電子帳簿保存法の対象者は誰？法人・個人事業主・副業の判断と対象書類を解説

電子帳簿保存法について、「会社ならすべて対象」「個人事業主は対象外」「紙で保存していれば関係ない」など、対象者の範囲で迷う方もいるのではないでしょうか。

結論からいうと、電子帳簿保存法のうち電子取引データ保存への対応が必要になるのは、所得税（源泉徴収に係る所得税を除く）または法人税に関して帳簿・書類の保存義務があり、電子取引を行っている事業者です。

法人や個人事業主は事業規模にかかわらず広く該当し、消費税の免税事業者であっても対象になる場合があります。

ただし、電子帳簿保存法にある3つの制度がすべて義務というわけではありません。

会計ソフト等で作成した帳簿・書類を電子保存する「電子帳簿等保存」と、紙書類を画像データで保存する「スキャナ保存」は任意です。一方、メール添付のPDF請求書やECサイトから取得した領収書などの「電子取引データ」は、原則として電子データのまま保存する必要があります。

この記事では、法人・個人事業主・フリーランス・免税事業者・副業の対象判定から、対象となる取引データ、必要な対応、検索要件の緩和、猶予措置、違反時のリスクまで整理します。

【結論】電子帳簿保存法の対象者は「所得税・法人税の保存義務者」

電子帳簿保存法のうち、とくに対応が必要となる電子取引データ保存の対象者は、所得税または法人税について帳簿・書類を保存する義務がある方です。

「実際に税金を納めているか」「売上が大きいか」だけで決まるわけではありません。

税法上の保存義務者に該当し、保存対象となる取引情報を電子的に授受しているかを確認します。

法人は事業規模にかかわらず広く対象

法人税に関して帳簿や書類の保存義務がある法人が電子取引を行った場合は、電子取引データ保存の対象です。

中小企業だから電子取引データを保存しなくてよい、という制度ではありません。

ただし、後述するように基準期間の売上高が5,000万円以下など一定の条件を満たす場合は、「検索機能の確保」が不要になることがあります。

これは対象者から外れる措置ではなく、保存要件の一部が緩和されるものです。

個人事業主・フリーランスも対象になる

個人については、青色申告か白色申告かだけで判断しません。

事業所得、不動産所得または山林所得を生ずべき業務を行う方には、所得税の申告が必要ない場合も含め、記帳・帳簿書類の保存義務があります。

したがって、これらの業務について電子取引を行った場合は、保存対象となる電子取引データを電子保存します。

「フリーランス」は税法上の独立した所得区分ではありません。実際の所得区分や業務実態、保存義務を確認して判断します。

消費税の免税事業者でも対象になる場合がある

消費税の免税事業者であることと、電子帳簿保存法の電子取引データ保存義務は別の問題です。

電子取引データ保存は、所得税または法人税に係る帳簿・書類の保存義務を基準に判断します。

そのため、消費税の納税義務が免除されていても、所得税・法人税の保存義務者として電子取引を行っていれば対象です。

副業は所得区分・保存義務によって判断する

会社員の副業も、「副業だから対象外」「副業だから必ず対象」と一律には判断できません。

たとえば、副業を事業所得として申告し、帳簿書類の保存義務がある場合は、その業務に係る電子取引データを確認します。

また、業務に係る雑所得については、その年の前々年分の収入金額が300万円を超える場合、現金預金取引等関係書類を5年間保存する必要があります。

電子帳簿保存法の3区分｜義務なのは電子取引データ保存

「電子帳簿保存法の対象者＝すべての帳簿・書類を電子化しなければならない」という意味ではありません。

電子帳簿保存法には3つの保存区分があり、電子保存が任意か、対応が必要かが異なります。

紙で受け取った請求書は、紙のまま保存できます。

わざわざスキャンして電子保存する義務はありません。

一方、最初からPDF等で電子的に受領した請求書は、印刷した紙だけを保存するのではなく、元の電子データを保存する必要があります。

電子取引データ保存の対象になる代表例

電子取引とは、取引情報を電磁的な方法で授受する取引です。

「PDFファイルだから電子取引」というわけではなく、その取引情報をどのような方法で受け取った・交付したかで判断します。

電子帳簿保存法が「対象外」に見える3つのケース

電子帳簿保存法について「対象外」と説明されるケースでは、法律全体の対象外なのか、それとも電子取引データ保存の義務がその取引には生じないだけなのかを分けて考える必要があります。

①取引情報を紙だけで授受している

請求書や領収書を最初から紙で受け取り、紙のまま保存する取引は電子取引ではありません。

そのため、その取引について電子取引データ保存の義務は発生しません。

ただし、紙の請求書・領収書自体には、所得税法や法人税法などによる保存義務があります。

また、紙書類を自社でスキャンして紙原本を廃棄したい場合は、任意のスキャナ保存制度を利用し、その保存要件を満たす必要があります。

②税法上の保存義務者に該当しない

電子取引データ保存の義務は、所得税・法人税に係る保存義務者を対象としています。

そのため、個々のケースにおいてそもそも税法上の帳簿・書類の保存義務がなければ、電子帳簿保存法第7条の電子取引データ保存義務も生じません。

ただし、「売上が小さい」「赤字で税金を納めていない」「副業だから」といった理由だけで対象外とは判断できません。

③猶予措置を利用できても「対象外」になるわけではない

2024年1月1日以後の電子取引データについては、保存要件に沿った対応が難しい場合の猶予措置があります。

所轄税務署長が保存要件に従えなかったことについて「相当の理由」があると認め、税務調査等の際に電子データのダウンロードの求めと、出力書面の提示・提出の求めに応じられる場合は、通常の保存要件に従わず保存できる場合があります。

事前申請は必要ありません。

ただし、電子取引データそのものを保存しなくてよい制度ではありません。

電子取引データを保存するときの基本要件

電子取引データは、原則として真実性と可視性を確保した状態で保存します。

実務上は、次のポイントを確認すると整理しやすいでしょう。

専用システムを必ず導入しなければならないわけではありません。

国税庁が公開している事務処理規程を参考にルールを整備し、規則的なファイル名や索引簿で検索できるようにする方法もあります。

売上高5,000万円以下なら検索機能が不要になる場合がある

税務職員からの電子データのダウンロードの求めに応じられる場合、判定期間に係る基準期間の売上高が5,000万円以下の保存義務者は、検索機能の確保が不要になる場合があります。

また、売上高にかかわらず、電子取引データを出力した書面を取引年月日その他の日付・取引先ごとに整理し、税務調査等で提示・提出できるようにしたうえで、電子データのダウンロードにも応じられる場合は、検索機能が不要になります。

自分が対象者か迷ったときの3ステップ判定

「会計ソフトを使っているか」「インボイス登録事業者か」「消費税を納めているか」だけで対象者を判断しないことがポイントです。

電子帳簿保存法に違反するとどうなる？

電子帳簿保存法への対応が不十分だったからといって、保存要件の不備だけで直ちに「青色申告が必ず取り消される」「100万円以下の過料が必ず科される」といった単純な仕組みではありません。

保存状況、不備の程度、不正の有無などによって税務上の取扱いは異なります。

隠蔽・仮装には重加算税の加重措置がある

特に注意が必要なのが、電子取引データに関連して売上を除外したり、架空の経費を計上したりする隠蔽・仮装があった場合です。

電子取引データに記録された事項に関連して隠蔽・仮装が行われ、重加算税の対象となった場合は、通常の重加算税に10％が加重される場合があります。

これは、単純なファイル名の付け間違いや検索要件の設定漏れだけで自動的に10％加算される、という意味ではありません。

青色申告の承認取消しも自動ではない

電子帳簿保存法の要件に従っていない場合、青色申告の承認取消しにつながる可能性はあります。

ただし、保存要件に不備があっただけで直ちに取消しになるわけではありません。

実際の保存状況や書面の保存状況、改善可能性、不備の程度などを踏まえて判断されます。

Q&A｜電子帳簿保存法の対象者に関するよくある質問

個人事業主は売上が少なくても対象ですか？

事業所得・不動産所得などについて帳簿・書類の保存義務があり、保存対象となる電子取引を行っている場合は、売上規模が小さくても電子取引データ保存の対象です。

一方、基準期間の売上高が5,000万円以下など一定の条件を満たす場合は、検索機能の確保が不要になることがあります。

白色申告なら電子帳簿保存法は対象外ですか？

いいえ。

白色申告者についても、事業所得・不動産所得・山林所得を生ずべき業務を行う方には記帳・帳簿等の保存義務があります。

所得税の申告が必要ない場合でも、この保存制度の対象となるケースがあります。

そのため、保存対象となる取引情報を電子的に授受している場合は、電子取引データ保存への対応が必要です。

免税事業者なら対象外ですか？

いいえ。

消費税の免税事業者であることだけでは対象外にはなりません。

所得税または法人税に係る保存義務者で、電子取引を行っている場合は、保存対象となる電子取引データを電子保存します。

副業が雑所得なら対象外ですか？

一律に対象外とはいえません。

業務に係る雑所得を有する方で、その年の前々年分の当該業務に係る収入金額が300万円を超える場合は、現金預金取引等関係書類を5年間保存する義務があります。

副業については所得区分・収入金額・保存対象となる書類を確認し、その保存義務のある取引情報を電子的に授受しているかで判断しましょう。

請求書を紙でもらっている場合は電子保存が必要ですか？

紙で受領した請求書を紙のまま保存する場合、電子取引データ保存の義務はありません。

任意でスキャナ保存し、紙原本を廃棄したい場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たします。

PDFの請求書を印刷して紙だけ保存してもよいですか？

原則としてできません。

メール添付やWebサイト等で電子的に受領したPDF請求書は電子取引データに該当するため、元の電子データを保存します。

紙へ印刷したものを補助的に保存すること自体は問題ありません。

電子帳簿保存法対応のシステムは必須ですか？

必須ではありません。

取引量が少ない場合は、訂正削除防止の事務処理規程を整備し、共有フォルダ、規則的なファイル名、索引簿などを組み合わせて保存要件を満たす方法があります。

取引件数や担当者が多い場合は、検索・権限管理・保存漏れ防止などをシステムで管理すると効率化しやすくなります。

まとめ｜「事業者か」ではなく保存義務と取引方法で判断する

電子帳簿保存法の対象者を判断するときは、「法人か個人か」「課税事業者か免税事業者か」だけを見るのではなく、所得税・法人税について帳簿・書類の保存義務があるかを確認することが重要です。

そのうえで保存対象となる電子取引を行っている場合、メール添付PDF、ECサイトの領収書、クラウド請求書などの電子取引データを原則として電子データのまま保存します。

一方、電子帳簿等保存や紙書類のスキャナ保存は任意です。すべての帳簿・紙書類を電子化しなければならないわけではありません。

個人事業主やフリーランス、消費税の免税事業者も、所得税の保存義務者であれば対象になる場合があります。また、副業についても所得区分・収入金額・保存義務に応じた確認が必要です。

自社・自分が対象か迷う場合は、「保存義務があるか」「対象となる電子取引があるか」「必要な保存要件を満たしているか」の3点を順番に確認し、必要な範囲から対応を整えましょう。

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参考資料