電子帳簿保存法では届出書の提出は不要？保存要件もわかりやすく解説
更新日：2025.06.24
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電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や取引で使用した書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
1998年に施行された当初は、電子帳簿保存法に対応するために届出書を提出する必要がありました。2022年の法改正により、2025年現在は事前の届出なしで電子帳簿保存法に対応が可能です。
ただし、届出が不要になっても、電子帳簿保存法で守るべきルールがあるため理解しておくと税務関係のミスを防ぎやすくなります。
本記事では、電子帳簿保存法で届出書を提出する必要性や届出を提出する際の過去の流れを解説します。
【結論】2025年現在電子帳簿保存法に届出は不要
1998年に電子帳簿保存法が制定された際は、電子データでの保存をおこなうために所轄税務署長へ事前に届出書を提出していました。法改正がおこなわれ、2022年1月以降に作成されたデータや帳簿については、届出書を提出しなくても電子保存が認められています。
したがって、2025年時点では届出を出す必要はなく、自社で電子化の準備が整った時点で対応をはじめられます。
電子帳簿保存法とは、帳簿や書類をデータで保存する際のルール
電子帳簿保存法は1998年に施行され、国税関係の書類や取引で発生した書類を電子データで保存する際のルールを定めています。
制度施行前は書類や帳簿紙で保管するしか方法がなかったことから、電子化に対応することで書類の保管スペースを減らし、紛失リスクを軽減できました。
なお、2024年以降は電子データで作成・受領した書類の紙出力保存が認められなくなり、データでの保存が義務化されています。
【2021年以前の対応】電子帳簿保存法で届出を出す際の過去の流れ
2022年以前は、電子帳簿保存法で届出を出す前に自社のシステム整備や必要書類の記入などの手順がありました。しかし、法改正によって現在は一部の対応に限り、届出を出す必要はありません。
届出の提出には必要書類がいくつか存在するため、理解しておくことで電子帳簿保存法のルールに則った対応ができるようになり、トラブルになるリスクを抑えられます。
ここでは、電子帳簿保存法で届出を出す際の過去の流れを解説します。
- 書類を電子化する際に必要な設備・システムの導入
- 電子帳簿保存法に対応する際の必要書類を記入する
- 操作マニュアルを作成し、必要書類とあわせて提出する
①書類を電子化する際に必要な設備・システムの導入
国税関係の帳簿や書類を電子化する際は、スキャナーや書類作成システムなどを導入する必要があります。機材やシステムの特徴はそれぞれ異なるため、既存システムとの互換性や操作のしやすさ、コストを考慮して選びましょう。
経理担当者の業務フローも想定したうえで、自社とあった機種・サービスかを考慮することが求められます。
②電子帳簿保存法に対応する際の必要書類を記入する
電子帳簿保存法の届出が不要になる際は、制度へ対応するために以下3つの書類を提出していました。
- 国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書
- 国税関係書類の電磁的記録による保存の承認申請書
- 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ適用届出書
現在は事前の届出義務はありませんが、2021年以降に発行された書類を電子化する場合は必要になります。
③操作マニュアルを作成し、必要書類とあわせて提出する
書類を用意する際は、あわせて各書類の添付書類が必要です。
- 電子計算機処理システムの概要を記載した書類
- 電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類
- 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類
システム導入時は社内向けの操作マニュアルを作成し、担当者が対応しやすい状態に整えておくとスムーズです。
届出の有無以外に電子帳簿保存法で知っておくべきルールとは？
電子帳簿保存法では、届出の有無以外にも保存要件や罰則など、知っておくべきルールがあります。ルールの内容によってはすぐに対応が求められるものもあり、対応していない場合には青色申告の取り消しや罰金などの罰則が科されるおそれがあるため注意が必要です。
電子帳簿保存法の対応によって、無用なトラブルに巻き込まれないためにも最新のルールの理解が大切です。
ここからは、届出の有無以外に電子帳簿保存法で知っておくべきルールを解説します。
- 電子取引は電子データでの保存が義務化されている
- 不正時には罰則が課せられる
- スキャナ保存時のタイムスタンプには期間が設けられている
①電子取引は電子データでの保存が義務化されている
電子帳簿保存法が定められた当初は、電子で受領した書類を印刷して保管しても問題はありませんでした。
しかし、2022年の制度改正後は、2024年1月以降に発生した電子取引の書類を紙で保存できず、データによる保存が義務付けられています。たとえば、チャットで送られてきた見積書やメールに添付された納品書はデータのままクラウドに保存し、必要な保存要件を満たす状態で管理する必要があります。
②不正時には罰則が課せられる
電子帳簿保存法において、スキャナ保存や電子取引で二重帳簿の作成、隠匿・破棄などの不正が見つかった場合は、重加算税が10％加重されます。
ただし、申告漏れが発覚した場合でも国税庁が定める「優良な電子帳簿」の要件を満たしているならば、過少申告加算税が5％軽減されます。
国税庁が定める「優良な電子帳簿」の要件は以下のとおりです。
③スキャナ保存時のタイムスタンプには期間が設けられている
タイムスタンプは、保存したデータが改ざん・削除されていないことを証明する技術です。
電子帳簿保存法では、タイムスタンプを付与するまでの期間が定められており、2021年12月までは、「3営業日以内」に対応する必要がありました。制度改正がおこなわれ、2022年1月以降はタイムスタンプを付与する期間が「2か月とおおむね7営業日以内」に延長されています。
経理担当者の長期休暇や出張の経費精算があっても、期限内にタイムスタンプを付与すれば問題ありません。
まとめ｜電子帳簿保存法は届出を出さず自社のタイミングで対応が可能！
本記事では、電子帳簿保存法で届出書を提出する必要性や届出を提出する際の過去の流れを解説しました。
電子帳簿保存法は、2022年の法改正で事前に届出を提出する義務はなくなりました。しかし、2021年以前の書類を電子化する際は届出の提出が必要であり、電子帳簿保存法に違反しないためにも、今後も細かいルールの把握が必要です。
電子帳簿保存法においては今後も改正の可能性があるため、制度変更が発表された際はどのような対応が必要なのか確認しておく必要があります。現在のルールが不明瞭になった際は、本記事を参考に適切な対応をしましょう。
