電子帳簿保存法への対応は無理？対応しない場合のデメリットや対処法を解説

電子帳簿保存法が改正されたことで、2024年1月1日から電子取引への対応が義務化されました。義務化によってスキャナ設備や管理システムの導入などの対応が求められていますが、電子帳簿保存法に対して「無理」「難しい」と悩む方は多いと考えられます。

しかし、電子取引における対応の義務化に違反してペナルティを科せられないために、まずは電子帳簿保存法の概要や対応しない場合のデメリットを理解することが重要です。そのうえで、対応が間に合わない場合の対処法を把握していれば、焦らずに電子帳簿保存法への対応を進められます。

本記事では、電子帳簿保存法に「無理」という声がある理由について、対応しないデメリットや対応が間に合わない場合の対処法を交えて解説します。

電子帳簿保存法への対応に「無理」「難しい」という声がある2つの理由

2024年1月1日に本格施行された電子帳簿保存法は、経理業務の効率化やテレワークの推進を目的としています。

しかし、電子帳簿保存法への対応ではシステムの導入や従業員への周知が必要であり、「無理」「難しい」と感じている方は少なくありません。このような状況で電子帳簿保存法に対応するためには、まず「無理」という声がある理由を理解しておきましょう。

ここでは、電子帳簿保存法への対応に「無理」「難しい」という声がある2つの理由を解説します。

1. 対応するためのシステム導入に高額な費用がかかる
2. 従業員に対する周知徹底まで手が回らない

参考：国税庁「電子帳簿保存法」

①対応するためのシステム導入に高額な費用がかかる

中小企業や個人事業主が電子帳簿保存法に対応するためには、システムの導入が必要です。しかし、システムの導入には高額な費用がかかり、中小企業や個人事業主にとっては大きな負担となる可能性があります。

また、システムは導入して終わりではなく、定期的なメンテナンスが必要です。システム導入後にもランニングコストが発生するため、十分な予算を確保できない中小企業や個人事業主から「無理」という声が挙がっています。

②従業員に対する周知徹底まで手が回らない

電子帳簿保存法への対応は、必要なシステムを導入して終わりではありません。国税関係の書類を適切に管理するためには、従業員に法令やルールを周知したうえで、運用しなければなりません。

そのため、従業員の人数が多いほど、周知徹底できずに業務に支障が出るリスクがあります。

【注意】電子帳簿保存法に対応せずに無視すると罰則の対象！

2024年1月1日の法改正によって、電子取引をおこなうすべての事業者は電子帳簿保存法に対応しなければなりません。電子データとして受領した書類は、電子データのまま保存することが必要です。

事業者が電子帳簿保存法に対応しない場合、以下のような罰則があります。

• 青色申告の承認が取り消される
• 不正が発覚した場合は重加算税にくわえて追徴課税を受ける
• 会社法違反とみなされ100万円以下の過料が科される

また、電子帳簿保存法に対応していない事業者は、電子取引による書類のやり取りがおこなえません。多くの企業がデジタル化を推進するなかで、電子取引に対応していないと、取引先に迷惑をかける可能性があるため注意しましょう。

電子帳簿保存法に対応する4つのメリット

国税庁が電子帳簿保存法を施行した理由は、電子化による業務効率の向上や適切な書類の管理が期待できるためです。法令の内容は複雑である一方で、適切に対応することで事業者はそれぞれメリットが得られます。

まずは電子帳簿保存法のメリットを把握したうえで、自社の対応を進めましょう。

ここでは、電子帳簿保存法に対応する4つのメリットを解説します。

1. 経理業務を効率的に進められる
2. 書類が紛失・劣化するリスクを低減できる
3. 経理業務のテレワークを推進できる
4. 書類を保管するスペースを削減できる

①経理業務を効率的に進められる

紙の書類で取引先とやり取りする場合、必要な書類を保管スペースから探し出す際に時間がかかります。書類を郵送するためには、封筒や切手などを事前に用意しておかなければなりません。また、郵便が到着するまでの間に紛失するリスクもあります。

一方、電子帳簿保存法に対応していれば、手間や時間をかけることなくオンラインで請求書や領収書を送信することが可能です。書類をファイリングする手間も省けるため、結果的に業務効率化につながります。

②書類が紛失・劣化するリスクを低減できる

適切に書類を保管していても、紙の場合は破れや色褪せによって文字を判読できなくなるリスクがあります。また、紙で保管していると、盗難に備えたセキュリティの強化も必要です。

一方、電子帳簿保存法に対応して紙の書類をデータ化していれば、書類が劣化する心配がありません。盗難のリスクについても、データベースへのアクセス権限を制限することで低減できます。

③経理業務のテレワークを推進できる

従来の経理業務では紙の書類をメインに扱っていたため、テレワークとの相性が悪いといわれていました。

しかし、帳簿や書類を電子化することで、多くの業務をオンライン上で完結させられます。

近年は、テレワークの有無が入社する企業を選ぶ判断基準のひとつとなっています。そのため、電子帳簿保存法に対応して経理部門のテレワークを推進することで、優秀な人材の確保につなげられるでしょう。

④書類を保管するスペースを削減できる

納品書や請求書などの書類は、紙のままで保存し続けていると膨大な量になります。とくに、法人の場合は7～10年の保存が義務づけられているため、取引先が多いほど保管が必要な種類も増えるでしょう。

一方、電子帳簿保存法に対応して紙の書類から電子データへと移行していれば、書類を保管するためのスペースを確保し続ける必要がありません。

電子帳簿保存法への対応の一時的な対処法とは？

電子帳簿保存法の必要性を理解していても、なかなか対応できない事業者は少なくありません。

どうしても電子帳簿保存法への対応が間に合わない場合は、一時的な猶予措置の適用がおすすめです。猶予措置を適用している間に、電子帳簿保存法への対応を進めましょう。

ここでは、電子帳簿保存法への対応が間に合わない場合の一時的な対処法を解説します。

1. 電子帳簿保存法の猶予措置を利用して対応を遅らせる
2. 紙の書類と電子データを併用する

①電子帳簿保存法の猶予措置を利用して対応を遅らせる

2024年1月1日の本格施行によって、電子帳簿保存法の宥恕（ゆうじょ）措置は廃止されましたが、代わりに新たな猶予措置が整備されました。

猶予措置では定められた要件を満たすことで、改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応が不要となります。

電子帳簿保存法の猶予措置を適用すれば、猶予期間中に準備を整えることが可能です。どうしても対応が間に合わない場合は、猶予措置の適用を検討してみてください。

②紙の書類と電子データを併用する

電子帳簿保存法の対象となるのは、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類です。このなかでも「電子取引」では、電子データを紙に印刷して保存することができません。

しかし、「国税関係帳簿」「国税関係書類」は、自社内で完結する場合は紙のままで保存可能です。

そのため、自社の状況に応じて紙と電子データを併用し、徐々に電子化を進めるのが良いでしょう。

電子帳簿保存法に対応するための手順3ステップ！

2024年1月1日に電子帳簿保存法が本格施行されたため、事業者は対応を進めなければなりません。とくに、電子取引をおこなう事業者は、電子帳簿保存法への対応が必須です。

対応を遅らせないために、電子帳簿保存法の対応手順を把握しておきましょう。

ここでは、電子帳簿保存法に対応するための手順を3ステップで解説します。

1. 自社の状況を整理したうえで保存方法を検討する
2. 電子データの保存場所を確保する
3. これまでの業務フローを見直す

①自社の状況を整理したうえで保存方法を検討する

電子帳簿保存法に対応する際には、電子化すべき書類の分類や自社に適した電子データの保存方法などをしっかり検討する必要があります。そのため、まずは自社の現状を把握して整理しましょう。

また、一度にすべての書類を電子化するとハードルが高いため、優先順位の高い書類から電子化を進めることがおすすめです。

②電子データの保存場所を確保する

電子データは、必要に応じて内容を参照できる場所に保存する必要があります。電子データの保存方法を決めたら、次は保存場所を確保してください。

また、データの破損など万が一のアクシデントに備えて、バックアップ体制を構築することも重要です。

③これまでの業務フローを見直す

電子帳簿保存法への対応では、業務フローのデジタル化もあわせておこなうことが必要です。電子データの保存に気を取られていると、業務フローのデジタル化が遅れる可能性があるため注意しましょう。

また、電子帳簿保存法に沿った社内ルールを策定し、継続的に運用できる体制を整えることも重要です。

まとめ｜電子帳簿保存法は義務化されているため、ひとつずつ準備を進めよう

本記事では、電子帳簿保存法に「無理」という声がある理由について、対応しないデメリットや対応が間に合わない場合の対処法を交えて解説しました。

2024年1月1日に電子帳簿保存法が本格施行されましたが、「無理」「難しい」という声は少なくありません。

しかし、電子取引をおこなう事業者は電子帳簿保存法を遵守して、データを保存することが必要です。対応が遅れると、青色申告の取消や100万円以下の過料などの罰則があるため注意してください。

また、電子帳簿保存法に対応しなければ効率化が進まず、保管すべき書類の紛失や劣化などのリスクもあります。

法改正にともない猶予措置が整備されているため、できる部分から電子帳簿保存法に対応していくことが重要です。