電子帳簿保存法のネット通販注文書の扱い方とは？具体的な対応手順も解説

2024年1月から電子取引データの保存が完全に義務化され、ネット通販の注文書や領収書も保存対象となっています。しかし、具体的な保存方法や要件については、多くの経理担当者が十分な知識を持っていないのが現状です。

中小企業の経理担当者や個人事業主にとって、税務調査で指摘を受けないようにするための適切な対応が大きな課題となっています。電子帳簿保存法に違反すると、青色申告の承認取消しなどのペナルティを受ける可能性もあるため、しっかりとした対策が必要です。

正しい知識を身につけて適切に対応することで、法令遵守はもちろん、業務の効率化も同時に実現できます。

本記事では、ネット通販の注文書に関する電子帳簿保存法の要件や具体的な保存方法について解説します。

【重要】ネット通販の注文書は電子帳簿保存法の対象

ネット通販を利用したビジネス取引が一般的になった現在、取引に関連する書類が電子的に発行されることも少なくありません。注文書や請求書、領収書などがメールで送られてきて、ウェブサイト上からダウンロードできることが増えています。

このような電子的な取引情報のやり取りは、電子帳簿保存法で「電子取引」と定義されています。具体的な電子取引は、以下のとおりです。

• 電子メールで受領する請求書や領収書
• ウェブサイトからダウンロードした請求書や領収書
• ウェブサイト上に表示される取引情報のスクリーンショット
• クレジットカードの利用明細データ
• スマートフォンアプリによる決済データ

2024年1月以降、これらの電子取引データは電子データのままの保存が義務づけられており、紙に印刷して保管するだけでは法律上の要件を満たせなくなりました。

電子取引で受け取った注文書や領収書を電子データのまま保存しない場合、税務調査の際に指摘を受けて、青色申告の承認取消しなどの不利益を被る可能性があります。また、帳簿や書類の保存がない、または不十分な場合、経費として計上した費用が認められないこともあります。

したがって、ネット通販の注文書は電子帳簿保存法の対象であり、法令にもとづいた保存方法での対応が必要です。

電子取引データの2つの保存要件

電子取引データを保存する際には「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。これらの要件は、保存したデータの信頼性と利用可能性を担保するものです。

電子取引データの保存要件は以下のとおりです。

• 真実性の確保：保存しているデータが改ざんされていないことを担保する
• 可視性の確保：保存したデータをいつでも閲覧・検索できるようにする

ここでは、電子取引データの2つの保存要件とその対応方法について、それぞれ解説します。

①真実性の確保の要件

真実性の確保は、電子データが改ざんされていないことを証明するための要件です。この要件を満たすためには、以下のいずれか1つの方法を採用する必要があります。

対応方法	内容
タイムスタンプの付与	データを受け取った後、速やかに（原則7営業日以内）タイムスタンプを付与する
訂正・削除ができないシステムの導入	データの訂正や削除ができないシステム、またはその履歴が残るシステムを導入する
事務処理規程の制定	データの訂正や削除の防止に関する社内規程を作成して、それに沿った運用をおこなう

②可視性の確保の要件

可視性の確保は、保存したデータをいつでも必要な際に閲覧できるようにするための要件です。この要件を満たすためには、以下のすべての条件を満たさなければなりません。

対応方法	内容
ディスプレイやプリンタの備え付け	保存したデータを画面で見て、紙に印刷できる環境を整えておく
電子計算機処理システムの概要書の備え付け	・自社で構築したシステムを運用する場合には、そのシステムの仕様や操作方法を説明した書類を用意しておく ・市販のソフトウェアを利用している場合は、そのマニュアルで代用できる
検索機能の確保	保存したデータを次の条件で検索できる機能が必要 ・取引年月日、取引金額、取引先で検索できること ・日付や金額の範囲指定で検索できること ・2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

ただし、前々年度の売上高が5,000万円以下の事業者には検索機能に関する緩和措置があります。具体的には、税務職員からの求めに応じてデータをダウンロードして提出できるようにしておけば、検索機能の確保の要件を満たす必要はないとされています。

ネット通販で発行された注文書の3つの保存方法

ネット通販で電子的に授受する注文書や請求書、領収書などすべての取引関係書類は、電子帳簿保存法の要件にしたがって保存しなければなりません。要件を満たした正しい注文書の保存で、電子帳簿保存法に準拠した対応が可能です。

ここでは、ネット通販で発行された注文書の3つの保存方法について、それぞれ解説します。

1. データをダウンロードする
2. 検索要件にしたがったファイル名をつける
3. 所定の場所にデータを保存する

①データをダウンロードする

まず、ネット通販で取引した際に発行される電子的な注文書や領収書をダウンロードします。データの取得方法はネット通販サイトごとに異なりますが、おもなパターンは以下のとおりです。

• 通販サイトの注文履歴からダウンロードする
• 確認メールを保存する
• スクリーンショットを活用する

電子メールの本文に取引情報が記載されている場合は、電子メール自体を保存する必要があります。多くのメールソフトではメールをPDFなどの形式に変換して保存する機能があるため、それを活用しましょう。

注意点として、PDFや画像形式で保存する際には、内容が明確に確認できるようにすることが大切です。とくに「取引年月日」「取引金額」「取引先」の情報が明確に読み取れる状態で保存する必要があります。

②検索要件にしたがったファイル名をつける

ダウンロードしたデータには、検索要件を満たすためのファイル名をつけなければなりません。ファイル名には以下の情報を含めることが推奨されます。

• 書類の種類
• 取引年月日
• 取引先名
• 取引金額

また、社内で統一したルールを作っておくことも重要です。誰が保存しても同じルールでファイル名を付けられるようにしておくことで、あとから検索する際にも効率的です。

③所定の場所にデータを保存する

ファイル名を付けたデータは、決められた場所に保存します。保存先としては、以下のような選択肢があります。

• パソコンのハードディスク
• USBや外付けHDDなど外部記憶媒体
• クラウドストレージ

保存場所を選ぶ際には、書類の種類や取引先ごとにフォルダを分けて管理すると、必要な書類を探しやすいです。また、保存媒体の破損でデータを閲覧できなくなる事態を避けるため、定期的なバックアップを取るのがおすすめです。

ネット通販で受領した書類に関するよくある質問

最後に、ネット通販で受領した書類に関するよくある質問について、解説します。

①ネット通販の1回の注文で受領した書類はすべて保存対象？

ネット通販を利用した際に受領する書類は、取引情報が記載されているものはすべて保存対象です。たとえば、注文確認メールや発送通知メール、領収書などが該当します。

とくに「日付」「取引先」「金額」といった取引の基本情報が記載されている書類は、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存する必要があります。

②PDFをダウンロードできない場合の対処方法は？

通販サイトによっては、領収書などのPDFをダウンロードできない場合は、画面のスクリーンショットを撮影して保存することが認められています。

スクリーンショットを撮る際には「取引年月日」「金額」「内訳」「取引先」など、重要な情報がすべて画面に表示されている状態で撮影することが大切です。スクリーンショットも電子取引の書類として、ダウンロードしたPDFと同等に扱われます。

③ネット通販の注文時に注文票を紙で印刷できる場合は？

ネット注文で注文書をPDF形式で出力できる場合は、その注文書は電子取引のデータとして扱われます。したがって、紙に印刷して保存するだけでは不十分であり、PDFファイルの状態で電子帳簿保存法の要件を満たす形で保管する必要があります。

まとめ｜電子帳簿保存法の要件を理解してネット通販の注文書を適切に保存しよう

本記事では、ネット通販の注文書に関する電子帳簿保存法の要件や具体的な保存方法について解説しました。

ネット通販の注文書や領収書は電子帳簿保存法の「電子取引」の対象であり、2024年1月以降は紙での保存ではなく、電子データでの保存が義務づけられています。また、電子取引データの保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件があり、これらを満たす必要があります。

電子帳簿保存法に対応するには、社内での保存ルールの明確化が重要です。誰がどのような手順でデータを保存するか、ファイル名の付け方やフォルダ構造をどうするかなどを統一しておくことで、効率的な運用が可能です。

適切な対応で、税務調査での指摘を回避できるだけではなく、書類の検索性向上や保管スペースの削減といったメリットも得られます。電子帳簿保存法を単なる法令遵守のためだけではなく、業務効率化のチャンスと捉えて取り組みましょう。