場合、必要な書類を探すのに時間がかかることがあります。しかし、電子化すれば、ファイル名や日付、取引先などで簡単に検索でき、業務効率が向上します。

共有やバックアップが容易に

電子データであれば、複数の担当者と簡単に共有できるため、業務のスピードが向上します。また、クラウドストレージなどを活用すれば、自動的にバックアップも行えるため、災害や事故によるデータ消失のリスクを軽減できます。

税務調査時の対応がスムーズに

税務調査の際、電子保存されたデータであれば、特定の書類をすぐに提示できるため、対応がスムーズになります。電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、税務署への提出も効率的に行えます。

電子保存のデメリットと対策適切なバックアップの重要性

電子保存には多くのメリットがありますが、デメリットやリスクも考慮する必要があります。そのデメリットと対策について解説します。

システム障害やデータ消失のリスク

電子保存では、システム障害やクラウドサービスの不具合によって、一時的にデータにアクセスできなくなる可能性があります。また、誤操作によるデータ消失のリスクもあります。

対策： 定期的なバックアップを行い、データの復旧手順を整備しておくことが重要です。クラウドだけでなく、ローカルや別のサーバーにもコピーを保存しておくと安心です。

電子帳簿保存法の要件を満たす必要がある

電子保存を適用するには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。要件を満たさない状態で保存してしまうと、法的に認められず、税務上の問題が生じる可能性があります。

対策： 見積書の電子保存を行う際は、電子帳簿保存法の適用要件（検索機能、真実性の確保など）を遵守する必要があります。法律の変更にも注意し、定期的に対応ルールを見直すことが大切です。

社内ルールの整備が必要

電子保存を導入する場合、社内の業務フローを変更する必要があり、従業員の理解を得ることが求められます。

対策： 見積書の保存ルールをマニュアル化し、従業員向けに研修を実施することで、適切な運用を促進できます。特に、スキャナ保存を行う場合は、適切な処理方法を周知徹底することが重要です。

長期保存におけるデータフォーマットの維持

長期間見積書を電子保存する場合、データフォーマットの変化によって、将来的に開けなくなるリスクがあります。

対策： 保存するファイル形式をPDF（ISO標準に準拠したPDF/A）とすることで長期間の保存が可能になります。また、定期的にフォーマットの互換性を確認することを推奨します。

見積書を電子で保存する方法と具体的な手順

電子帳簿保存法対応のクラウドサービスを活用する

電子帳簿保存法に準拠したクラウドサービスを利用すれば、見積書の保存が容易になります。クラウドサービスを活用することで、法令に即した保存だけでなく、データの検索性向上や共有の利便性も向上します。

クラウドサービスを選ぶ際のポイント

電子帳簿保存法に対応したクラウド型の文書管理サービスを選定する際には、以下の点を考慮することが重要です。

考慮すべき点	チェックポイント
電子帳簿保存法対応	適法に保存できるか、タイムスタンプ機能があるか
検索・管理機能	検索性が高く、ファイルの分類管理が容易か
セキュリティ	アクセス管理、データバックアップが確保されているか
コスト	導入費用・ランニングコストが適正か

見積書をPDFで保存する際のポイント

電子帳簿保存法では、見積書をPDFで保存することが認められていますが、適切な管理方法をとる必要があります。

PDF保存時に守るべき要件

PDFで見積書を保存する場合、次の要件を満たしていることが求められます。

見積書の改ざんを防ぐために、PDFに電子署名を付与する
PDFにタイムスタンプを付与し、作成日を証明する
検索しやすいようにファイル名に見積書の発行日や取引先名を含める
バックアップを定期的に取得し、万が一のデータ消失に備える

これらの要件を満たすことで、電子帳簿保存法に対応しつつ、見積書の適切な電子保存が可能になります。

タイムスタンプの必要性と設定方法

タイムスタンプとは、電子データの作成日時を証明し、その後の改ざんが行われていないことを保証するものです。電子帳簿保存法では、一定の条件下で電子取引データを保存する際にタイムスタンプの付与が求められます。

タイムスタンプの付与方法

タイムスタンプを付与するには、以下の方法があります。

タイムスタンプサービス事業者が提供するツールを利用する
電子帳簿保存法対応の文書管理システムを活用する
電子契約システムと連携して自動でタイムスタンプを付与する

特に、クラウド型の会計ソフトや電子取引システムには、タイムスタンプが付与できる機能を備えたものがあり、業務効率化を進めやすくなっています。

タイムスタンプの検証と保管

タイムスタンプを付与した見積書は、次の点を確認しながら管理します。

タイムスタンプの有効性を定期的に検証する
見積書とタイムスタンプの関連性が保持されていることを確認する
税務調査時にスムーズに提出できるよう整理して保管する

適切にタイムスタンプを付与・管理することで、法令順守はもちろん、電子データの信頼性を確保できます。

電子帳簿保存法対応のために必要な準備と社内ルール策定

見積書の保存に関する社内ルールの整備

電子帳簿保存法に対応するためには、社内での運用ルールを整備し、全社員が統一された方法で見積書を保存できるようにすることが重要です。

保存対象の明確化

社内で電子保存する見積書の範囲を定めます。例えば、契約に至らなかった見積書や修正履歴を含めるかどうかを決定します。

ファイル命名規則の策定

検索性を高めるため、統一したファイル命名ルールを設定します。例えば：

YYYYMMDD_取引先名_見積書番号.pdf
プロジェクト名_取引先名_見積_バージョンX.pdf

アクセス権限の設定

誰がどの見積書にアクセスできるのか、社内の権限管理を決めます。特に、改ざんや誤削除を防ぐため、管理者権限と閲覧権限を分けることが重要です。

帳簿データの監査対応と証憑管理

法令に準拠し、税務調査時に求められるデータを適切に管理するためにも、監査対応を意識した証憑管理が求められます。

検索性の向上

検索機能を強化するため、見積書に適切なタグ付けを行い、取引先や日付で簡単に検索できるようにします。

改ざん防止措置

見積書データの正当性を担保するため、電子署名やタイムスタンプを活用することを推奨します。

監査ログの保持

誰がいつファイルを閲覧・修正したのかを記録する監査ログを保持し、不正リスクを管理します。

電子帳簿保存法に対応しながら税務署対応を円滑にするコツ

電子帳簿保存法に対応することで税務調査がスムーズになります。以下のポイントを押さえておくと、対応をより円滑に進められます。

税務署への事前相談

電子保存の方法について税務署に相談し、事前に承諾を得ておくことで、税務調査時のトラブルを回避できます。

適正な備え付けと説明責任

税務調査の際にスムーズにデータを提示できるよう、どのようにデータを保存しているかを説明できる体制を整えておきます。

法改正への対応

電子帳簿保存法は改正が続いているため、最新の情報を常に収集し、必要な変更を確実に実施することが重要です。

【よくある質問】これで解決！一問一答集

電子帳簿保存法対応で見積書の保管は義務ですか？

電子帳簿保存法では、見積書の保管が義務付けられているわけではありません。
しかし、法人税法や所得税法上、帳簿及び書類の保存期間が定められており、見積書も取引の証憑の一部とみなされるため、適切に保存することが推奨されます。

特に電子取引によってやり取りされた見積書は、電子データのまま保存することが義務付けられます。改ざん防止措置を施し、保存要件を満たす形で保管する必要があります。

契約にならなかった見積書や途中の見積書も保存対象ですか？

契約に至らなかった見積書や、交渉途中で変更が加えられた見積書も、ビジネス上の意思決定の証拠として保存しておくことが望ましいです。
特に電子取引で授受した見積書は、電子データでの保存が義務付けられるため、不要と判断したものでも一定期間保管するのが適切です。

ただし、社内の文書管理ルールを明確に策定し、どの範囲の見積書を保存するかを事前に決めておくことが重要です。

見積書はいつまで保存すればいいですか？

電子帳簿保存法において、見積書そのものの保存期間は直接定められていません。しかし、法人税法や所得税法において帳簿書類の保存期間が以下のように定められています。

書類の種類	保存期間	根拠法令
法人税の課税対象となる帳簿・書類	7年間	法人税法
青色申告者の帳簿	7年間	所得税法
その他の一般帳簿・書類	5年間	所得税法・法人税法