電子帳簿保存法で見積書はどう保存する？PDF・紙・保存期間を2026年版で解説

電子帳簿保存法では、見積書を「どのような方法で受け取ったか・送ったか」によって保存方法が変わります。

メール添付のPDFやExcel、クラウドサービス、Webサイトなどで電子的に授受した見積書は、電子取引データとして電子データで保存するのが原則です。

一方、紙で受け取った見積書は、従来どおり紙で保存することも、電子帳簿保存法の要件を満たしてスキャナ保存することもできます。

また、見積書をPDFで保存するからといって、電子署名やタイムスタンプが一律に必須になるわけではありません。電子取引では、事務処理規程の整備や訂正・削除履歴が残るシステムなど、複数の改ざん防止方法から選べます。

この記事では、2026年9月時点の制度に基づき、見積書の保存方法、検索・改ざん防止要件、スキャナ保存、保存期間、失注した見積書や修正版・複数版の扱いまで実務目線で解説します。

【結論】見積書の保存方法は「どうやり取りしたか」で決まる

電子帳簿保存法で見積書は保存対象になる？

電子帳簿保存法では、「電子取引」を、取引情報の授受を電磁的方式で行う取引と定めています。

ここでいう取引情報には、取引に関して受領・交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などに通常記載される事項が含まれます。

そのため、所得税・法人税上保存が必要となる見積書に相当する情報をメールやクラウド等で授受した場合は、電子取引データとして保存します。

保存しなくてもよい見積書もある

「見積書」という名称が付いているデータでも、すべてが税法上の保存対象になるとは限りません。

国税庁は、たとえば次のような見積書については保存の必要がないものとしています。

逆に、実際の取引交渉の中で正式に作成・授受し、後の注文や契約、価格決定などに関係する見積書は、保存対象になる可能性があります。

「見積書という名前か」だけではなく、実際の取引との関係を確認して判断しましょう。

電子で受領・送付した見積書の保存要件

電子データとして保存する

メール添付のPDF・Excel、クラウドサービス、Webサイト、EDI等を通じて授受した保存対象の見積情報は、電子データとして保存します。

社内確認のために紙へ印刷すること自体は禁止されていません。

ただし、電子取引データを削除し、印刷した紙だけを残す方法では原則として電子取引データ保存の要件を満たしません。

改ざん防止措置をとる

電子取引データについては、正当な理由のない訂正・削除を防ぐための措置を講じます。

タイムスタンプはその方法の一つであり、すべての見積書に一律で付与する必要はありません。

専用の文書管理システムを導入しなくても、事務処理規程を整備して運用することで改ざん防止要件へ対応する方法があります。

原則として日付・金額・取引先で検索できるようにする

電子取引データは、原則として次の項目を検索条件として設定できるようにします。

見積書では、たとえば見積年月日、見積金額、取引先などを管理すると検索しやすくなります。

専用システムを利用しない場合は、ファイル名を次のように統一する方法もあります。

また、Excel等で索引簿を作り、検索項目と保存ファイルを対応させる方法もあります。

税務職員からの電子データのダウンロードの求めに応じられる場合は、日付・金額の範囲指定と、2つ以上の記録項目を組み合わせる検索機能を省略できます。

さらに、基準期間の売上高が5,000万円以下であるなど一定の条件を満たす場合は、検索機能そのものを確保しなくてよいケースもあります。

必要なときに表示・出力できるようにする

保存した見積書は、税務調査等で求められた場合に速やかに画面へ表示し、必要に応じて書面へ出力できる状態にします。

クラウドサービスへ保存する場合も、法定保存期間中にデータへアクセスできること、契約終了・担当者退職後も必要なデータを取り出せることを確認しましょう。

紙で受け取った見積書は紙保存でも問題ない

紙で郵送・手渡しされた見積書は、電子取引データではありません。

そのため、所得税法・法人税法等の保存ルールに従い、紙のまま保存できます。

電子帳簿保存法があるからといって、紙で受け取ったすべての見積書をスキャンする必要はありません。

保管スペースを減らしたい場合などは、任意でスキャナ保存を利用できます。

紙の見積書をスキャナ保存するときの主な要件

見積書はスキャナ保存の対象となる国税関係書類です。

一般的な見積書は、資金や物の流れに直結・連動しない「一般書類」に区分されます。

契約書・請求書・領収書などの「重要書類」と比べ、一部のスキャナ保存要件が緩和されています。

スキャナ保存の要件を満たし、紙原本とスキャンデータの内容が同等であることを確認した後は、原則として紙原本を廃棄できます。

見積書はPDFで保存していい？

見積書はPDF形式で保存できます。

ただし、電子帳簿保存法は保存形式をPDFだけに限定していません。

取引情報を確認でき、保存要件を満たしていれば、Excel、CSV、画像データ、スクリーンショットなどの形式で保存できる場合があります。

たとえば、Excelで受け取った見積書をPDFへ変換して保存する場合でも、取引情報が欠落せず、必要な検索・改ざん防止・表示等の要件を満たすように管理します。

見積書の保存期間は何年？

見積書の保存期間は、電子帳簿保存法が独自に「○年間」と定めているわけではありません。

法人税法・所得税法など、見積書に適用される元の税法上の保存期間に従います。

電子データとして保存したから保存期間が短くなるわけではありません。

紙・スキャナ保存・電子取引のいずれでも、元となる税法上の保存期間を満たすように管理しましょう。

失注した見積書も保存する必要がある？

「契約に至らなかった見積書は必ず保存しなければならない」「失注したらすぐ削除してよい」と一律に判断するのは避けましょう。

電子取引データの保存範囲は、紙でやり取りした場合の保存範囲と基本的に同じです。

そのため、実際の取引交渉において正式に作成・授受し、価格・仕様・取引条件等を提示した見積書は、取引との関係に応じて保存対象になる可能性があります。

一方、国税庁は、次のようなものは保存する必要がない例として示しています。

したがって、保存ルールは「失注か受注か」だけではなく、正式な取引関係書類として扱ったかを基準に設計するのが分かりやすいでしょう。

修正版・複数版の見積書はどう管理する？

価格交渉や仕様変更によって見積書を複数回発行・受領することがあります。

税法上の保存対象に該当する正式な見積書を複数回授受した場合は、最新版だけを残して他を無条件に削除するのではなく、どの版をいつ誰へ送った・受け取ったのか確認できる状態にすると管理しやすくなります。

たとえば、次のようなルールが考えられます。

なお、社内だけで作成して相手へ送付していない下書きまで、すべて同じ方法で法定保存しなければならないわけではありません。

メールで届いた見積書はメールも保存する？

すべてのメールを保存する必要はありません。

見積金額、見積日、取引先、取引条件等の保存対象となる取引情報がどこに記録されているかで判断します。

見積書を電子保存するメリットと注意点

「電子帳簿保存法対応」と記載されたクラウドサービスでも、自社が必要とする保存区分・検索要件・訂正削除管理などの機能が含まれているかは別途確認しましょう。

見積書の保存ルールを整える5ステップ

見積書は経理部門だけではなく、営業・購買・現場担当者などが直接作成・受領するケースが多い書類です。

個人のメールボックスやPCだけにデータが残らないよう、社内共通の保存場所・ルールを決めておきましょう。

Q&A｜電子帳簿保存法と見積書のよくある質問

見積書にタイムスタンプは必須ですか？

一律に必須ではありません。

電子取引では、訂正・削除履歴が残るシステム、訂正・削除できないシステム、事務処理規程などでも改ざん防止要件を満たせます。

紙の見積書をスキャナ保存する場合も、一定のシステムで入力したことを確認できる場合はタイムスタンプに代えられます。

PDFを印刷して紙だけ保存してもよいですか？

電子取引で授受した保存対象の見積書については、原則として電子データ自体を保存します。

紙へ印刷することはできますが、電子データを削除して紙だけ保存する方法では対応できません。

Google Driveなどへ保存するだけで対応できますか？

単にファイルをアップロードしただけで、必ず電子帳簿保存法の要件を満たすとは限りません。

事務処理規程等による改ざん防止、ファイル名・索引簿等による検索、必要時の表示・出力など、自社に必要な要件を満たす運用を組み合わせる必要があります。

検索機能付きの専用システムは必須ですか？

必須ではありません。

規則的なファイル名や索引簿を使って検索要件へ対応する方法があります。

また、一定の売上規模や出力書面の整理などの条件を満たす場合は、検索機能自体の確保が不要になることもあります。

失注した見積書は削除してもよいですか？

「失注した」という理由だけでは一律に判断できません。

正式な取引交渉において作成・授受した見積書で、紙の場合にも保存対象となるものは、電子取引で授受した場合も保存対象となります。

一方、正式見積り前の粗い資料や書き損じ、一方的に送られてきた見積書など、保存不要とされるものもあります。

見積書を修正したら旧版は削除してよいですか？

保存対象となる正式な見積書を相手方との間で複数回授受した場合は、最新版だけを残して旧版を機械的に削除しない方がよいでしょう。

どの見積書をいつ交付・受領したのか確認できるよう、旧版・失効などのステータスを付けて管理すると分かりやすくなります。

まとめ｜見積書は「紙か電子か」と「保存対象か」を分けて判断しよう

電子帳簿保存法で見積書を保存するときは、まず「紙で授受したのか、電子データで授受したのか」を確認します。

メール添付PDF、Excel、クラウドサービス、Webサイトなどを通じて電子的に授受した保存対象の見積書は、原則として電子データのまま保存します。

紙で受け取った見積書は紙のまま保存でき、ペーパーレス化したい場合は任意でスキャナ保存を利用できます。見積書は一般書類に該当するため、200dpi相当以上で読み取る必要はありますが、グレースケール保存や適時入力も認められています。

また、PDFへの電子署名やタイムスタンプは一律必須ではありません。自社に合った改ざん防止方法、検索方法、版管理方法を決めることが重要です。

見積書という名称のデータをすべて同じように保存するのではなく、正式な取引に関して保存すべき書類かどうかも確認しましょう。書き損じ、正式見積り前の検討資料、一方的に受け取った見積書など、保存不要とされるものもあります。

見積書は営業・購買・経理など複数部門で扱われやすいため、受領・発行経路と保存場所を統一し、誰が処理しても同じルールで管理できる体制を整えておきましょう。

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参考資料